Neues Büro? Diese Checklisten ersparen dir eine Menge Ärger!

Checkliste Mietobjekt

• Was brauchst du? Die Höhe der Miete hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Lage und Ausstattung. Innenstadt, gute Verkehrsanbindung, repräsentative Räume, Parkplätze, neue Glasfaserverkabelung haben ihren Preis. Analysiere, was du wirklich brauchst.

• Welche Art von Tätigkeit willst du ausüben? Solange du eine selbständige Tätigkeit ohne Mitarbeiter ausübst, kommt jedes Objekt in Frage. Sobald du ein Gewerbe ausüben willst, muss das Objekt entsprechend gewidmet sein. 

• Ist die Miete angemessen? Mieten in Büros unterliegen nicht dem Mietrechtsgesetz. Das bedeutet: Der Gesetzgeber legt keine Kategorien und Obergrenzen für die Mieten fest. Prüfe den Preis daher genau, vergleiche mit ähnlichen Angeboten. Vor allem: Ist die Umsatzsteuer in der Angabe enthalten? Achtung: Während bei Wohnungen nur 10% USt. anfallen, sind es bei Büros 20%!
  Ein Tipp: Es schadet nicht, die Quadratmeter nachzumessen!

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• Wie hoch sind die Betriebskosten? Die Betriebskosten von Büros fallen sehr wohl unter das Mietrechtsgesetz: Dieses legt fest, was als Betriebskosten verrechnet werden darf und was nicht und wie die jährliche Abrechnung zu erfolgen hat. Kläre nicht nur, wie hoch die Betriebskosten sind, sondern auch, was alles verrechnet wird.

• Wer mietet? Wenn du vorhast, eine Gesellschaft (GmbH, OG, KG ...) zu gründen, tu dies, bevor du den Mietvertrag unterzeichnest. Es macht steuerlich einen Unterschied, ob die Räumlichkeiten von der Gesellschaft, welche die Räume nützt, oder einer Privatperson angemietet wird.

• Wird eine Ablöse verlangt? Eine Ablöse kann durchaus gerechtfertigt sein, wenn du z.B. Inventar eines Vormieters übernimmst. Unter Umständen kannst du die Ablöse oder Teile davon auch steuerlich geltend machen, wenn der Vormieter die Investition nicht schon vollständig abgeschrieben hat. Voraussetzung ist eine genaue Aufschlüsselung der Ablöse. Sprich darüber mit deinem:r Steuerberater:in.

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Checkliste Vertrag

• Wertanpassung. Üblicherweise wird vereinbart, dass die Miete um 5% erhöht wird, sobald der Verbraucherpreisindex gegenüber dem Stand bei Vertragsabschluss um 5% gestiegen ist.

• Kündigungsfristen. Bei unbefristeten Verträgen ist die Kündigungsfrist Vereinbarungssache. Tipp: Wähle eher niedrige Kündigungsfristen, also eher 1 Monat als 3 Monate. Das hat den Vorteil dass du doppelte Mieten vermeidest, wenn du ein neues Büro beziehen möchtest.

• Kaution. 3 Monate sind üblich, bis zu 6 Monate erlaubt. Achtung: Eine Kaution darf nicht mit ausständiger Miete gegenverrechnet oder bei Auszug die letzten Monate „abgewohnt“ werden. Denn eventuelle Schäden werden meist erst nach dem Auszug sichtbar. Die Kaution ist dazu da, diese zu beheben.

• Mietvertragsgebühr. Dieser einmalig an das Finanzamt zu bezahlende Betrag ist abhängig von der Bruttomiete. Er beträgt (je nach Laufzeit des Vertrags) 1% der dreifachen Jahresbruttomiete bis zu maximal 1% der 18fachen Jahresbruttomiete.

• Vertragserrichtungsgebühr. Wollen Mieter und Vermieter auf Nummer sicher gehen, lassen sie den Vertrag von einem Anwalt aufsetzen. Wer die Kosten dafür übernimmt, ist Vereinbarungssache.

• Energieausweis und E-Befund: Diese Dokumente geben Aufschluss über die zu erwartenden Heizkosten, bzw. garantieren, dass die elektrischen Leitungen überprüft wurden und müssen vom Vermieter übergeben werden. Der E-Befund ist interessant, wenn du mit einem hohen Energieverbraucht rechnen und die Leitungen entsprechend belasten willst.

Dos & Don'ts

• Vorsicht bei Musterverträgen aus dem Internet. Unter Umständen sind sie nicht mehr aktuell oder beziehen sich nicht auf österreichisches Recht. Vertrauenswürdig sind etwa Entwürfe der Fachverbände der Immobilien- und Vermögenstreuhänder.

• Verlass dich nicht auf mündliche Zusagen. Bestehe auf die Schriftform! „Habe ich am Telefon gesagt“, ist im Streitfall schwer zu beweisen!

• Übernimm nicht das Risiko für andere. Auch Business-Partnerschaften müssen nicht ewig währen. Läuft der Mietvertrag auf beide/mehrere Namen, haften auch alle Vertragsparteien für die regelmäßige Zahlung der Miete – selbst wenn einer der Beteiligten aussteigt.

• Prüfe Vertragsklauseln, die dir Pflichten auferlegen: Nicht selten enthalten Mietverträge Klauseln, die für den Mieter nachteilig und rechtlich nicht gedeckt sind, z.B. besondere Erhaltungspflichten. Diese kann aber meist nur ein Profi erkennen.

• Dokumentiere den Zustand des Objekts bei Ein- und Auszug. Mache Fotos oder Videos von Böden, Wände, Decke, Türen, Fenster und Sanitärbereich. Idealerweise fertige ein Protokoll an und lass dir dieses vom Vermieter bei der Übergabe abzeichnen.

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