Jeder Selbständige schreibt in irgendeiner Form Rechnungen. Wie man so eine Rechnung schreibt, ist schon eine nicht so einfach zu beantwortende Frage, die aber bereits zu Beginn der Selbstständigkeit geklärt werden sollte.
Naheliegend ist es, am Anfang – solange es noch wenige Belege gibt – günstig und einfach zu starten. Mit Word oder Excel – das hat man ja bereits und muss nichts Neues kaufen. Dass diese Idee zumindest verlockend ist, liegt auf der Hand. Ist es allerdings wirklich so? Oder handelt man sich neben vielen Fehlerquellen Ärger, Mehrkosten und womöglich sogar rechtliche Probleme ein? Hier sind die 5 Top-Gründe, warum Sie Ihre Rechnungen nicht mit Word schreiben sollten.
Professionelles Design
Sicher sind Sie ein Profi im Erstellen von Word Dokumenten, die gut aussehen. Beim Erstellen von Rechnungen geht es allerdings um mehr. Welche Information muss man wohin auf die Rechnung schreiben? Ein professionelles Rechnungsprogramm gibt Ihnen die Sicherheit, dass alles an seinem Platz steht und Ihre Rechnung genau so toll ist, wie Ihr Unternehmen. So machen Sie Ihre Rechnung zu einer weiteren Visitenkarte für Ihre Professionalität.
Rechtlich einwandfrei
Wissen Sie Ihre nächste freie Rechnungsnummer? Sie müssen beim Rechnungen schreiben aufpassen, dass Ihre Rechnungsnummern fortlaufend und chronologisch vergeben werden. Sie könnten sonst bei einer Betriebsprüfung möglicherweise in Erklärungsnot kommen, wenn der Prüfer eine Lücke oder – noch schlimmer – zwei Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer entdeckt. Natürlich können Sie besonders drauf achten, dass Ihnen so ein Fehler nicht passiert. Aber wer ist schon perfekt? Wirklich ausschließen können Sie das nur, wenn Sie Ihre Rechnungen mit einer professionellen Rechnungssoftware schreiben. Nahezu alle Systeme am Markt vergeben die Rechnungsnummern automatisch und berücksichtigen dabei auch stornierte Rechnungen oder Gutschriften.
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Gesetzliche Besonderheiten abgedeckt
IGL, Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge usw. Sagt Ihnen das was und kennen Sie sich damit aus? Gratulation! Denn all diese vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Inhalte einer Rechnung richtig zu berücksichtigen, ist schon eine Meisterleistung. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit Word schreiben, kümmern Sie sich natürlich um alle diese Dinge selbst und wissen auch, dass es von Zeit zu Zeit Änderungen gibt, die Sie betreffen. Klingt gar nicht mal so spannend, oder? Würden Sie sich stattdessen nicht lieber mit einem Kunden beschäftigen, noch mehr Rechnungen schreiben oder etwas Freizeit genießen?
Überblick über Rechnungsstatus
Welche Rechnung ist denn schon bezahlt? Welches Angebot hat der Kunde bestellt? Welche Rechnungen sind noch zu schreiben? Viele zusätzliche Fragen. Wenn Ihre Profession im Prozessmanagement liegt, haben Sie sicher die richtigen Antworten darauf. Sein Sie sich im Klaren, dass es keinerlei Unterstützung für Sie geben wird, wenn Sie Ihre Rechnungen in Word schreiben. Niemand wird Ihnen sagen, dass eine Rechnung bereits überfällig ist und Sie eine Zahlungserinnerung senden könnten. Niemand kontrolliert den Status Ihrer Angebote und deckt zusätzliches Umsatzpotenzial auf. Niemand erinnert Sie an regelmäßig wiederkehrende Rechnungen. Das erscheint komplex? Stimmt. Aber mit der richtigen Software können Sie Ihren Backoffice-Prozess wunderbar gestalten und haben den Kopf frei für wichtigere Dinge.
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Keine Flüchtigkeitsfehler
Auch wenn Sie ein Office-Experte sind – ist es wirklich so viel einfacher? Es kann schnell passieren, dass man eine bestehende Rechnung aufmacht, das Datum, den Kunden oder Rechnungspositionen ändert und dann versehentlich statt auf „Speichern unter“ auf „Speichern“ klickt. Kommt Ihnen bestimmt bekannt vor, oder? Und sobald die alte Rechnung überschrieben ist, gilt sie als geändert – und Änderungen im Nachhinein sind ein Tabu beim Rechnung schreiben! Kleine Fehler, die aber für das Finanzamt einen großen Unterschied machen, passieren also sehr schnell, wenn Sie Ihre Rechnungen mit Word schreiben. Das Korrigieren kostet viel Zeit. Wenn Sie ehrlich sind, ist Office alles andere als einfach und kostet auch noch viel Zeit. Und im schlimmsten Fall sogar auch Geld.
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damit wir Ihr Konto freischalten.
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