Wie genaue Zeiterfassung zu mehr Gewinn verhilft

1. Sie bekommen einen Überblick über Ihre Arbeitszeit

Wie viel Zeit investieren Sie in die Akquise? Wie viele Stunden verbringen Sie am Tag mit Aufgaben, die gar nicht dem direkten Gelderwerb dienen, etwa der Buchhaltung oder dem Erstellen von Angeboten? Und in wie vielen Stunden am Tag verdienen Sie tatsächlich Geld? Zahlreiche Selbstständige und Freiberufler wissen gar nicht, wie sich ihre Arbeitszeit aufteilt. Um jedoch effizient zu arbeiten und besser zu planen, ist das Wissen um die eigene Zeit bedeutsam. So finden Sie beispielsweise heraus, ob Sie zu viele Stunden in Dinge investieren, die letztlich kein Geld bringen. Dieser Überblick hilft Ihnen bei der Entscheidung, bestimmte Arbeiten, etwa die Buchhaltung, möglicherweise auszulagern. Auf diese Weise gewinnen Sie Zeit zurück, die Ihnen ansonsten vielleicht fehlt.

2. Sie decken Störfaktoren auf

Der regelmäßige Blick in das eigene Social-Media-Profil, das Beantworten privater Anrufe während der Arbeitszeit: Decken Sie mithilfe einer Zeiterfassung mögliche Störfaktoren auf und merzen Sie diese aus.

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3. Sie kalkulieren realistischer und verschenken keine Zeit

Werden Sie von einem potenziellen neuen Kunden für ein Projekt angefragt und erstellen ein Pauschalangebot, gilt es, den Arbeitsaufwand im Vorfeld realistisch einzuschätzen. Sie müssen wissen, wie lange Sie für bestimmte Tätigkeiten benötigen und wie hoch das zeitliche Gesamtvolumen des Auftrages in etwa sein wird. Zu einer realistischen Einschätzung kommen Sie am besten, wenn Sie für jeden Auftrag die aufgewendete Arbeitszeit dokumentieren.

Machen Sie das nicht, besteht die Gefahr, dass Sie insgesamt zu wenige Stunden einplanen, einen Pauschalpreis nennen und folglich Zeit und somit auch Geld verschenken. Orientieren Sie sich bei der Erstellung von Angeboten und Preisen darum immer an bereits abgeschlossenen Aufträgen und der entsprechenden Zeiterfassung.

4. Sie haben eine Leistungsübersicht für Ihren Kunden parat

Rechnen Sie mit Ihren Kunden pro Stunde ab, ist es wichtig, jede Tätigkeit und ihre Dauer akribisch, transparent und übersichtlich zu erfassen. So können Sie Ihren Kunden auf Wunsch schnell und unkompliziert eine Übersicht über Ihre Arbeitszeit liefern.

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So finden Sie das Tool, das zu Ihnen passt

Wie Sie Ihre Arbeitszeit erfassen, müssen Sie selbst entscheiden. Viele Selbstständige und Freiberufler arbeiten mit Excel-Tabellen, die sie individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Es gibt aber auch spezielle Softwarelösungen. Diese haben den Vorteil, dass Sie auch dann den Überblick behalten, wenn Sie für mehrere Kunden gleichzeitig arbeiten und die einzelnen Stunden – mit teils individuellen Honorarsätzen – erfassen wollen.

Um herauszufinden, welches Tool Ihren Bedürfnissen entspricht, lohnt es sich, die jeweilige Demo-Version unter die Lupe zu nehmen. Diese bietet zwar in der Regel weniger Funktionen als die – zumeist kostenpflichtige – Vollversion, doch Sie können die Benutzeroberfläche und vieles mehr in Ruhe testen. Schauen Sie sich auch die im Internet kostenfrei verfügbaren Zeiterfassungstools an. Vielleicht können Sie auch diese gut für sich nutzen.

Erfassen Sie lückenlos

Egal, für welche Form der Zeiterfassung Sie sich am Ende entscheiden – wichtig ist es in jedem Fall, dass Sie die von Ihnen geleisteten Stunden tatsächlich vollständig erfassen. Nur mit einer lückenlosen Auflistung können Sie wichtige Erkenntnisse gewinnen und letztlich profitieren.

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