Buchhaltung: So managen EPU ihre Einnahmen-Ausgaben­­rechnung optimal

Viele Jungunternehmer und Jungunternehmerinnen sind vor dem Schritt in die Selbständigkeit angestellt – und haben mit Buchhaltung nichts zu tun. Bestenfalls erstellst du einmal im Jahr eine Lohnsteuererklärung. Mit dem Tag der Firmengründung ändert sich das grundlegend: Spätestens ab dann gilt es, sich mit den Herausforderungen der Finanzbuchhaltung zu befassen.

Grundsätzlich gibt es zwei Formen der Buchhaltung:

• die Einnahmen-Ausgabenrechnung: Sie ist die mit Abstand häufigste Form der Buchhaltung bei Selbständigen und Kleinbetrieben und wird in diesem Beitrag erklärt;
• die doppelte Buchführung: Sie ist verpflichtend für Kapitalgesellschaften und Unternehmen mit einem Umsatz über 700.000 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder einem Jahresumsatz über 1 Mio. Euro.

Weiterlesen: Wann doppelte Buchführung Pflicht ist

1. Suche eine/n Steuerberater/in oder Buchhalter/in

Dinge selber zu erledigen kann Geld sparen. Aber in Steuersachen kann es auch sehr viel Geld kosten und Zeit in Anspruch nehmen, die du eigentlich für deine Arbeit als Unternehmer/in verwenden solltest. Beanspruche auf jeden Fall den Rat eines Fachmanns oder einer Fachfrau. Das kann ein/e Buchhalter/in oder Steuerberater/in sein – wichtig ist, dass die Chemie zwischen euch stimmt.

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Daneben gibt es immer noch genügend Dinge, die du für deine Buchhaltung selber erledigen kannst und musst.

2. Halte dich an die Regeln

In der Buchhaltung gibt es eine wichtige Regel, die lautet: Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und dürfen nicht manipulierbar sein! Wer also eine Aufzeichnung (Rechnung, Wareneingang, etc.) mit Bleistift schreibt, ausradiert und drüber kritzelt, wird beim Finanzamt zu 100 Prozent Probleme damit bekommen. Außerdem müssen Rechnungen durchnummeriert werden, damit nachvollziehbar ist, wann sie gelegt bzw. bezahlt wurden.

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3. Heb prinzipiell alles auf

Bewahre alle Rechnungen auf, die im Zusammenhang mit deinem Unternehmen stehen. Dazu gehören:

• Kosten für Telefon, Internet und Reisen,
• Kosten für Fachliteratur und Fortbildung.
• Wenn du ein Homeoffice betreibst, können eventuell Anteile bei Strom oder Miete in der Einkommensteuererklärung angeführt werden und steuersenkend wirken.

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Dein/e Steuerberater/in wird irrelevante Rechnungen aussortieren.  

4. Leg dir eine Ordnung zurecht

Ordne die Rechnungen nach Monat und Tag, vielleicht in einer Mappe oder auch in Kartons. Damit ist bereits ein großer Schritt in der Buchhaltung erledigt – und dein/e Steuerberater/in muss sich nicht mehr mühsam durch Berge unsortierter Zettel wühlen.

Wenn du besonders fleißig sein willst, loche alle Rechnungen und hefte sie chronologisch sortiert in einem Ordner ab. Und zwar möglichst so, dass die Leserichtung immer gleich bleibt. Das spart Zeit und somit Kosten, die durch mühsames Nachsortieren entstehen.

Weiterlesen: Schritt für Schritt: Belege richtig ordnen und dabei Geld sparen

5. Übe Selbstdisziplin

Es kann vorkommen, dass du am Abend nach einem anstrengenden Tag keine Lust mehr auf Buchhaltung hast. Sichte und sortiere aber zumindest einmal wöchentlich, auf jeden Fall aber monatlich deine Rechnungen. Vor allem:

• Kontrolliere, ob du alle Rechnungen gestellt hast.
• Prüfe, ob offene Zahlungen bereits eingegangen sind.

Du ersparst dir durch konsequente Ordnung viel Mehraufwand, der durch unübersichtliches Chaos entsteht. Am besten legst du einen bestimmten Tag in der Woche fest, an dem du dich um deine Buchhaltung kümmerst.

6. Fordere offene Zahlungen konsequent ein

Es ist leider die Realität für viele Selbständige: Der Kunde zahlt spät. Um den Zahlungsfluss zu beschleunigen, stelle deine Arbeit sofort nach Erbringen der Leistung in Rechnung. Scheue dich nicht nicht davor, sofort zu mahnen, wenn die Rechnung nicht umgehend (oder nach einer von dir vorgegebenen Frist) bezahlt wird. Zwei Mahnungen sollten reichen.

Weiterlesen: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Haben schriftliche Mahnungen keinen Erfolg, rufe beim Kunden an und versuche, die Sachlage zu klären. Gibt es eine Reklamation, solltest du diese schnellstmöglich bearbeiten. Wenn alles nichts bringt, wende dich an ein Inkassobüro, das für dich die ausständigen Zahlungen einfordert.

7. Aufzeichnungspflichten: Das verlangt die Finanz

• Du musst ein Wareneingangsbuch führen, wenn du als gewerbliche/r Unternehmer/in Waren oder Material einkaufst. Darin werden sämtliche Wareneinkäufe mit Beleghinweis, Datum der Eintragung, Lieferant, Warenart, Lieferdatum, Rechnungsbetrag mit und ohne USt., Zahlungsbetrag und Datum der Zahlung erfasst.
• Du musst ein Anlageverzeichnis führen, in dem du Betriebsanlagen wie etwa Maschinen oder Pkw einträgst
• Du musst unter Umständen auch deine Barumsätze elektronisch erfassen: Wenn du über 15.000 Euro Jahresumsatz (exkl. Ust.) erwirtschaftest und deine Barumsätze über 7.500 Euro liegen, brauchen brauchst du eine Registrierkasse.
  ACHTUNG: Zu den Barumsätzen gehören auch Bankomat- oder Kreditkartenzahlungen. Nur Rechnungen, die mittels Onlinebanking oder Erlagschein bezahlt werden, gelten nicht als Barumsatz!

Weiterlesen: Das musst du zur Registrierkasse wissen

8. Aufbewahrungspflicht: Die Finanz will prüfen können

Mach Platz in deinem Abstellraum, du wirst sieben Jahre Buchhaltung darin lagern müssen. So lange nämlich müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Manchmal müssen Unterlagen sogar zwölf Jahre aufbewahrt werden, nämlich wenn es sich um Grundstücke handelt. Du kannst die Belege aber auch einscannen und elektronisch archivieren.

Übrigens: Falls die Finanz wirklich einmal eine Steuerprüfung ankündigt, informiere umgehend deine/n Steuerberater/in!

9. Nimm Informationsangebote in Anspruch

Eine gute Zusammenfassung für EPU hat zum Beispiel die Berufsgruppe der Buchhalter in der Wirtschaftskammer zusammengestellt.

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