Warum betrifft die Datenschutz-Grundverordnung jedes Unternehmen?
Die Bestimmungen der DSGVO regeln die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Das sind zum Beispiel Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankdaten, Sozialversicherungsnummer etc.
Das bedeutet: Sobald Sie Rechnungen ausstellen, Mitarbeiterdaten verwalten, eine Kundendatei führen oder einen Newsletter versenden, verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.
ACHTUNG: Nicht nur digital verarbeitete personenbezogene Daten sind von der DSGVO betroffen. Auch für händisch sortierte Ablagen, wie zum Beispiel alphabetisch sortierte Visitenkarten, gelten die Bestimmungen der DSGVO.
Was ist der Unterschied zwischen normalen Daten und sensiblen Daten?
Die DSGVO unterscheidet zwei Arten von Personendaten, für die unterschiedlich strenge Vorschriften gelten:
- Sensible personenbezogene Daten sind Einträge, aus denen die ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die sexuelle Orientierung hervorgehen, außerdem medizinische Daten und biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person.
- Nicht sensible personenbezogene Daten sind alle Daten, die nicht in die erste Kategorie fallen. Also etwa Namen, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefon- oder Kundennummer.
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Was muss ich laut DSGVO bei der Aufbewahrung von Daten beachten?
Die wichtigsten Grundsätze:
- Sie dürfen personenbezogene Daten nur dann speichern, wenn es einen guten Grund dafür gibt.
- Sie dürfen nur jene Daten einer Person speichern, die Sie unbedingt benötigen.
- Sie müssen dafür sorgen, dass die Daten richtig sind, sie also regelmäßig aktualisieren.
- Sie sind dafür verantwortlich, dass die Daten nicht von Unbefugten (dazu zählen u.U. auch eigene Mitarbeiter!) eingesehen oder gestohlen werden oder abhanden kommen. Dazu müssen Sie geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen und auch Mitarbeiter entsprechend schulen.
- Sensible Daten dürfen nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen gespeichert und verarbeitet werden – nämlich wenn die betroffene Person ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben hat oder es um den Schutz eines lebenswichtigen Interesses geht. Für diese Daten gelten auch besonders strenge Sicherheitsbestimmungen.
- Sie müssen jeder Person, die anfragt, (kostenlos) Auskunft darüber erteilen, welche Daten Sie über sie gespeichert haben und diese auf Verlangen löschen – es sei denn, Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Daten aufzubewahren.
Wie lange darf ich Daten speichern?
Wann und wie lange Sie Daten aufbewahren dürfen bzw. müssen ist von Fall von Fall verschieden. Ein paar Beispiele:
- Zur Steuererklärung gehörige Daten müssen in der Regel sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
- Verträge, wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebs erbracht wurden, müssen drei Jahre lang verfügbar bleiben.
- Informationen zu einem Arbeitsverhältnis, um ein Dienstzeugnis auszustellen, müssen Sie 30 Jahre parat haben.
- Fahrtenbücher, Lenkzeiten etc. müssen Sie zwei Jahre vorweisen können.
- Dokumente sowie alle Belege und Aufzeichnungen betreffend Geschäftsbeziehungen und Transaktionen (Geldwäschebestimmungen) sind für fünf Jahre aufzubewahren.
ACHTUNG: Bewahren Sie Unterlagen, die Ihr Geschäft betreffen, zumindest sieben Jahre auf, denn solange kann die Finanz im Normalfall die Vorlage aller Unterlagen, die Ihren Geschäftsverkehr betreffen, einsehen wollen.
Antworten auf die häufigsten Fragen bezüglich der Aufbewahrungsfristen und Löschung nach der DSGVO finden sich auf der Website der Wirtschaftskammer über diesen Link.
Was muss ich bei der Verarbeitung der Daten beachten?
- Sie dürfen Daten nur dann verarbeiten, wenn die betroffene Person Ihnen eine schriftliche oder mündliche Einwilligung dazu gibt.
- An der Datenverarbeitung beteiligte Personen sind – insbesondere wenn es sich um sensible Daten handelt – nachweislich auf die Sorgfalts-Pflichten hinzuweisen.
- Wenn Sie die Verarbeitung bestimmter Daten auslagern (z.B. Lohnverrechnung, Steuerberatung, Anwaltskanzlei, Inkassobüro, Newsletter-Versand, Cloud-Dienste, etc.) müssen Sie mit dem Auftragnehmer einen Vertrag abschließen, in dem dieser sich zur Einhaltung der Datenschutz-Bestimmungen verpflichtet.
ACHTUNG: Besondere Vorsicht ist geboten, wenn die Daten außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet werden (z.B.: Norwegen, Island und Liechtenstein). Erlaubt ist die Datenübermittlung auch in folgende Ländern: Andorra, Argentinien, Kanada, Schweiz, Färöer Inseln, Guernsey, Israel, Isle of Man, Jersey, Neuseeland und Uruguay.
Der Europäische Gerichtshof hat das EU-US Privacy Shield-Abkommen mit den USA seit dem 16. Juli 2020 für ungültig erklärt. Damit müssen für betreffende Übermittlungsmöglichkeiten und Datenverarbeitung entsprechende EU-Standardvertragsklauseln oder explizite Einwilligungen der Betroffenen vorliegen.
Wie gehe ich vor, um dem Gesetz Genüge zu tun?
