Plötzlich Chef: Was zu bedenken ist, bevor Sie Mitarbeiter anstellen

Schritt 1: Formulieren Sie die Aufgaben

Gerade für Unternehmen, die noch keine Mitarbeiter haben, ist diese Aufgabe oft eine große Herausforderung. Der oder die Selbständige haben bisher alles selbst gemacht und gewusst – und müssen nun quasi einen Teil Ihrer selbst abgeben.

Setzen Sie sich in Ruhe hin und analysieren Sie:

• Welche Aufgabenbereiche gibt es?
• Zu welcher Zeit fallen welche Aufgaben an?
• Was davon täglich, was vielleicht nur wöchentlich oder monatlich?
• Ordnen Sie jeder Aufgabe ihren Zeitaufwand zu.

Ihr Unternehmen ist einzigartig – es gibt hier kein Schema F!

Viel Kleinunternehmer möchten aus Kostengründen mit einer geringfügigen oder Teilzeitbeschäftigung starten. Bedenken Sie aber: Ein neuer Mitarbeiter hat nicht das Know-how, das Sie als Gründer haben – er wird also länger für einzelne Aufgaben benötigen bzw. erst viel lernen müssen.

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EIN BEISPIEL: Sie suchen jemanden, der Angebote schreibt. Das mag Ihnen rasch von der Hand gehen, ein Assistent muss aber erst viel über das Unternehmen lernen, bevor er diese Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit ausführen kann.

Schritt 2: Hinterfragen Sie, ob Sie zur Chefin, zum Chef geeignet sind

Als Chefin oder Chef müssen Sie Entscheidungen treffen, Mitarbeiter motivieren, Konflikte aushalten und aufarbeiten. Sie müssen delegieren können. Sie müssen sich der Grenze zwischen sich und den Mitarbeitern bewusst sein. Und Sie tragen auch die Verantwortung für die Einhaltung einer Reihe von Gesetzen.

Gehen Sie in sich und überlegen Sie, welche der notierten Aufgaben Sie auch abzugeben bereit sind. Darf ein Mitarbeiter Ihre Buchhaltungszahlen kennen? Fühlen Sie sich wohl damit, wenn jemand anderes Ihre Stammkunden kontaktiert? Seien Sie ehrlich zu sich! Vielen Kleinunternehmern fällt es anfangs schwer, Verantwortung zu delegieren.

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Schritt 3: Gruppieren Sie Aufgaben zu einem Anforderungsprofil

Ordnen Sie nun einzelne Aufgaben zu einem Anforderungsprofil – immer im Bewusstsein, dass Sie bereit sind, diese Bereiche auch tatsächlich zu delegieren. Vor allem motivierte Mitarbeiter suchen rasch wieder das Weite, wenn sie sich langweilen oder unterfordert sind.

Schritt 4: Vergleichen Sie Ihr Anforderungsprofil mit der Realität des Arbeitsmarkts

Sie haben nun das Profil Ihres idealen Mitarbeiters – aber gibt es den tatsächlich auch am Arbeitsmarkt? Falls die gesuchte Person bestimmte Fähigkeiten mitbringen muss: Gibt es dafür überhaupt eine Ausbildung in Österreich? Wie lässt sich die Funktion beschreiben? Seien Sie realistisch!

Vergleichen Sie also Ihr Anforderungsprofil auch mit den gängigen Marktkriterien. Die meisten Kleinunternehmen suchen – nicht zuletzt aus Kostengründen – online nach Mitarbeitern. Bedenken Sie: Auf den Plattformen werden Ihre Suchbegriffe verschlagwortet, damit sie von den Job-Kandidaten gefunden werden. Bei zu exotischen Suchanfragen laufen Sie Gefahr, dass Ihr Angebot kaum aufgerufen wird. 

Und: Sie selbst sind sich natürlich nicht zu schade, jede Aufgabe in Ihrem Unternehmen zu übernehmen. Ein gut ausgebildeter Mitarbeiter wird aber wahrscheinlich nicht begeistert sein, wenn er neben seinen Marketingaufgaben auch den Boden reinigen soll.

