Reisespesen: Was Selbständige von der Steuer absetzen können

Gleich vorweg ein Tipp: Auch Reisekosten anlässlich einer Weiterbildungsveranstaltung, z.B. Teilnahme an Seminaren, Workshops oder Kongressen, sind – sofern berufsbedingt – steuerlich absetzbar.

Wenn Sie beruflich unterwegs sind, oder auch länger verreisen müssen, können Sie die Reisekosten steuerlich absetzen.

Reisekosten sind:

1. Fahrtkosten (KFZ, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Fahrrad)
2. Kilometergelder
3. Nächtigungsaufwand
4. Verpflegungsmehraufwand (Diäten)
5. Nebenspesen

1. Fahrtkosten

Absetzen können Sie:

• die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnort und Dienstort sowie
• alle Aufwendungen für betrieblich veranlasste Fahrten.

Absetzbar sind immer die tatsächlichen Fahrtkosten wie Bahn- oder Flugtickets oder Taxikosten.

Wenn Sie einen Firmenwagen (betriebliches Fahrzeug) fahren, ergeben sich die Fahrtkosten aus der Abnutzung (Abschreibung) und den sonstigen mit dem Betrieb zusammenhängenden Kosten (Treibstoff, Versicherung, Steuer, Reparaturen).

• Grundsätzlich beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Nutzungsdauer für die Berechnung der Afa (Abschreibung) des PKW 8 Jahre, abhängig auch davon, ob der PKW im ersten Halbjahr oder im zweiten Halbjahr angeschafft wurde.
• Zu beachten ist außerdem die Luxustangente. Diese beträgt ? 40.000,-.
• Wenn es sich um einen vorsteuerabzugsberechtigten Klein-LKW oder Kleinbus handelt, kann die Nutzungsdauer entsprechend der wirtschaftlichen Nutzung kürzer sein.

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Nutzen Sie den Firmenwagen auch Privat, dann muss ein Privatanteil von den Aufwendungen herausgerechnet werden. Die Ermittlung der privat gefahrenen Kilometer erfolgt entweder durch die Führung eines Fahrtenbuchs oder durch den Ansatz eines Sachbezugs.

2. Kilometergeld

Wenn Sie das private Fahrzeug gelegentlich (weniger als 50 %) für Geschäftsreisen nutzen, dann können Sie auch das Kilometergeld von derzeit ? 0,42 (Stand 2019) pro Kilometer als Betriebsausgabe absetzen. In diesem Fall müssen Sie aber als Nachweis ein Fahrtenbuch führen!

3. Nächtigungskosten

Für die Übernachtung können Sie entweder einen Pauschalbetrag (ohne Beleg) oder die tatsächlichen Kosten für das Hotel geltend machen, wobei das Frühstück zu den Nächtigungskosten zählt.

Der Pauschalbetrag innerhalb Österreichs beträgt 15,00 Euro (inkl. Frühstück).

Wer geschäftlich ins Ausland muss, kann als Tages- und Nächtigungskosten jene Pauschalbeträge geltend machen, die in der Verordnung für die Reisen der Bundesbediensteten im Ausland festgesetzt wurden. Diese findet man in den Lohnsteuerrichtlinien LStR RZ 1405. 

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4. Verpflegungsmehraufwand (Diäten)

Damit Sie Diäten verrechnen dürfen, muss eine Reise im steuerlichen Sinn vorliegen. Das ist dann der Fall, wenn Sie mindestens 25 km vom Ort Ihrer Betriebsstätte entfernt sind, um betriebliche/berufliche Angelegenheiten zu erledigen.

Verpflegungsmehraufwand sind alle Mahlzeiten oder Getränke, die während der Geschäftsreise anfallen. Diese werden nicht mittels Beleg, sondern als Tagesdiäten geltend gemacht. Um den Verpflegungsmehraufwand als Pauschale abrechnen zu können, muss die Reise mindestens 3 Stunden dauern.

So wir der Verpflegungsmehraufwand berechnet:

• Ganzer Tag in Österreich: ? 26,40
• Jede angefangene Stunde (min. 3 Stunden): ? 2,20
• Wenn die Inlandsreise mehr als 11 Stunden dauert, können Sie den vollen Diätensatz geltend machen

ACHTUNG: Sind Sie länger oder auch immer wieder an einem Einsatzort, stehen Ihnen unter Umständen keine Diäten zu und zwar

• wenn Sie länger als fünf Tage durchgehend am gleichen Einsatzort waren.
• wenn Sie an einem Einsatzort unregelmäßig – also immer wieder einmal, jedoch öfter als 15 Tage im Jahr – tätig sind.

Dann wird der neue Einsatzort nämlich zum „Mittelpunkt der Tätigkeit“.

5. Nebenspesen

Kosten für Telefon, Internet und Trinkgelder (so letztere auf einer Rechnung/dem Kreditkartenauszug ausgewiesen sind), die durch die Reise anfallen, dürfen ebenfalls steuerlich abgesetzt werden. Die Belege sind der Reisekostenabrechnung beizulegen.

Wenn Sie „ein paar Tage privat anhängen“

Vor allem bei weiteren Reisen ist es verlockend, noch ein paar Tage privat anzuhängen. Dürfen in so einem Fall Reisespesen abgesetzt werden? Es kommt drauf an:

• Bei Reisen, bei denen eine Trennung in einen privaten und betrieblichen Teil nicht möglich ist, sind die Aufwendungen für die Reise nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Ist die Trennung klar nachvollziehbar (z.B. fünf Tage ausschließlich betrieblich, anschließend zwei Tage privater Urlaub), kann der Mehraufwand für Verpflegung und Unterkunft hinsichtlich des betrieblichen Anteils als Betriebsausgabe abgezogen werden. Auch die Kosten der Hin- und Rückfahrt sind in diesem Fall aufteilbar.

Wie soll die Reisespesenabrechnung aussehen?

Für jede Reise ist eine gesonderte Abrechnung zu erstellen. Eine gute Vorlage für eine Reisespesenabrechnung stellt die WKO kostenfrei zur Verfügung.

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