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So geht selbständig.

Digitale Buchhaltung: weniger Papierkram, besserer Überblick

Kaum ein Selbständiger macht gerne Buchhaltung. Doch dank Digitalisierung kann der Aufwand dafür heute weitgehend minimiert werden. So sparst du Zeit und Kosten.

Belege sammeln, Excel-Tabellen füttern, dicke Ordner verwahren – das muss nicht mehr sein. Digitale Buchhaltung erleichtert Unternehmern und Steuerberatern gleichermaßen die Arbeitsabläufe und hilft so, Kosten zu sparen. 

So funktioniert digitale Buchhaltung

Digitale Buchhaltung funktioniert wie der „Schuhkarton“, in den Sie vielleicht einmal alle Rechnungen geworfen haben: Du sendest Kontoauszüge, Belege oder Rechnungen einfach in digitaler Form an deinen Steuerberater. Fertig. 

Die Übermittlung erfolgt entweder über einen gemeinsamen Cloud-Speicher, über ein Login in das System deines Steuerberaters oder auch über eine App. Dazu sind keine besonderen Kenntnisse nötig, auch dein/e Assistent/in kann das übernehmen. Und du sparst Zeit, Geld und Nerven.

1. Du befreist dich von Barbelegen

Kein Horten von Belegen mehr, kein Zettelkram, kein mühsames Ordnen nach Datum: Ob Taxibelege, Parktickets, Tank- oder Restaurantrechnungen – es genügt, den Beleg zu fotografieren oder über eine App einzuscannen, danach wandert er in den Papierkorb. Der digitalisierte Beleg wird vom Steuerberater verbucht und damit ist das Thema für dich erledigt.

2. Du musst nichts mehr ausdrucken  

Digitale Rechnungslegung ist für die meisten Unternehmen kein Thema mehr: Der Kunde erhält deine Rechnung elektronisch, dein Lieferant sendet die Faktura per E-Mail. Und du leitest diese gleich an den Steuerberater weiter. Du ersparen dir den Ausdruck und die Ablage.

3. Digitale Kontoauszüge werden direkt eingelesen

Verloren gegangenen Bankbelegen mühsam nachjagen? Gibt's nicht mehr. Jede Bank bietet dir inzwischen die Möglichkeit, deine Kontoauszüge in digitaler Form zu exportieren, so dass sie von deinem Steuerberater direkt in sein System eingelesen werden können. 

4. Du hast alle Belege immer griffbereit

Du möchtest einen Beleg kontrollieren? Du musst dich nie wieder durch Ordner wühlen. Über deinen Zugang zum System stehen dir die digitalisierten Belege immer zur Verfügung. Und dank der Suchfunktion findest du die gewünschten Dokumente auch rasch.

5. Du hast den Überblick über Fälligkeiten

Natürlich hast du die Termine für die Umsatzsteuervorauszahlungen und die Gehälter im Kopf. Aber alle anderen Fälligkeiten? Im Zuge der digitalen Buchhaltung wird mit jeder Rechnung auch die Fälligkeit erfasst und automatisiert in übersichtlichen Listen vorgelegt. Auch wiederkehrende Kosten können vom System automatisch übernommen werden. So hast du immer den Überblick, was wann zu zahlen ist. 

Wenn du es wünschst, legt dein Steuerberater die Überweisungen im Telebanking für dich an, du musst  sie nur noch prüfen und freigeben. 

6. Du ersparst dir das interne Mahnwesen

Auch deine Außenstände lassen sich leichter kontrollieren und wenn du es wünscht, automatisiert einmahnen. So ersparst du dir das interne Mahnwesen.

7. Wichtige Kennzahlen gibt's mit ein paar Klicks

Dank der digitalen Verfügbarkeit der Daten kann dein Steuerberater wichtige Auswertungen für dich durchführen und dich bei strategischen und finanziellen Entscheidungen, Gesprächen mit der Bank, Förderanträgen und vielem mehr unterstützen. 

Kennzahlen wie Periodenvorschauen, Deckungsbeitragsrechnungen, Vergleichswerte, Kostenstrukturen und -veränderungen, Branchenvergleiche oder Kapitalausstattung lassen sich mit ein paar Tastenklicks ermitteln.

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Fazit

Durch den Umstieg auf digitale Buchhaltung ersparst du dir nicht nur jede Menge Papierkram, sondern auch Excel-Listen und aufwändige interne Auswertungen. Dein Steuerberater wiederum hat mehr Einblick in dein Unternehmen und aktuellere Daten – und kann dich daher besser beraten.

Weiterlesen: Acht gute Gründe für digitale Buchhaltung

Weiterlesen: Buchhaltung – so managen EPU ihre Einnahmen-Ausgabenrechnung optimal

Weiterlesen: Digitale Buchhaltung: Warum es sich lohnt umzusteigen

Weiterlesen: Einkommensteuer: So kannst du die ESt. pauschal ermitteln

Kommentare ( 2 )

  • Liebe Frau Müllner! Vielen Dank für Ihren sehr lesenswerten Artikel. Welche App empfehlen Sie, um die Barbelege einzuscannen? Liebe Grüße von Friederike Hehle
    Friederike Hehle,
  • Liebe Frau Hehle, danke für Ihren Kommentar. Nun, es hängt ganz davon ab, was Sie damit vorhaben. Für die Verarbeitung in der Buchhaltung ist die jeweilig empfohlene Scan-Funktion geeignet - manche Systeme können bereits den QR Code vom Barbeleg für die Verbuchung verarbeiten. Dazu muss man wissen, wie ihr gesamter Prozess aufgesetzt ist. An dieser Stelle kann/darf ich konkret kein Produkt nennen. Gern auf Ihre Anfrage via WWW - Herzlich Petra Müllner
    Petra Müllner,

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