Betriebliche Notfallplanung: Was passiert, wenn du ausfällst?

Notfallpläne, die die eigene Person betreffen, sind für die meisten Menschen unangenehm und werden daher gerne verdrängt. Doch Corona hat auch hier bei nicht Wenigen ein Umdenken bewirkt. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollte jede Chefin, jeder Chef folgende Szenarien durchdenken:

• Wenn ich als Geschäftsführer oder Inhaber plötzlich durch Krankheit oder Unfall für längere Zeit ausfalle: Was würde passieren?
• Wenn ich als Chef oder Chefin vor vier Wochen gestorben wäre: Könnte das Unternehmen ohne mich fortbestehen, könnten die Arbeitsplätze erhalten bleiben?
• