Buchhaltung: So managen EPU ihre Einnahmen-Ausgabenrechnung optimal

Viele Neo-Unternehmer und -innen (EPU) sind vor dem Schritt in die Selbständigkeit angestellt – und haben mit Buchhaltung nichts zu tun. Bestenfalls erstellen Sie einmal im Jahr eine Lohnsteuererklärung. Mit dem Tag der Firmengründung ändert sich das grundlegend: Spätestens ab dann gilt es, sich mit den Herausforderungen der Finanzbuchhaltung zu befassen.

Grundsätzlich gibt es zwei Formen der Buchhaltung.

• die Einnahmen-Ausgabenrechnung: Sie ist die mit Abstand häufigste Form der Buchhaltung bei EPU und Kleinbetrieben und wird in diesem Beitrag erklärt.
• die doppelte Buchführung: Sie ist verpflichtend für Kapitalgesellschaften und Unternehmen mit einem Umsatz über 700.000 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder einem Jahresumsatz über 1 Mio. Euro.

1. Suchen Sie eine/n Steuerberater/in oder Buchhalter/in

Dinge selber zu erledigen kann Geld sparen. Aber in Steuersachen kann es auch sehr viel Geld kosten und Zeit in Anspruch nehmen, die Sie eigentlich für Ihre Arbeit als Unternehmer/in verwenden sollten. Beanspruchen Sie auf jeden Fall den Rat eines Fachmanns oder einer Fachfrau. Das kann ein/e Buchhalter/in oder Steuerberater/in sein – wichtig ist, dass die Chemie zwischen Ihnen stimmt. 

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Daneben gibt es immer noch genügend Dinge, die Sie für Ihre Buchhaltung selber erledigen können und auch müssen.

2. Halten Sie sich an die Regeln

In der Buchhaltung gibt es eine wichtige Regel, die lautet: Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und dürfen nicht manipulierbar sein! Wer also eine Aufzeichnung (Rechnung, Wareneingang, etc.) mit Bleistift schreibt, ausradiert und drüber kritzelt, wird beim Finanzamt zu 100 Prozent Probleme damit bekommen. Außerdem müssen Rechnungen durchnummeriert werden, damit nachvollziehbar ist, wann sie gelegt bzw. bezahlt wurden.

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3. Heben Sie prinzipiell alles auf

Bewahren Sie alle Rechnungen auf, die im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen stehen. Dazu gehören

• Kosten für Telefon, Internet und Reisen
• Kosten für Fachliteratur und Fortbildung
• Wenn Sie ein Homeoffice betreiben, können eventuell Anteile bei Strom oder Miete in der Einkommensteuererklärung angeführt werden und steuersenkend wirken.

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Ihr/e Steuerberater/in wird irrelevante Rechnungen aussortieren.  

4. Legen sie sich eine Ordnung zurecht

Ordnen Sie die Rechnungen nach Monat und Tag, vielleicht in einer Mappe oder auch in Kartons. Damit ist bereits ein großer Schritt in der Buchhaltung erledigt – und Ihr/e Steuerberater/in muss sich nicht mehr mühsam durch Berge unsortierter Zetteln wühlen.

Wenn Sie besonders fleißig sein wollen, lochen Sie alle Rechnungen und heften Sie sie chronologisch sortiert in einem Ordner ab. Und zwar möglichst so, dass die Leserichtung immer gleich bleibt. Das spart Zeit und somit Kosten, die durch mühsames Nachsortieren entstehen.

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5. Üben Sie Selbstdisziplin

Es kann vorkommen, dass Sie am Abend nach einem anstrengenden Tag keine Lust mehr auf Buchhaltung haben. Sichten und Sortieren Sie aber zumindest einmal wöchentlich, auf jeden Fall aber monatlich Ihrer Rechnungen. Vor allem:

• Kontrollieren Sie, ob Sie alle Rechnungen gestellt haben.
• Prüfen Sie, ob offene Zahlungen bereits eingegangen sind.

Sie ersparen sich durch konsequente Ordnung viel Mehraufwand, der durch unübersichtliches Chaos entsteht. Am besten legen Sie einen bestimmten Tag in der Woche fest, an dem Sie sich um Ihre Buchhaltung kümmern.

6. Fordern Sie offene Zahlungen konsequent ein

Es ist leider die Realität für viele EPU: Der Kunde zahlt spät. Um den Zahlungsfluss zu beschleunigen, stellen Sie Ihre Arbeit sofort nach Erbringen der Leistung in Rechnung. Scheuen Sie sich nicht davor, sofort zu mahnen, wenn die Rechnung nicht umgehend (oder nach einer von Ihnen vorgegebenen Frist) bezahlt wird. Zwei Mahnungen sollten reichen.

Weiterlesen: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Haben schriftliche Mahnungen keinen Erfolg, rufen Sie beim Kunden an und versuchen Sie, die Sachlage zu klären. Gibt es eine Reklamation, sollten Sie diese schnellstmöglich bearbeiten. Wenn alles nichts bringt, wenden Sie sich an ein Inkassobüro, das für Sie die ausständigen Zahlungen einfordert.

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7. Aufzeichnungspflichten: Das verlangt die Finanz

• Sie müssen ein Wareneingangsbuch führen, wenn Sie als gewerbliche/r Unternehmer/in Waren oder Material einkaufen. Darin werden sämtliche Wareneinkäufe mit Beleghinweis, Datum der Eintragung, Lieferant, Warenart, Lieferdatum, Rechnungsbetrag mit und ohne USt., Zahlungsbetrag und Datum der Zahlung erfasst.
• Sie müssen ein Anlageverzeichnis führen, in dem Sie Betriebsanlagen wie etwa Maschinen oder Pkw eintragen.
• Sie müssen unter Umständen auch Ihre Barumsätze elektronisch erfassen: Wenn Sie über 15.000 Euro Jahresumsatz (exkl. Ust.) erwirtschaften und Ihre Barumsätze über 7.500 Euro liegen, brauchen Sie eine Registrierkasse.
  
  Achtung: Zu den Barumsätzen gehören auch Bankomat- oder Kreditkartenzahlungen. Nur Rechnungen, die mittels Onlinebanking oder Erlagschein bezahlt werden, gelten nicht als Barumsatz!
  
  Weiterlesen: Das müssen Sie zur Registrierkasse wissen

8. Aufbewahrungspflicht: Die Finanz will prüfen können

Machen Sie Platz in Ihrem Abstellraum, Sie werden sieben Jahre Buchhaltung darin lagern müssen. So lange nämlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Manchmal müssen Unterlagen sogar zwölf Jahre aufbewahrt werden, nämlich wenn es sich um Grundstücke handelt. Sie können die Belege aber auch einscannen und elektronisch archivieren.

Übrigens: Falls die Finanz wirklich einmal eine Steuerprüfung ankündigt, informieren Sie umgehend Ihre/n Steuerberater/in!

9. Nehmen Sie Informationsangebote in Anspruch

Eine gute Zusammenfassung für EPU hat zum Beispiel die Berufsgruppe der Buchhalter in der Wirtschaftskammer zusammengestellt.

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