Die „doppelte Buchführung“ wird so genannt, weil jeder Geschäftsfall zweifach erfasst und auch der Gewinn doppelt ermittelt wird.
Das sind die Merkmale
- Der Gewinn wird durch Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge (in der GuV – Gewinn- und Verlustrechnung) ermittelt.
- Der Gewinn wird durch Gegenüberstellung des Vermögens am Beginn eines Wirtschaftsjahres und des Vermögens am Ende eines Wirtschaftsjahres (in der Bilanz) ermittelt.
- Jeder Betrag wird einmal im Soll und einmal im Haben eingetragen.
- Jeder Geschäftsfall wird doppelt verbucht: einerseits chronologisch, andererseits sachbezogen.
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Wann wird verbucht?
Im Gegensatz zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, bei der du bei der Verbuchung von Geschäftsfällen in den meisten Fällen vom Datum der Zahlung ausgehst, musst du bei der doppelten Buchhaltung die Geschäftsfälle nach dem Datum des Anfalles eintragen.
- Verkaufst du etwas, so musst du die Ausgangsrechnung mit dem Ausstellungsdatum in die Buchhaltung eingeben, dort scheint die offene Rechnung dann auf dem Forderungskonto des jeweiligen Kunden auf. Die Zahlung wird dann als Ausgleich der Forderungen gegen die Bank gebucht.
Der große Vorteil dabei ist, dass du am Monatsende sehr leicht feststellen kannst, wer dir noch wieviel schuldet. Das ist natürlich ideal für ein funktionierendes Mahnsystem. - Ähnlich funktioniert es natürlich auch bei den Eingangsrechnungen. Diese werden chronologisch verbucht, Aufwendungen gegen das Lieferantenkonto. Auch hier kannst du dann sehr leicht feststellen, welche Außenstände du noch berücksichtigen musst.
Vorteil: Genauer Überblick
Durch diese Art der Verbuchung hast du die Möglichkeit, festzustellen, wie hoch dein Vermögen (dein Eigenkapital) eigentlich ist. Denn ein hoher Stand des Bankkontos bedeutet noch nicht unbedingt, dass du einen hohen Betrag privat entnehmen kannst. Du brauchst ihn vielleicht, um fällige Lieferantenschulden in nächster Zeit zu begleichen.
Andererseits muss man bei einem niedrigen Bankstand, oder sogar einem Minus auf dem Konto nicht gleich verzweifeln. Es kann bedeuten, dass eine höhere Rechnung vom Kunden erst im nächsten Monat bezahlt wird.
Vorteil: Zeitliche Abgrenzung
Ein weiterer großer Vorteil der doppelten Buchhaltung ist die zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen.
- Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann eine zufällige frühere oder spätere Zahlung eines Kunden darüber entscheiden, ob du im jeweiligen Jahr einen Gewinn oder einen Verlust ausweisen und diesen dann auch versteuern musst (natürlich nur den Gewinn).
- Das kann dir bei der doppelten Buchführung nicht passieren. Dort wird abgegrenzt:
– Erlöse werden in dem Jahr verbucht, in dem auch die Leistung erbracht wurde.
– Auch Aufwendungen, die eigentlich schon angefallen sind, die aber noch nicht bezahlt oder verrechnet wurden, finden im Gewinn ihren Niederschlag.
Wann ist doppelte Buchführung vorgeschrieben?
Zur Bilanzierung und damit zur doppelten Buchführung verpflichtet bist du, wenn:
- du eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) hast ODER
- dein Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 700.000 Euro überschreitet oder in einem Jahr 1.000.000 Euro
Du kannst aber auch freiwillig Bücher führen, dann bist du allerdings eine Zeitlang daran gebunden und kannst nicht gleich wieder zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wechseln.
Fazit
In bestimmten Fällen kannst du dir die Form deiner Buchführung nicht selbst aussuchen. Für den Fall, dass du aber selbst entscheiden kannst, solltest du die Vor- und Nachteile kennen:
Vorteile:
- Hoher Informationsgehalt
- Gibt Auskunft über die Vermögenslage
- Gute Basis für ein funktionierendes Mahnsystem
Nachteile:
- Aufwändiger als die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (einfache Buchhaltung)
- Und damit natürlich auch höhere Kosten
damit wir dein Konto freischalten.
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