Schritt 5: Prüfen Sie, ob Sie die Rahmenbedingungen für einen Mitarbeiter erfüllen

Viele Kleinunternehmer haben ihren Arbeitsplatz in privaten Räumen: ein Schreibtisch im Wohn- oder Arbeitszimmer, ein Computer, ein Drucker – viel mehr ist oft nicht nötig.

Sobald ein Mitarbeiter da ist, ändert sich die Situation grundlegend. Ihr Unternehmen hat jetzt einen „offizielleren“ Charakter. Ihr Mitarbeiter braucht einen Arbeitsplatz, einen Computer, ein Telefon, einen Raum für persönliche Dinge. Vergessen Sie nicht auf die Kosten, die sich dadurch zusätzlich zu den Lohnkosten für Sie ergeben.

Diese Punkte sollten Sie schon vor den ersten Jobinterviews klären: Ihre Bewerber wollen im Gespräch mit Ihnen das Gefühl bekommen, dass es einen angemessenen Platz für Sie gibt – und nicht mit Provisorien vertröstet werden.

Auch mag nicht jeder Mitarbeiter automatisch zum Teil der Familie werden. Überlegen Sie, was Sie gegebenenfalls ändern müssen – und ob Ihre Suche zu Ihrer Arbeitssituation passt.

TIPP: Überlegen Sie, was Sie für einen Mitarbeiter attraktiv macht! Viele potentielle gute Mitarbeiter schreckt es ab, wenn die Rahmenbedingungen nicht passen!

Schritt 6: Kalkulieren Sie, wie viel Zeit und Geld Sie für die Mitarbeitersuche aufbringen können

Hier verkalkulieren sich viele. Denn meist beginnt man mit der Mitarbeitersuche, wenn schon der Hut brennt und man nicht mehr weiß, wie man all die Aufträge abwickeln soll – und entsprechend knapp ist dann die Zeit, die man für Suche und Einschulung erübrigen kann.

Bedenken Sie, dass Sie erst die oben angeführten Punkte klären müssen, bevor Sie mit der eigentlichen Suche beginnen – die dann in der Regel zwei bis sechs Monate dauert.

Bedenken Sie auch die Kosten für Inserate und die Zeit, die Sie für die Bewerbungsgespräche aufbringen müssen – und in der Sie daher nicht produktiv sein können.

Wie viel Zeit Sie für die Einschulung kalkulieren sollen, hängt natürlich von der Art der Tätigkeit und der Position ab. Gute Mitarbeiter verdienen es, dass Sie sich dafür Zeit nehmen.

TIPP: Planen Sie vorausschauend. Beginnen Sie mit der Mitarbeitersuche nicht erst, wenn gar nichts mehr geht.

Schritt 7: Passen Sie Ihre Unternehmensstrukturen an die neue Situation an

Besonders beim ersten Mitarbeiter ergeben sich viele Fragen und neue Aufgaben, etwa: Wie soll die Ablage funktionieren? Welche Regeln gibt es im Umgang mit Kunden? Wie funktioniert die Abstimmung reibungslos?

Viele Kleinstunternehmen haben keine klar definierten Abläufe. Sobald aber ein Mitarbeiter da ist, muss ein System gefunden werden. Auch das ist oft eine Herausforderung: Nicht jeder Selbständige ist ein Spezialist für Betriebsorganisation.

Sehen Sie der Tatsache ins Auge: Mit jedem Mitarbeiter fangen Sie von vorne an. Wie in einem Puzzle müssen alle Tätigkeiten, Vertretungen und Urlaube aber auch der Austausch von Wissen und Kommunikation verzahnt sein.

TIPP: Überlegen Sie vom Start weg, wie Ihr Wissen im Unternehmen bleibt. Wenn Sie ein Mitarbeiter vielleicht nach fünf Jahren wieder verlässt: Bleiben dann etwa seine Kontakte in Ihrem Unternehmen? Oder sind die nur auf seinem privaten Handy gespeichert? Lassen sich alle Firmendaten bequem downloaden und mitnehmen? Führen Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen ein!

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