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So geht selbständig.

Der Schuhkarton ist zwar besser als gar keine Ablage, allerdings hat er zwei gravierende Nachteile:

  • Wenn andere die Belege ordnen, fallen für Sie Kosten an.
  • Sie haben keinen Überblick über laufende Ausgaben, offene Rechnungen und zu erwartende Zahlungen.

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TIPP: Betrachten Sie das Ordnen Ihrer Belege wie das Führen eines Tagebuchs. Denn das ist es ja auch. Ihre Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen „belegen“ ihr tägliches Werk. Lassen Sie während des Ordnens die mit den Belegen verbundenen Aufträge Revue passieren. Seien Sie Stolz auf Erfolge, lassen Sie sich zu Veränderungen inspirieren.

1. Bereiten Sie alles vor

Banal, aber oft wohltuend: Besorgen Sie sich einen neuen Ordner, neue Trennblätter, und einen guten Stift zum Beschriften. Und dann beschriften Sie Ihre Trennblätter folgendermaßen:

  • Eingangsrechnungen (Rechnungen, die Sie gestellt haben)
  • Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die Sie bezahlt haben)
  • Bank (Kontoauszüge)
  • Kassa (Belege für Barzahlungen)
  • Kreditkartenabrechnung
  • Reisekosten

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TIPP: Wenn Sie mehrere Bankkonten haben, legen Sie auch für jedes Konto ein eigenes Trennblatt an!

2. Jetzt geht’s ans Ordnen

Ordnen Sie die Belege chronologisch, und zwar nach dem Prinzip: unten alt, oben neu. Also z. B. bei Ausgangsrechnungen: zuerst die Rechnungen vom 1. Juni 2016 und darauf die vom 2. Juni, etc.

3. Überprüfen Sie, ob jede Rechnung richtig ausgestellt ist

Das klingt vielleicht banal. Tatsächlich kursieren aber viele „falsche“ Rechnungen. Das kann bei einer späteren Betriebsprüfung problematisch werden. Folgende Merkmale müssen Rechnungen enthalten:

Bis 400 € inkl. USt: 6 Merkmale

  • Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
  • Ausstellungsdatum
  • Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
  • Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
  • Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
  • Steuersatz

Rechnungen über 400 € inkl. USt.: 10 Merkmale

Zu den oben erwähnten kommen noch folgende 4 Merkmale hinzu:

  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
  • UID-Nummer des leistenden bzw. liefernden Unternehmens

Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.: 11 Merkmale

Hier muss zusätzlich zu den vorigen noch

  • die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden.

4. Keine Buchung ohne Beleg

Die wichtigste Buchhaltungsgrundregel überhaupt! Wenn Ihre Zahlungen überwiegend über das bzw. die Bankkonten laufen ist das praktisch. Dann können Sie anhand der Kontoauszüge leicht nachvollziehen, ob Sie alle Belege haben.

Übrigens: Auch wenn bei Kontoauszügen bisweilen auch von „Belegen“  die Rede ist – eine Rechnung ersetzen Sie nicht! Für die Buchhaltung benötigen Sie immer die Originalrechnungen!

5. Legen Sie eine Excel-Tabelle an

Aus einer Excel-Aufstellung ist vieles abzulesen. Etwa

  • Umsätze und Kunden: Welche Ausgangsrechnungen oder Honorare haben Sie im letzten Monat gelegt? Wer sind Ihre Stammkunden? Wie entwickeln sich neue Kunden?
  • Zahlungen: Welche monatlichen Fixkosten haben Sie eigentlich? Was sind die Hauptbrocken? Gibt es Zahlungen, die Sie eigentlich als zu hoch einschätzen? Vielleicht könnten Sie mit einem Lieferanten noch einmal verhandeln? Vielleicht sollten Sie sich einmal mit Ihrem Bankbetreuer zusammensetzen und die Konditionen besprechen?

Voraussetzung ist aber immer, sich mit den Rechnungen auch im Detail auseinanderzusetzen – nur so erkennen Sie Verbesserungspotenzial.

Ein paar Tipps aus der Praxis

  • Wenn Sie feststellen, dass Ihnen eine Eingangsrechnung abhandengekommen ist: Fordern Sie diese beim Lieferanten nach!
  • Legen Sie eine Kopie von Dauerrechnungen (z.B. für Mieten) ganz vorne bei „Eingangsrechnungen“ ab. Diese werden meist mittels Dauerauftrag oder Einzieher abgebucht. Überprüfen Sie monatlich, ob alles entsprechend abgebucht wurde.
  • Der stete Tropfen höhlt den Stein: Machen Sie es sich zur regelmäßigen Gewohnheit Ihre Buchhaltungsunterlagen zu ordnen, z.B. jeden Freitag. Sie tun sich dann auch selbst leichter, die Belege richtig zuzuordnen, falsche Rechnungen nochmals einzufordern, etc.
  • Einmal jährlich dürfen Sie Ausmisten: für steuerliche Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Nach der Vollendung des Zeitraumes dürfen die Unterlagen also zum Altpapier oder noch besser in den Schredder
  • Aber Achtung: Für Unterlagen betreffend Grundstücke gilt eine Aufbewahrungspflicht von 12 Jahren.
  • Wenn Sie ganz ohne Papierberge auskommen wollen, geht das auch. Sofern Sie Ihre Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu digitalisiert haben, ist auch die elektronische Archivierung erlaubt.

Und jetzt dürfen Sie starten! Und vergessen Sie nicht: Sie machen das nicht nur für’s Finanzamt, sondern vor allem Ihrem eigenen Erfolg zuliebe!

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