Selbstorganisation: So erstellen Sie realistische To-Do-Listen

1. Schreiben Sie Tages- oder Wochenpläne

Machen Sie sich jeweils am Vorabend für den nächsten Tag oder am Freitagnachmittag für die kommende Woche Gedanken über das, was zu erledigen ist. Berücksichtigen Sie dabei, dass auch unvorhersehbare Herausforderungen auf Sie zukommen können, auf die Sie flexibel reagieren müssen. Eine To-do-Liste sollte darum kein starres Konstrukt sein, sondern Ihnen immer die Möglichkeit offen lassen, neue Arbeiten mit aufzunehmen.

2. Ordnen Sie Ihre „To-dos“ nach Prioritäten 

Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, gibt es sicherlich einige in Ihrem Berufsalltag. Und heruntergeschrieben sind diese schnell. Die Kunst ist es allerdings, die „To-dos“ in die richtige Reihenfolge zu bringen, damit Sie sie effizient abarbeiten können. 

Stellen Sie sich daher folgende Fragen:

• Welche Aufgabe muss besonders dringend abgeschlossen werden?
• Was kann noch liegen bleiben? Wie lange kann es noch liegen bleiben?
• Gibt es Aufgaben, die Sie an andere delegieren können?
• Welche Tätigkeiten können Sie ganz einfach hintereinander abarbeiten?

TIPP: Achten Sie darauf, zwischen zwei sehr konzentrationsintensiven Aufgaben eine Routinearbeit zu legen. 

3. Legen Sie Deadlines fest

Überlegen Sie, wann die einzelnen Arbeiten spätestens fertig sein müssen und nehmen Sie diese Deadlines in Ihre To-do-Liste auf. 

Das ist besonders wichtig, wenn Sie zum Perfektionismus neigen. Perfektionisten neigen dazu, sich bereits abgeschlossene Aufgaben wieder und wieder vorzunehmen, weil sie möglicherweise doch noch ein paar kleine Verbesserungen vornehmen könnten. Unterm Strich werden die Ergebnisse zwar nicht besser, aber Sie vergeuden unglaublich viel Zeit, die Sie in andere Aufgaben investieren könnten. Die Deadlines helfen Ihnen dabei, Arbeiten wirklich konsequent abzuschließen. 

Wichtig ist auch, dass Sie Deadlines realistisch planen. Vielleicht gibt es Ihnen den nötigen Anstoß, wenn Sie sehen, dass eine Aufgabe in absehbarer Zeit erledigt sein muss. Doch zu knapp kalkulierte Deadlines setzen Sie unnötig unter Druck und bereiten Ihnen Stress. Berücksichtigen Sie mögliche Störungen und planen Sie Puffer mit ein. So vermeiden Sie, dass Sie in Verzug geraten und Ihre To-do-Liste hinfällig wird, weil sich auch die Deadlines der nachfolgenden Arbeiten nicht einhalten lassen.

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4. Kalkulieren Sie den Zeitaufwand

Wissen Sie, wie lange Ihre täglichen Aufgaben Sie in Anspruch nehmen? Wenn nicht, beginnen Sie ab sofort damit, den Zeitaufwand schriftlich festzuhalten. Denn in Ihrer To-do-Liste sollten Sie auch dies mit angeben, damit Sie wissen, wie lange Sie sich mit welchen Arbeiten befassen.

5. Planen Sie Pausen ein 

Kein Mensch kann dauerhaft ohne Verschnaufpausen konstruktiv arbeiten. Legen Sie in Ihrer To-do-Liste darum fest, wann Sie die Arbeit Arbeit sein lassen und sich für ein Mittagessen oder einen schnellen Kaffee zurückziehen.

6. Muten Sie sich nicht zu viel zu 

Sie wissen selbst am besten, wie viel Arbeit Sie tatsächlich an einem Tag erledigen können. Horchen Sie bei der Erstellung Ihrer To-do-Liste immer in sich hinein, ob Sie die selbst auferlegten Arbeiten auch wirklich alle schaffen können. Denn es ist niemandem geholfen, wenn Sie sich überfordert fühlen.

7. Haken Sie ab 

Es ist ein gutes Gefühl, die Liste zur Hand nehmen und zu sehen, was Sie schon alles erledigt haben. Das motiviert für neue Aufgaben. Vergessen Sie also nicht, bereits Erledigtes abzuhaken.

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