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So geht selbständig.

Außenstände bei den Zahlungen der Kunden können zu unangenehmen Liquiditätsengpässen führen. Deshalb gilt: Zögern Sie nicht zu lange. Statt Mutmaßungen anzustellen, setzen Sie

Schritt 1: Greifen Sie zum Telefon.

Versuchen Sie in einem persönlichen Gespräch zu klären, warum die Rechnung noch nicht beglichen wurde.

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Zur Vorbereitung:

  1. Unterlagen bereitlegen: Was wurde vereinbart, was wurde wann geliefert, gab es Verzögerung, wenn ja warum? So können Sie eventuelle Einwände rasch überprüfen.
  2. Szenarien überlegen: Welche Aussagen könnten kommen, wieso nicht gezahlt wurde? Bereiten Sie sich auf etwaige Ausreden vor, indem Sie sich entsprechende Gegenargumente zurechtlegen.
  3. Keep cool: Es geht um das Ihnen zugesagte Entgelt für eine bereits erfolgte Leistung oder Lieferung. Sie können durchaus bestimmt auftreten, bleiben Sie aber immer höflich und freundlich. Natürlich kann es passieren, dass ein Gespräch emotionell wird. Lassen Sie sich nicht mitreißen und nehmen Sie eventuelle Angriffe nicht persönlich!

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Schritt 2: Stellen Sie Fragen – und hören Sie zu!

Weisen Sie auf die ausstehende Zahlung hin. Versuchen Sie herauszufinden, warum die Rechnung nicht bezahlt wurde. Unter Umständen erhalten Sie wertvolles Feedback, ob in Ihrem Unternehmen Änderungsbedarf etwa beim Versand oder dem Mahnwesen besteht. Oder ob Ihre Leistungen oder Waren Mängel aufweisen.

Schritt 3: Reagieren Sie professionell

  • Die Rechnung wurde verlegt oder vergessen? Setzen Sie eine Nachfrist von fünf Tagen. Wenn die Rechnung nicht gefunden wird, schicken Sie sie umgehend noch einmal per E-Mail an Ihren Ansprechpartner. Setzen Sie auch hier eine Nachfrist.
  • Der Kunde war unzufrieden mit der Leistung oder der Lieferung? Klären Sie, ob wirklich ein Mangel vorliegt und wie sich dieser äußert. Schlagen Sie eine Behebung der qualitativen Mängel vor. Gleichzeitig setzen Sie eine Nachfrist. Diese muss natürlich davon abhängen, wie schnell Sie in der Lage sein werden, die Mängel zu beheben. Setzen Sie dabei auf Ihre Erfahrung und versprechen Sie keine voreiligen, kürzeren Zeiträume als „Zufriedenstellungs-Versuch“.
  • Ihr Kunde hat Zahlungsschwierigkeiten? Treffen Sie eine Ratenvereinbarung.

TIPP: Machen Sie sich Notizen. Fertigen Sie nach dem Gespräch ein Gedächtnisprotokoll an. Darauf können Sie sich beziehen, sollten mehr Anrufe oder Mahnungen notwendig sein.

Schritt 4: Schicken Sie eine Mahnung

Der Kunde zahlt trotz des – von Ihrer Seite aus als gut empfundenen – Telefonats nicht, und Sie denken an Mahnung oder sogar an rechtliche Schritte? Entgegen landläufiger Meinung müssen Sie keine Frist verstreichen lassen und auch keine bestimmte Anzahl an Mahnungen schicken, bis Sie gerichtlich vorgehen können. Sobald die Zahlung fällig ist und nicht bezahlt wird, können Sie als Unternehmer dem Gesetz nach sofort auf Zahlung klagen. Üblich ist es allerdings, eine Klage zunächst anzukündigen und eine letzte Frist für die Zahlung zu setzen.

Schritt 5: Im Notfall zum Rechtsanwalt

Bis zu einem Streitwert von € 5.000,- ist die Vertretung durch einen Rechtsanwalt gesetzlich nicht erforderlich. Bei mehr als € 5.000,- müssen Sie für das Verfahren verpflichtend einen Rechtsanwalt hinzuziehen. Dies nennt sich Anwaltszwang.

Die Investition in eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt ist natürlich schon bei der Gestaltung eines Vertrages möglich und für die Abfassung Ihrer AGB (allgemeinen Geschäftsbedingungen) anzuraten. Die Profis helfen, schon vorab potentielle Fallstricke zu erkennen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, bevor diese überhaupt entstehen.

Weiterlesen: Wenn der Kunde nicht zufrieden ist

Weiterlesen: Nicht in die Luft gehen – Zehn Strategien zum Umgang mit Reklamationen

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