Ich möchte einen Praktikanten beschäftigen – was muss ich beachten?

Unternehmern bieten Praktika die Möglichkeit, zur Urlaubszeit einen Ersatz für ihre Mitarbeiter zu finden. Außerdem können sie auf diese Weise potentielle zukünftige Mitarbeiter gewinnen, die den Betrieb und die Abläufe bereits gut kennen. Die verschiedenen Formen der Praktika unterscheiden sich untereinander jedoch ganz wesentlich aus arbeitsrechtlicher Sicht.

1. Ferialarbeitnehmer

Ferialarbeiter arbeiten in den Ferien, um ihr Konto aufzubessern. Typische Ferialjobs sind etwa Hilfsarbeiten in Lagern, Produktionsstätten und Ähnliches. Sie sind die klassische Urlaubsvertretung im Sommer. Ferialarbeiter sind Arbeitnehmer, müssen sich an die Arbeitszeiten halten und sind in den Betrieb eingegliedert. Sie haben Anspruch auf einen Lohn entsprechend Kollektivvertrag, Urlaub etc.

Für Ferialarbeiter sollte ein befristeter Arbeitsvertrag fixiert werden. Für Ferialarbeiter müssen Beiträge für die Betriebliche Vorsorge („Abfertigung Neu“) bezahlt werden, wenn sie länger als einen Monat beschäftigt werden.

2. Volontäre

Wenn jemand ein Praktikum in einem Betrieb absolviert, dazu nicht durch Schule oder Studium verpflichtet ist, weder weisungsgebunden ist noch ein Entgelt bezahlt bekommt, dann handelt es sich um ein Volontariat.

Volontäre kommen tatsächlich nur ins Unternehmen, um zu erfahren, wie beispielsweise der Alltag in einer Zeitungsredaktion aussieht, können so erste Erfahrungen sammeln und den Tagesablauf kennenlernen. Für Volontäre müssen keine Beträge bezahlt werden, mit Ausnahme der Unfallversicherung (16 Cent pro Tag).

3. Pflichtpraktikanten

Pflichtpraktikanten – landläufig als „Ferialpraktikant“ bezeichnet – sind Schüler oder Studenten, die parallel zu ihrer schulischen Ausbildung verpflichtend ein Praktikum in einem Betrieb machen müssen. Es geht in dem Fall nicht darum, das Taschengeld aufzubessern, sondern um die Weiterbildung. Ein solches Praktikum kann nicht nur während der Ferien, sondern das ganze Jahr über gemacht werden.

Pflichtpraktikanten zu beschäftigen ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, schließlich soll der Schüler oder Student mit einer Reihe neuer Erkenntnisse zur Schule oder Uni zurückkommen. Als Unternehmen vermittelst du dem Praktikanten vor allem praktisches Wissen. Du solltest also nur Pflichtpraktikanten aufnehmen, deren Ausbildung zu deinem Unternehmen passt.

Die wichtigsten Facts:

Die Ausbildung steht hier im Vordergrund, nicht die bezahlte Arbeit. Somit besteht kein Arbeitsverhältnis.

Auch wenn kein Arbeitsverhältnis vorliegt, müssen die Jugendschutzbestimmungen sowie Vorschriften des Arbeitnehmerschutzes (z.B. Tragen eines Schutzhelms) eingehalten werden.

Während der Tätigkeit besteht auch Unfallversicherungsschutz. Das Unternehmen muss aber keine Beiträge an die Unfallversicherung zahlen, da die Schüler- und Studierenden-Unfallversicherung auch das vorgeschriebene Pflichtpraktikum abdeckt.

Ausnahmen: Es gibt Branchen, in denen Praktikanten laut Kollektivvertrag den Status von Arbeitnehmern haben, etwa das Gastgewerbe. Dazu siehe unten. Die meisten Kollektivverträge der Industrie machen Praktikanten zwar nicht zu Arbeitnehmern, sehen aber Vergütungen für sie vor.

Die wichtigsten Informationen über die Art des Pflichtpraktikums liefern die „Schulrechtlichen Bedingungen“. Sie geben vor, was der Praktikant in einer bestimmten Schulstufe in der Praxis lernen muss und welche praktischen Arbeiten er erledigen soll.

TIPP: Wenn du, als Anerkennung für die erbrachte Leistung, ein Taschengeld bezahlen möchtest, musst du den Praktikanten auf jeden Fall bei der ÖGK anmelden, da dadurch ein anmeldepflichtiges Arbeitsverhältnis entsteht. Anmeldungen können bei ELDA  einfach online erledigt werden. Im Feld „Beschäftigt als“ wird bei der Anmeldung „Praktikant mit Taschengeld“ eingetragen. Die Wirtschaftskammer empfiehlt, unter der Geringfügigkeitsgrenze (500,91 Euro monatlich für 2023) zu bleiben. Dadurch entstehen weniger Lohnnebenkosten, weil nur die Unfallversicherung zu zahlen ist.