Sie sind verpflichtet, ein Verfahrensverzeichnis anzulegen. Darin müssen Sie zu jeder Verarbeitungstätigkeit den Zweck, das Risiko bei Verlust der Daten, Empfängerkategorien und Ihre technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz und zur Wartung der Daten angeben. Eine Vorlage dazu finden Sie auf dem Portal der WKO.
So legen Sie ein Verfahrensverzeichnis an:
- Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, wo in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten gespeichert bzw. verarbeitet werden – z.B. Buchhaltung, Lohnverrechnung, Kundenkartei, elektronisches Adressverzeichnis, Cloud-Speicher, Newsletter-Tool, ...
- Prüfen Sie, ob Sie die Zustimmung aller betroffenen Personen für die Verarbeitung dieser Daten haben. Legen Sie eine geeignete Dokumentation dazu an. Die Formulierung für eine Zustimmung könnte in etwa so lauten:
Der Vertragspartner stimmt zu, dass seine persönlichen Daten, nämlich ... (die Datenarten genau aufzählen, z.B. Name, Adresse, etc.) ... zum Zweck der ... (genaue Zweckangabe, z.B. zur Zusendung von Werbematerial über die Produkte der Firma NN) ... bei der Firma NN gespeichert werden. Diese Einwilligung kann jederzeit bei ... (Angabe der entsprechenden Kontaktdaten) ... widerrufen werden.
Zustimmungserklärungen zum Downloaden gibt es auf dem Portal der WKO. - Schreiben Sie zu jeder Datenart, wie lange Sie diese Daten aufbewahren dürfen/müssen. Nützen Sie die Auflistung der wichtigsten Speicherfristen sowie das detaillierte Muster mit Beschreibung der WKO.
- Geben Sie bei jeder Datenart an, wie sie diese regelmäßig auf Richtigkeit überprüfen.
- Überlegen Sie sich zu jeder Datenart, wie die Daten sicher wieder gelöscht werden können. (Denken Sie dabei auch an Backups!)
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Sicherheitsmaßnahmen auf dem neusten Stand sind. Das Gesetz verlangt den aktuellen Stand der Technik. In puncto IT Security sind das etwa eine ausreichende Zugangskontrolle inklusive Dokumentation und der Einsatz von zeitgemäßer Hard- und Software.
Was muss ich beachten, wenn ich Cloud-Dienste wie Mailing-Programme, Speicher, Kooperations-Tools u.Ä. verwende?
Sie müssen sichergehen, dass es (Compliance-) Verträge gibt, die gewährleisten, dass der Anbieter die Vorgaben der DSGVO einhält. Muster (inkl. Download) für Auftragsverarbeiter innerhalb von EU und EWR finden Sie auf dem Portal der WKO.
Gibt es so etwas wie ein "Checkliste", an die ich mich halten kann?
Ja, von der WKO gibt es einen guten Überblick, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen.
Wie wird überprüft, ob ich die DSGVO einhalte?
Eine offizielle Überprüfung findet nur im Anlassfall statt, also wenn Sie jemand bei der Datenschutzbehörde meldet. Eine Anzeige kann etwa von enttäuschten Mitarbeitern, unzufriedene Kunden, aber auch von Mitbewerbern aus dem In- und Ausland kommen. Dann meldet sich die Datenschutzbehörde beim betreffenden Unternehmen zur Prüfung an.
Auszug aus bisherige DSGVO-Strafbescheide in Österreich:
- September 2018: Wettanbieter (illegale Videoüberwachung) – 4.800,- EUR
- November 2018: Kebab Restaurant (Unrechtmäßiger Einsatz Überw.-Kamera) – 1.500,- EUR
- August 2019: Fußballtrainer (Filmaufnahmen in Damendusche) – 11.000,- EUR
- Oktober 2019: Med. Allergie-Ambulatorium (Verstöße gegen die Meldepflichten und Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten) – 50.000,- EUR
- Dezember 2020: Privatperson (Patientendaten auf Facebook) – 600,- EU
Unterstützung bei der Ist-Analyse, Planung und Umsetzung der DSGVO Maßnahmen
Eine allgemeine Übersicht über die Serviceangebote der Wirtschaftskammer findet sich auf der Website der Wirtschaftskammer über diesen Link.
Im Rahmen der KMU.DIGITAL? Digitalisierungsförderung erhalten kleine und mittlere Unternehmen Zuschüsse bei der Statusanalyse und der Strategieberatung im Bereich der IT- Security. Dabei werden auch Themen wie die notwendige DSGVO-Dokumentation (zum Beispiel Verarbeitungsverzeichnisse und Auflistung der technisch organisatorischen Maßnahmen) und entsprechende Umsetzungsmaßnahmen behandelt. Weitere Informationen und eine Anleitung für die Einreichung finden sich hier.
Resümee
Die Datenschutz-Bestimmungen bringen für die meisten Unternehmen sicherlich einen gewissen Mehraufwand mit sich. Sie sind aber auch ein guter Anlass, die Struktur Ihrer Datenablage zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.
Die Zusatzarbeit, speziell für Kleinstbetriebe, sollte überschaubar sein. Denn: Die Einwilligung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten müsste – unabhängig von den neuen Bestimmungen – ja bereits vorliegen. Dasselbe gilt für die sichere und technisch zeitgemäße Infrastruktur für die Datenverarbeitung. Mit der Erstellung des geforderten Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten ist also der Großteil der Aufgaben schon erledigt!
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