Was Sie beim ersten Mitarbeiter beachten müssen

Am Anfang ist alles meist überblickbar: Der Unternehmer ist nicht nur Chef oder Chefin, sondern auch Sekretariat, Ein- und Verkauf, Marketing-Abteilung und vieles mehr. Aber sobald die Aufträge hereinkommen, wird die Belastung für eine Person zu viel, und wenn Sie jetzt nicht einige Funktionen abgeben, bleibt Ihnen irgendwann keine Zeit mehr, Ihr Produkt oder Ihre Leistung zu verkaufen. Also muss Hilfe her.

Anstellen oder Outsourcen?

Sie müssen nicht gleich jemanden anstellen, wenn Sie nicht alles selber machen wollen. Das erste, was abgegeben wird, sind – ohne Wertung – meist Buchhaltung und Büroreinigung. Aber auch Schreibarbeiten, graphische Leistungen, Werbung und vieles andere lassen sich einfach zukaufen.

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Allerdings bleiben in diesem Fall Koordination und Verantwortung zu einem nicht unbeachtlichen Teil bei Ihnen. Lässt sich das nicht mehr bewältigen, wird es Zeit für den nächsten Schritt: Die Anstellung eines Mitarbeiters.

Welche Aufgaben soll Ihr Mitarbeiter übernehmen?

Bevor Sie sich ganz konkret auf die Suche nach einem (oder mehreren) geeigneten Mitarbeiter(n) machen, beantworten Sie für sich folgende Fragen:

• Welche Aufgaben soll er übernehmen?
• Wie viel Zeit wird er dafür benötigen? Reicht eventuell eine Halbtagsanstellung?
• Berücksichtigen Sie Feiertage (in Österreich gibt es 13 gesetzliche Feiertage!), Urlaube (im Normalfall fünf Arbeitswochen), Krankenstände und andere Ausfälle. Bedenken Sie mögliche Stehzeiten.
• Ist die Anstellung zweier Halbtagskräfte statt einer Vollanstellung sinnvoller, um durchgehende Unterstützung zu gewährleisten?

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Mit welchen Kosten für einen Mitarbeiter müssen Sie rechnen?

Die Kosten für einen Dienstnehmer hängen von der Branche, der gewünschten Qualifikation und der Berufserfahrung ab.

Den rechtlichen Rahmen bildet in den meisten Fällen der Kollektivvertrag. Welcher genau anzuwenden ist, hängt von der Tätigkeit Ihres Unternehmens und Ihrer Gewerbeberechtigung ab. In Zweifelsfällen gibt die Wirtschaftskammer darüber Auskunft.

Innerhalb der Kollektivverträge wird je nach Verantwortung und Tätigkeit zwischen verschiedenen Beschäftigungsgruppen unterschieden. Die richtige Einstufung ist wichtig, denn bei Unterbezahlung drohen böse Überraschungen: Der Dienstnehmer könnte Sie nach Austritt klagen, die Krankenkasse kann Nachforderungen stellen, eine Strafe nach dem Sozialdumpinggesetz droht. Nehmen Sie daher unbedingt professionelle Unterstützung durch die Wirtschaftskammer und/oder eine Steuerberatung in Anspruch.

ACHTUNG: Zum vereinbarten Bruttomonatslohn/-gehalt kommen noch ca. 30 % an Lohnnebenkosten dazu, außerdem sind zwei weitere Monatsbezüge als Urlaubs- und Weihnachtsgeld auszuzahlen.

Wie sieht der Vertrag aus, den Sie mit einem Mitarbeiter abschließen?

Ein Dienstvertrag kann mündlich oder schriftlich abgeschlossen werden.

• Zumindest muss dem Dienstnehmer ein vom Dienstgeber unterschriebener Dienstzettel mit den wichtigsten Daten ausgestellt werden. Es ist ratsam, ihn auch vom Dienstnehmer unterschreiben zu lassen.
• Ein schriftlicher Dienstvertrag ist zu empfehlen, wenn Sie spezielle Regelungen über die Bezüge (z.B. Boni, Provisionen) oder Arbeitszeit (z.B. Gleitzeit) u.a. festlegen möchten.

Im Dienstvertrag oder auf dem Dienstzettel sollten neben der Kollektivvertrags-Einstufung und dem Lohn/Gehalt auch vom Angestelltengesetz abweichende Kündigungsfristen und -termine vereinbart werden, da die gesetzlichen für ein kleines und junges Unternehmen zu lang und unflexibel sind (z.B. Kündigung nur zum Quartalsende).

TIPP: Vereinbaren Sie eine Probezeit (maximal 1 Monat), in der das Dienstverhältnis ohne Frist und Begründung jederzeit beendet werden kann.

Dürfen Sie jeden anstellen?

Sofern der Dienstnehmer nicht EU-Staatsbürger ist oder eine dauerhafte Arbeitsbewilligung hat (z.B. Rot-Weiss-Rot-Karte), muss vor Arbeitsantritt eine Genehmigung beim zuständigen Arbeitsamt eingeholt werden, das kann bis zu vier Wochen dauern.

Wann müssen Sie ihren Mitarbeiter anmelden?

• Die Anmeldung des Dienstnehmers muss auf elektronischem Weg bei der Österr. Gesundheitskasse (ÖGK) erfolgen – und zwar vor Arbeitsantritt.
• Handelt es sich um Ihren ersten Mitarbeiter, müssen Sie davor noch eine Beitragskontonummer beantragen. Planen Sie daher eine Vorlaufzeit von etwa drei Tagen ein und lassen Sie das von einem Profi machen.
• Eine Aviso-Meldung per Fax können sie selbst machen, wenn die Zeit drängt.

Wie berechnen Sie, was Sie genau auszahlen müssen?

Wenn Sie nicht vom Fach sind, können Sie das kaum selbst bewältigen. Die komplexen Regelungen des Arbeitsrechts, Sozialversicherung- und Steuerrechts erfordern eine Abrechnung durch

• eine Steuerberatungskanzlei oder
• ein Personalverrechnungsbüro

Die Kosten der professionellen Personalverrechnung stehen in keinem Verhältnis zu dem Aufwand und dem Risiko das Sie eingehen, wenn Sie es selbst machen. Kostenintensiv ist nur eine hohe Mitarbeiter-Fluktuation, weil An- und Abmeldung und Endabrechnung viel mehr Aufwand verursachen als die laufende Abrechnung.  

Was müssen Sie noch beachten?

• Als Dienstgeber oder Dienstgeberin sind Sie verpflichtet, Aufzeichnung über Arbeitszeiten und Pausen zu führen.
• Außerdem haben Sie zahlreiche Meldepflichten (etwa bei Schwangerschaft einer Dienstnehmerin).
• Außerdem müssen Sie Ihre Dienstnehmer regelmäßig in Sicherheitsfragen unterweisen und dies auch dokumentieren.

Last, but not least

Beachten Sie, dass ihr Mitarbeiter vor allem in der Anfangsphase auch einen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen wird – schulen Sie ihn gut ein, das rechnet sich mittelfristig.

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