So stellst du Rechnungen richtig aus

Prinzipiell gilt es, zwei Arten von Rechnungen zu unterscheiden

Die Eingangsrechnung (ER)

Eine Eingangsrechnung erhältst du, wenn du Leistungen in Anspruch nimmst oder Produkte für dein Unternehmen erwirbst. Enthält die Rechnung die Umsatzsteuer, ist diese für dich als Unternehmer oder Unternehmerin ein „Durchlaufposten“. Das bedeutet: du darfst die Umsatzsteuer, die du bezahlst, um deine Produkte und Dienstleistungen zu erstellen, als Vorsteuer geltend machen. Das machst du monatlich oder quartalsweise im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA).

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Die Ausgangsrechnung (AR)

Eine Ausgangsrechnung stellst du deinem Kunden für Dienstleistungen, die du erbracht hast, oder für Produkte, die du verkauft hast.

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Auf den Nettobetrag der Leistung oder des Produkts wird die Umsatzssteuer aufgeschlagen: In Österreich sind das in der Regel 20% (in Sonderfällen 10%, in Einzelfällen auch 13%). Die Umsatzsteuer, die du in Rechnung stellst, musst du ebenfalls im Rahmen der UVA deklarieren und an das Finanzamt abführen. Du ziehst dabei aber die Vorsteuer ab, die du bezahlt hast.

Weiterlesen: So funktioniert der Vorsteuerabzug

Was muss auf der Rechnung stehen?

Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Rechnungsmerkmale aufweisen. Bis zu elf Merkmale sind die Voraussetzung dafür, dass du als Rechnungsempfänger die Vorsteuer geltend machen kannst!

Prüfe daher, ob die Rechnungen, die du erhältst, alle Voraussetzungen erfüllen. Umgekehrt müssen natürlich auch deine Ausgangsrechnungen, die du als Lieferant ausstellst, diese Merkmale erfüllen!

Rechnungen bis 400 Euro inkl. USt.

Sechs Rechnungsmerkmale müssen enthalten sein.

• Name und Anschrift des/der Leistenden/Liefernden
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
• Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
• Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
• Steuersatz

Rechnungen über 400 Euro inkl. USt.

Zehn Rechnungsmerkmale müssen enthalten sein.  Zu den oben erwähnten kommen noch folgende hinzu:

• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Name und Anschrift des Empfängers/der Empfängerin
• Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
• UID-Nummer der Leistenden/Liefernden

Rechnungen über 10.000 Euro inkl. USt.

Hier gibt es elf Rechnungsmerkmale. Zu den zehn vorherigen muss noch zusätzlich

• die UID-Nummer des Empfängers

angegeben werden.

Wichtig: Überprüfe die UID-Nummer deiner Lieferanten

Die Überprüfung der UID-Nummer deiner Lieferanten ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Um sicherzustellen, dass du bei deinen Rechnungen auch den Vorsteuerabzug geltend machen kannst, müssen die Rechnungen, die du von deinen Lieferanten erhältst, korrekt ausgestellt sein.

Unter anderem muss auf einer Rechnung die UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers angeführt sein. Als Beispiel für Österreich z.B. ATU12345678.

Weiterlesen: Was ist eine UID Nummer?

Damit du aber den Vorsteuerabzug geltend machen kannst, MUSS diese UID-Nummer von dir (in regelmäßigen Abständen) überprüft werden. Auch dann, wenn bereits eine regelmäßige Geschäftsbeziehung besteht. Am besten machst du dies über:

• Finanzonline oder
• EU-Server

ACHTUNG! Es besteht die Verpflichtung, den Ausdruck der bestätigten UID aufzubewahren. Lege diesen der Rechnung bei!

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