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So geht selbständig.

Belege sammeln, Excel-Tabellen füttern, dicke Ordner verwahren – das muss nicht mehr sein. Digitale Buchhaltung erleichtert Unternehmern und Steuerberatern gleichermaßen die Arbeitsabläufe und hilft so, Kosten zu sparen. 

So funktioniert digitale Buchhaltung

Digitale Buchhaltung funktioniert wie der „Schuhkarton“, in den Sie vielleicht einmal alle Rechnungen geworfen haben: Sie senden Kontoauszüge, Belege oder Rechnungen einfach in digitaler Form an Ihren Steuerberater. Fertig. 

Die Übermittlung erfolgt entweder über einen gemeinsamen Cloud-Speicher, über ein Login in das System Ihres Steuerberaters oder auch über eine App. Dazu sind keine besonderen Kenntnisse nötig, auch Ihr/e Assistent/in kann das übernehmen. Und Sie sparen Zeit, Geld und Nerven.

1. Sie befreien sich von Barbelegen

Kein Horten von Belegen mehr, kein Zettelkram, kein mühsames Ordnen nach Datum: Ob Taxibelege, Parktickets, Tank- oder Restaurantrechnungen – es genügt, den Beleg zu fotografieren oder über eine App einzuscannen, danach wandert er in den Papierkorb. Der digitalisierte Beleg wird von Steuerberater verbucht und damit ist das Thema für Sie erledigt.

2. Sie müssen nichts mehr ausdrucken  

Digitale Rechnungslegung ist für die meisten Unternehmen kein Thema mehr: Der Kunde erhält Ihre Rechnung elektronisch, Ihr Lieferant sendet die Faktura per E-Mail. Und Sie leiten diese gleich an den Steuerberater weiter. Sie ersparen sich den Ausdruck und die Ablage.

3. Digitale Kontoauszüge werden direkt eingelesen

Verloren gegangenen Bankbelegen mühsam nachjagen? Gibt’s nicht mehr. Jede Bank bietet Ihnen inzwischen die Möglichkeit, Ihre Kontoauszüge in digitaler Form zu exportieren, so dass sie von Ihrem Steuerberater direkt in sein System eingelesen werden können. 

4. Sie haben alle Belege immer griffbereit

Sie möchten einen Beleg kontrollieren? Sie müssen sich nie wieder durch Ordner wühlen. Über Ihren Zugang zum System stehen Ihnen die digitalisierten Belege immer zur Verfügung. Und dank der Suchfunktion finden Sie die gewünschten Dokumente auch rasch.

5. Sie haben den Überblick über Fälligkeiten

Natürlich haben sie die Termine für die Umsatzsteuervorauszahlungen und die Gehälter im Kopf. Aber alle anderen Fälligkeiten? Im Zuge der digitalen Buchhaltung wird mit jeder Rechnung auch die Fälligkeit erfasst und automatisiert in übersichtlichen Listen vorgelegt. Auch wiederkehrende Kosten können vom System automatisch übernommen werden. So haben Sie immer den Überblick, was wann zu zahlen ist. 

Wenn Sie wünschen, legt Ihr Steuerberater die Überweisungen im Telebanking für Sie an, Sie müssen sie nur noch prüfen und freigeben. 

6. Sie ersparen sich das interne Mahnwesen

Auch Ihre Außenstände lassen sich leichter kontrollieren und wenn Sie es wünschen, automatisiert einmahnen. So ersparen Sie sich das interne Mahnwesen.

7. Wichtige Kennzahlen gibt’s mit ein paar Klicks

Dank der digitalen Verfügbarkeit der Daten kann Ihr Steuerberater wichtige Auswertungen für Sie durchführen und Sie bei strategischen und finanziellen Entscheidungen, Gesprächen mit der Bank, Förderanträgen und vielem mehr unterstützen. 

Kennzahlen wie Periodenvorschauen, Deckungsbeitragsrechnungen, Vergleichswerte, Kostenstrukturen und -veränderungen, Branchenvergleiche oder Kapitalausstattung lassen sich mit ein paar Tastenklicks ermitteln.

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Fazit

Durch den Umstieg auf digitale Buchhaltung ersparen Sie sich nicht nur jede Menge Papierkram, sondern auch Excel-Listen und aufwändige interne Auswertungen. Ihr Steuerberater wiederum hat mehr Einblick in Ihr Unternehmen und aktuellere Daten – und kann Sie daher besser beraten.

Weiterlesen: Acht gute Gründe für digitale Buchhaltung

Weiterlesen: Buchhaltung – so managen EPU ihre Einnahmen-Ausgabenrechnung optimal

Weiterlesen: Zu viel Arbeit – so bekommen Sie Ihren Arbeitsalltag in den Griff

Kommentare ( 2 )

  • Liebe Frau Müllner! Vielen Dank für Ihren sehr lesenswerten Artikel. Welche App empfehlen Sie, um die Barbelege einzuscannen? Liebe Grüße von Friederike Hehle
    Friederike Hehle,
  • Liebe Frau Hehle, danke für Ihren Kommentar. Nun, es hängt ganz davon ab, was Sie damit vorhaben. Für die Verarbeitung in der Buchhaltung ist die jeweilig empfohlene Scan-Funktion geeignet - manche Systeme können bereits den QR Code vom Barbeleg für die Verbuchung verarbeiten. Dazu muss man wissen, wie ihr gesamter Prozess aufgesetzt ist. An dieser Stelle kann/darf ich konkret kein Produkt nennen. Gern auf Ihre Anfrage via WWW - Herzlich Petra Müllner
    Petra Müllner,

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