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So geht selbständig.

Fünf Gründe, warum du Rechnungen nicht mit Word schreiben solltest

Rechnungen schreiben soll Spaß machen. Mit einer Rechnungssoftware erledigst du die Rechnungslegung rasch, sicher und unkompliziert.

Jeder Selbständige schreibt in irgendeiner Form Rechnungen. Wie man so eine Rechnung schreibt, ist schon eine nicht so einfach zu beantwortende Frage, die aber bereits zu Beginn der Selbstständigkeit geklärt werden sollte.

Naheliegend ist es, am Anfang – solange es noch wenige Belege gibt – günstig und einfach zu starten. Mit Word oder Excel – das hat man ja bereits und muss nichts Neues kaufen. Dass diese Idee zumindest verlockend ist, liegt auf der Hand. Ist es allerdings wirklich so? Oder handelt man sich neben vielen Fehlerquellen Ärger, Mehrkosten und womöglich sogar rechtliche Probleme ein? Hier sind die fünf Top-Gründe, warum du deine Rechnungen nicht mit Word schreiben solltest.

Professionelles Design

Sicher bist du ein Profi im Erstellen von Word Dokumenten, die gut aussehen. Beim Erstellen von Rechnungen geht es allerdings um mehr. Welche Information muss man wohin auf die Rechnung schreiben? Ein professionelles Rechnungsprogramm gibt dir die Sicherheit, dass alles an seinem Platz steht und deine Rechnung genau so toll ist, wie dein Unternehmen. So machst du deine Rechnung zu einer weiteren Visitenkarte für deine Professionalität.

Rechtlich einwandfrei

Weisst du deine nächste freie Rechnungsnummer? Du musst beim Rechnungen schreiben aufpassen, dass deine Rechnungsnummern fortlaufend und chronologisch vergeben werden. Du kannst sonst bei einer Betriebsprüfung möglicherweise in Erklärungsnot kommen, wenn der Prüfer eine Lücke oder – noch schlimmer – zwei Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer entdeckt. Natürlich kannst du besonders darauf achten, dass dir so ein Fehler nicht passiert. Aber wer ist schon perfekt? Wirklich ausschließen kannst du das nur, wenn du deine Rechnungen mit einer professionellen Rechnungssoftware schreibst. Nahezu alle Systeme am Markt vergeben die Rechnungsnummern automatisch und berücksichtigen dabei auch stornierte Rechnungen oder Gutschriften.

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Gesetzliche Besonderheiten abgedeckt

IGL, Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge usw. Sagt dir das was und kennst du dich damit aus? Gratulation! Denn all diese vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Inhalte einer Rechnung richtig zu berücksichtigen ist schon eine Meisterleistung. Wenn du deine Rechnungen mit Word schreibst, kümmerst du dich natürlich um alle diese Dinge selbst und weisst auch, dass es von Zeit zu Zeit Änderungen gibt, die dich betreffen. Klingt gar nicht mal so spannend, oder? Würdest du dich stattdessen nicht lieber mit einem Kunden beschäftigen, noch mehr Rechnungen schreiben oder etwas Freizeit genießen?

Überblick über den Rechnungsstatus

Welche Rechnung ist denn schon bezahlt? Welches Angebot hat der Kunde bestellt? Welche Rechnungen sind noch zu schreiben? Viele zusätzliche Fragen. Wenn deine Profession im Prozessmanagement liegt, hast du sicher die richtigen Antworten darauf. Sei dir im Klaren, dass es keinerlei Unterstützung für dich geben wird, wenn du deine Rechnungen in Word schreibst. Niemand wird dir sagen, dass eine Rechnung bereits überfällig ist und du eine Zahlungserinnerung senden könntest. Niemand kontrolliert den Status deiner Angebote und deckt zusätzliches Umsatzpotenzial auf. Niemand erinnert dich an regelmäßig wiederkehrende Rechnungen. Das erscheint komplex? Stimmt. Aber mit der richtigen Software kannst du deinen Backoffice-Prozess wunderbar gestalten und hast den Kopf frei für wichtigere Dinge.

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Keine Flüchtigkeitsfehler

Auch wenn du ein Office-Experte bist – ist es wirklich so viel einfacher? Es kann schnell passieren, dass man eine bestehende Rechnung aufmacht, das Datum, den Kunden oder Rechnungspositionen ändert und dann versehentlich statt auf „Speichern unter“ auf „Speichern“ klickt. Kommt dir bestimmt bekannt vor, oder? Und sobald die alte Rechnung überschrieben ist, gilt sie als geändert – und Änderungen im Nachhinein sind ein Tabu beim Rechnung schreiben! Kleine Fehler, die aber für das Finanzamt einen großen Unterschied machen, passieren also sehr schnell, wenn du deine Rechnungen mit Word schreibst. Das Korrigieren kostet viel Zeit. Wenn du ehrlich bist, ist Office alles andere als einfach und kostet auch noch viel Zeit. Und im schlimmsten Fall sogar auch Geld.

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