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Entlohnung von Pflichtpraktikanten

Sobald ein Pflichtpraktikant weisungsgebunden ist, sich an betriebliche Arbeitszeiten halten muss und auch sonst organisatorisch im Unternehmen eingegliedert ist, liegt ein Arbeitsverhältnis vor. In diesem Fall muss ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden.

Wenn ein Ferialpraktikant sein Praktikum in Form eines Arbeitsverhältnisses absolviert, gelten auch sämtliche arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Das heißt, er muss laut Kollektivvertrag bezahlt werden, hat Anspruch auf Urlaub bzw. Urlaubersatzleistungen, auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und auf aliquote Sonderzahlungen. Die Entlohnung von Pflichtpraktikanten kann in den Kollektivverträgen geregelt sein.

Achtung: Es sollte bereits zu Beginn ein befristeter Arbeitsvertrag fixiert werden, da die Kündigungsfristen vor allem bei Angestellten meist zu lange sind und Kündigungstermine nur schwer eingehalten werden können. Arbeiter haben generell 14 Tage Kündigungsfrist, Angestellte bis zu fünf Monate!

Viele Kollektivverträge schließen Praktika von vornherein aus, etwa jene für Angestellte im Handwerk und Gewerbe. In dem Fall gelten weder der kollektivvertragliche Mindestbezug noch Sonderzahlungen und es muss ein ortsübliches bzw. der Branche angemessenes Entgelt bezahlt werden.

Sonderfälle 

Im Hotel- und Gastgewerbe können Pflichtpraktikanten ausschließlich im Rahmen von Arbeitsverhältnissen beschäftigt werden. Laut Gesetz gebührt Pflichtpraktikanten im Arbeiterbereich (Koch, Restaurantfachkraft, etc.) ein Entgelt in Höhe der Lehrlingsentschädigung für das dem Schuljahr entsprechende Lehrjahr.
Im Angestelltenbereich (Finanzbuchhalter, Marketingassistent, etc.) muss laut Gehaltstabelle eingestuft werden. Außerdem haben Pflichtpraktikanten im Gastgewerbe Anspruch auf aliquote Sonderzahlungen und Urlaubsersatzleistungen.

Auch in der Land- und Forstwirtschaft werden Praktika grundsätzlich in Form eines Arbeitsverhältnisses absolviert und es gelten die Regeln des Kollektivvertrags.

Personen, die bereits ein Studium abgeschlossen haben und noch ihr Praktikum absolvieren müssen, müssen auf jeden Fall bei der ÖGK angemeldet werden. Das gilt auch dann, wenn kein Dienstverhältnis vorliegt oder sie kein Entgelt beziehen! Wenn kein Entgelt bezahlt wird, wird als Beitragsgrundlage für das Jahr 2023 ein täglicher Arbeitsverdienst von 31,44 Euro herangezogen (monatlich 943,20 Euro).

Sichere dich rechtlich ab

Als Unternehmer musst du nachweisen können, dass du dem Praktikanten die entsprechende Ausbildung ermöglicht hast. Die Wirtschaftskammer empfiehlt daher, eine Praktikumsvereinbarung und eine Ausbildungsdokumentation zu erstellen, damit du auch vor Gericht nachweisen kannst, dass der Praktikant tatsächlich zum Zweck der Ausbildung in deinem Unternehmen tätig war. Übrigens: Kopier- und Schreibarbeiten sowie das Organisieren des Mittagessens sind keine Aufgaben, die ein Schüler einer höheren berufsbildenden Schule oder ein Student für seine Ausbildung braucht.

„Es ist nicht immer eindeutig klar, ob ein Arbeitsverhältnis vorliegt oder nicht. Einige dich bereits im Vorfeld mit dem Praktikanten über den Inhalt des Praktikums und führe genaue Aufzeichnungen über seine Tätigkeiten. So vermeidest du, später Zahlungen leisten zu müssen, die nicht vereinbart waren“, empfiehlt Rolf Gleissner, Spezialist für Arbeitsrecht bei der Wirtschaftskammer. „Kam man den Ausbildungsschwerpunkt nicht nachweisen, kann man im schlimmsten Fall auf ein Arbeitsverhältnis und somit zur Zahlung von Entgelt und Sozialversicherungsleistungen geklagt werden!“

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