So stellen Sie Rechnungen richtig aus

Prinzipiell gilt es, zwei Arten von Rechnungen zu unterscheiden

Die Eingangsrechnung (ER)

Eine Eingangsrechnung erhalten Sie, wenn Sie Leistungen in Anspruch nehmen oder Produkte für Ihr Unternehmen erwerben. Enthält die Rechnung Umsatzsteuer, ist diese für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin ein „Durchlaufposten“. Das bedeutet: Sie dürfen die Umsatzsteuer, die Sie bezahlen, um Ihre Produkte und Dienstleistungen zu erstellen, als Vorsteuer geltend machen. Das machen Sie monatlich oder quartalsweise im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA).

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Die Ausgangsrechnung (AR)

Eine Ausgangsrechnung stellen Sie Ihren Kunden für Dienstleistungen, die Sie erbracht haben, oder für Produkte, die Sie verkauft haben.

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Auf den Nettobetrag der Leistung oder des Produkts wird die Umsatzssteuer aufgeschlagen: In Österreich sind das in der Regel 20% (in Sonderfällen 10%, in Einzelfällen auch 13%). Die Umsatzsteuer, die Sie in Rechnung stellen, müssen Sie ebenfalls im Rahmen der UVA deklarieren und an das Finanzamt abführen. Sie ziehen dabei aber die Vorsteuer ab, die Sie bezahlt haben.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Rechnungen müssen je nach Betrag unterschiedliche Rechnungsmerkmale aufweisen. Bis zu elf Merkmale sind die Voraussetzung dafür, dass Sie als Rechnungsempfänger die Vorsteuer geltend machen können!

Prüfen Sie daher, ob die Rechnungen, die Sie erhalten, alle Voraussetzungen erfüllen. Umgekehrt müssen natürlich auch Ihre Ausgangsrechnungen, die Sie als Lieferant ausstellen, diese Merkmale erfüllen!

Rechnungen bis 400 € inkl. USt.

Sechs Rechnungsmerkmale müssen enthalten sein.

• Name und Anschrift des/der Leistenden/Liefernden
• Ausstellungsdatum
• Beschreibung der Leistung (Art & Umfang) oder Lieferung (Art & Menge)
• Tag oder Zeitraum der Leistung oder Tag der Lieferung
• Entgelt für die Leistung bzw. Lieferung (brutto inkl. USt)
• Steuersatz

Rechnungen über 400 € inkl. USt.

Zehn Rechnungsmerkmale müssen enthalten sein.  Zu den oben erwähnten kommen noch folgende hinzu:

•  Fortlaufende Rechnungsnummer
• Name und Anschrift des Empfängers/der Empfängerin
• Steuerbetrag (und Entgelt – netto)
• UID-Nummer der Leistenden/Liefernden

Rechnungen über 10.000 € inkl. USt.

Hier gibt es elf Rechnungsmerkmale. Zu den zehn vorherigen muss noch zusätzlich

• die UID-Nummer des Empfängers

angegeben werden.

Wichtig: Überprüfen Sie die UID-Nummer Ihrer Lieferanten

Die Überprüfung der UID-Nummer Ihrer Lieferanten ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Um sicherzustellen, dass Sie bei Ihren Rechnungen auch den Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen die Rechnungen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten, korrekt ausgestellt sein.

Unter anderem muss auf einer Rechnung die UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers angeführt sein. Als Beispiel für Österreich z.B. ATU12345678.

Damit Sie aber den Vorsteuerabzug geltend machen können, MUSS diese UID-Nummer von Ihnen (in regelmäßigen Abständen) überprüft werden. Auch dann, wenn bereits eine regelmäßige Geschäftsbeziehung besteht. Am besten machen Sie dies über:

• Finanzonline oder
• EU-Server

ACHTUNG! Es besteht die Verpflichtung, den Ausdruck der bestätigten UID aufzubewahren. Legen Sie diesen der Rechnung bei!

Weiterlesen: Wann Sie eine Regsitrierkasse brauchen