Die „doppelte Buchführung“ wird so genannt, weil jeder Geschäftsfall zweifach erfasst und auch der Gewinn doppelt ermittelt wird.
Das sind die Merkmale
- Der Gewinn wird durch Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge (in der GuV – Gewinn- und Verlustrechnung) ermittelt.
- Der Gewinn wird durch Gegenüberstellung des Vermögens am Beginn eines Wirtschaftsjahres und des Vermögens am Ende eines Wirtschaftsjahres (in der Bilanz) ermittelt.
- Jeder Betrag wird einmal im Soll und einmal im Haben eingetragen.
- Jeder Geschäftsfall wird doppelt verbucht: einerseits chronologisch, andererseits sachbezogen.
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Wann wird verbucht?
Im Gegensatz zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, bei der Sie bei der Verbuchung von Geschäftsfällen in den meisten Fällen vom Datum der Zahlung ausgehen, müssen Sie bei der doppelten Buchhaltung die Geschäftsfälle nach dem Datum des Anfalles eintragen.
- Verkaufen Sie etwas, so müssen Sie die Ausgangsrechnung mit dem Ausstellungsdatum in die Buchhaltung eingeben, dort scheint die offene Rechnung dann auf dem Forderungskonto des jeweiligen Kunden auf. Die Zahlung wird dann als Ausgleich der Forderungen gegen die Bank gebucht.
Der große Vorteil dabei ist, dass Sie am Monatsende sehr leicht feststellen können, wer Ihnen noch wieviel schuldet. Das ist natürlich ideal für ein funktionierendes Mahnsystem. - Ähnlich funktioniert es natürlich auch bei den Eingangsrechnungen. Diese werden chronologisch verbucht, Aufwendungen gegen das Lieferantenkonto. Auch hier können Sie dann sehr leicht feststellen, welche Außenstände Sie noch berücksichtigen müssen.
Vorteil: Genauer Überblick
Durch diese Art der Verbuchung haben Sie die Möglichkeit festzustellen, wie hoch Ihr Vermögen (Ihr Eigenkapital) eigentlich ist. Denn ein hoher Stand des Bankkontos bedeutet noch nicht unbedingt, dass Sie einen hohen Betrag privat entnehmen können. Sie brauchen ihn vielleicht, um fällige Lieferantenschulden in nächster Zeit zu begleichen.
Andererseits muss man bei einem niedrigen Bankstand, oder sogar einem Minus auf dem Konto nicht gleich verzweifeln. Es kann bedeuten, dass eine höhere Rechnung vom Kunden erst im nächsten Monat bezahlt wird.
Vorteil: Zeitliche Abgrenzung
Ein weiterer großer Vorteil der doppelten Buchhaltung ist die zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen.
- Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann eine zufällige frühere oder spätere Zahlung eines Kunden darüber entscheiden, ob Sie im jeweiligen Jahr einen Gewinn oder einen Verlust ausweisen und diesen dann auch versteuern müssen (natürlich nur den Gewinn).
- Das kann Ihnen bei der doppelten Buchführung nicht passieren. Dort wird abgegrenzt:
– Erlöse werden in dem Jahr verbucht, in dem auch die Leistung erbracht wurde.
– Auch Aufwendungen, die eigentlich schon angefallen sind, die aber noch nicht bezahlt oder verrechnet wurden, finden im Gewinn ihren Niederschlag.
Wann ist doppelte Buchführung vorgeschrieben?
Zur Bilanzierung und damit zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Sie, wenn:
- Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) haben ODER
- Ihr Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren 700.000 € überschreitet oder in einem Jahr 1.000.000 €
Sie können aber auch freiwillig Bücher führen, dann sind Sie allerdings eine Zeitlang daran gebunden und können nicht gleich wieder zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wechseln.
Fazit
In bestimmten Fällen können Sie es sich die Form Ihrer Buchführung nicht selbst aussuchen. Für den Fall, dass Sie aber selbst entscheiden können, sollten Sie die Vor- und Nachteile kennen:
Vorteile:
- Hoher Informationsgehalt
- Gibt Auskunft über die Vermögenslage
- Gute Basis für ein funktionierendes Mahnsystem
Nachteile:
- Aufwändiger als die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (einfache Buchhaltung)
- Und damit natürlich auch höhere Kosten
damit wir Ihr Konto freischalten.
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