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So geht selbständig.

Buchhaltung: Belege richtig ordnen - und Geld sparen

Klar kannst du deinem/r Steuerberater:in die Belege auch in einer Schuhschachtel überreichen. Sinnvoll ist es nicht. Es geht mit wenig Aufwand auch anders.

Der Schuhkarton ist zwar besser als gar keine Ablage, allerdings hat er zwei gravierende Nachteile:

  • Wenn andere für dich die Belege ordnen, fallen zusätzliche Kosten an.
  • Du hast keinen Überblick über laufende Ausgaben, offene Rechnungen und zu erwartende Zahlungen.

Übernimm die Verantwortung für dein Unternehmen – gerade beim Zahlenwerk.

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TIPP: Betrachte das Ordnen deiner Belege wie das Führen eines Tagebuchs. Denn das ist es ja auch. Deine Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen „belegen“ dein tägliches Werk. Lass während des Ordnens die mit den Belegen verbundenen Aufträge Revue passieren. Sei stolz auf Erfolge, lassen dich zu Veränderungen inspirieren.

1. Bereite alles vor

Banal, aber oft wohltuend: Besorge dir einen neuen Ordner, neue Trennblätter, und einen guten Stift zum Beschriften. Und dann beschrifte deine Trennblätter folgendermaßen:

  • Eingangsrechnungen (Rechnungen, die du gestellt hast)
  • Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du bezahlt hast)
  • Bank (Kontoauszüge)
  • Kassa (Belege für Barzahlungen)
  • Kreditkartenabrechnung
  • Reisekosten

%MEDIUM-RECTANGLES%

TIPP: Wenn du mehrere Bankkonten hast, lege auch für jedes Konto ein eigenes Trennblatt an!

2. Jetzt geht's ans Ordnen

Ordne die Belege chronologisch, und zwar nach dem Prinzip: unten alt, oben neu. Also z.B. bei Ausgangsrechnungen: zuerst die Rechnungen vom 1. Jänner 2021 und darauf die vom 2. Jänner, etc.

3. Überprüfe, ob jede Rechnung richtig ausgestellt ist

Das klingt vielleicht trivial. Tatsächlich kursieren aber viele „falsche“ Rechnungen. Das kann bei einer späteren Betriebsprüfung problematisch werden. Folgende Merkmale müssen Rechnungen enthalten:

Bis 400 Euro inkl. USt: 6 Merkmale

  • Name und Anschrift des Leistenden/Liefernden
  • Ausstellungsdatum
  • Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
  • Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
  • Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
  • Steuersatz

Rechnungen über 400 Euro inkl. USt.: 10 Merkmale

Zu den oben erwähnten kommen noch folgende 4 Merkmale hinzu:

  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
  • UID-Nummer des leistenden bzw. liefernden Unternehmens

Rechnungen über 10.000 Euro inkl. USt.: 11 Merkmale

Hier muss zusätzlich zu den vorigen noch

  • die UID-Nummer des Empfängers angegeben werden.

4. Keine Buchung ohne Beleg

Die wichtigste Buchhaltungsgrundregel überhaupt! Wenn deine Zahlungen überwiegend über das bzw. die Bankkonten laufen, ist das praktisch. Dann kannst du anhand der Kontoauszüge leicht nachvollziehen, ob du alle Belege hast.

Übrigens: Auch wenn bei Kontoauszügen bisweilen auch von „Belegen“ die Rede ist – eine Rechnung ersetzen sie nicht! Für die Buchhaltung benötigst du immer das Original!

5. Leg eine Excel-Tabelle an

Aus einer Excel-Aufstellung ist vieles abzulesen. Etwa

  • Umsätze und Kunden: Welche Ausgangsrechnungen oder Honorare hast du im letzten Monat gelegt? Wer sind deine Stammkunden? Wie entwickeln sich neue Kunden?
  • Zahlungen: Welche monatlichen Fixkosten hast du eigentlich? Was sind die Hauptbrocken? Gibt es Zahlungen, die du eigentlich als zu hoch einschätzt? Vielleicht kannst du mit einem Lieferanten noch einmal verhandeln? Vielleicht solltest du dich einmal mit deinem Bankbetreuer zusammensetzen und die Konditionen besprechen?

Voraussetzung ist aber immer, sich mit den Rechnungen auch im Detail auseinanderzusetzen – nur so erkennst du Verbesserungspotenzial.

Ein paar Tipps aus der Praxis

  • Wenn du feststellst, dass dir eine Eingangsrechnung abhandengekommen ist: Fordere diese beim Lieferanten nach!
  • Lege eine Kopie von Dauerrechnungen (z.B. für Mieten) ganz vorne bei „Eingangsrechnungen“ ab. Diese werden meist mittels Dauerauftrag oder Einzieher abgebucht. Überprüfe monatlich, ob alles entsprechend gezahlt wurde. Manchmal bleiben Rechnungen hängen, bisweilen ist auch das Konto nicht gedeckt.
  • Der stete Tropfen höhlt den Stein: Mach es dir zur regelmäßigen Gewohnheit deine Buchhaltungsunterlagen zu ordnen, z.B. jeden Freitag. Du tust dir dann auch selbst leichter, die Belege richtig zuzuordnen, falsche Rechnungen nochmals einzufordern, etc.
  • Einmal jährlich darfst du ausmisten: für steuerliche Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Nach der Vollendung des Zeitraumes dürfen die Unterlagen also zum Altpapier oder noch besser in den Schredder
  • Aber Achtung: Für Unterlagen betreffend Grundstücke gilt eine Aufbewahrungspflicht von 12 Jahren.
  • Wenn du ganz ohne Papierberge auskommen willst, geht das auch. Sofern du deine Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu digitalisiert hast, ist auch die elektronische Archivierung erlaubt.

Und jetzt darfst du starten! Und vergiss nicht: Du machst das nicht nur für's Finanzamt, sondern vor allem deinem eigenen Erfolg zuliebe!

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