Wie und wann Selbständige Kilometergeld verrechnen können

Was ist das Kilometergeld?

Kosten, die durch eine beruflich bedingte Fahrt (Dienstreise) mit einem Auto oder Fahrrad entstehen, werden durch das Kilometergeld pauschal abgegolten. In der Einkommensteuererklärung wirken diese Pauschalen steuermindernd – Sie sollten Sie daher tunlichst genau aufzeichnen.

Wer hat Anspruch auf Kilometergeld?

Wenn Sie als Selbständige*r ein Auto, ein Motorrad oder ein Fahrrad für eine beruflich bedingte Fahrt verwenden, können Sie entsprechend Kilometergeld veranschlagen. Voraussetzungen:

• Die Fahrt ist beruflich bedingt.
• Der amtliche Höchstsatz wird nicht überschritten (30.000 KM bzw. 12.600 Euro/Jahr bei Auto/Motorrad und 1.500 KM bzw. 570 Euro/Jahr beim Fahrrad)
• Sie führen Aufzeichnungen zu den dienstlichen Fahrten (Fahrtenbuch)

Wenn Sie das Fahrzeug mehr als 50% beruflich nützen

Wenn Sie Ihr Fahrzeug über 50% beruflich nutzen, müssen Sie sämtliche Ausgaben dafür exakt verrechnen. Das bedeutet:

• Alle Rechnungen für Treibstoff, Wartung, Reparaturen etc. werden in die Buchhaltung aufgenommen.
• Der beruflich bedingte Anteil wird dann für die Steuer geltend gemacht.

ACHTUNG: Auch in dem Fall muss ein Fahrtenbuch vorhanden sein, um die beruflich gefahrenen Kilometer nachvollziehen zu können!

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Wenn Sie das Fahrzeug weniger als 50 % beruflich nützen

Nutzen Sie das Fahrzeug weniger als 50% beruflich, können Sie Kilometergeld verrechnen. Es steht Ihnen aber auch dann frei, die Ausgaben anteilsmäßig in die Buchhaltung zu nehmen. Der Nachweis erfolgt immer über das Fahrtenbuch.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Fahrtenbücher gibt es als Vordrucke im Fachhandel oder als App. Im Fahrtenbuch müssen Sie jede beruflich bedingte Reise genau dokumentieren. Angeben müssen Sie:

• Kilometerstand bei Start der Reise
• Datum und Uhrzeit der Reise
• Abfahrtsort und Ziel der Reise
• Zweck der Reise
• Kilometerstand am Ende der Reise
• Gefahrene Kilometer

Amtliche Kilometergeldsätze

Folgende Beträge pro Kilometer dürfen Sie verrechnen:

• PKW: 0,42 Euro/Kilometer
• Motorfahrräder und Motorräder: 0,24 Euro / Kilometer
• pro Mitfahrer 0,05 Euro / Kilometer
• Fahrrad/zu Fuß (ab 2 Kilometer): 0,38 Euro / Kilometer

Durch das Kilometergeld werden sämtliche Kosten rund um das Fahrzeug abgedeckt. Dazu gehören:

• Abschreibung/Wertverlust
• Benzin und Öl
• Wartung und Reparatur
• Zusatzausrüstung (Schneeketten etc.)
• Autoradio, Navigationsgerät
• Steuern und Gebühren
• Alle Versicherungen für das Fahrzeug
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten)
• Park- und Mautgebühren

Die Fahrt ins Büro

Auch die täglichen Fahrten von zu Hause ins Büro können Sie von der Steuer absetzen:

• Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen, können Sie die Fahrscheine absetzen,
• wenn Sie per Auto, Zweirad oder zu Fuß unterwegs sind, das Kilometergeld.

Beschränkungen beim Kilometergeld

Sie dürfen Kilometergeld maximal für 30.000 Kilometer pro Kalenderjahr geltend machen. Beim Fahrrad sind es maximal 1.500 Kilometer pro Kalenderjahr.

ACHTUNG: Wenn Sie sich für den amtlichen Kilometersatz entscheiden, können Sie keine höheren Kosten verrechnen – auch wenn Sie etwa eine kostspielige Reparatur machen lassen mussten. Sie müssten dann dem Finanzamt nachweisen, dass die tatsächlichen Kosten für ihre Dienstfahrten höher sind als der Kilometersatz, um die Differenz geltend zu machen.

TIPP: Wenn Sie Ihr Fahrzeug für weniger als 50% der Fahrten beruflich nutzen, ist es in der Regel einfacher (und finanziell auch vorteilhafter), Kilometergeld geltend zu machen, als das ganze Fahrzeug in die Steuer zu nehmen und für sämtliche Ausgaben den prozentuellen Anteil für die berufliche Nutzung zu errechnen.

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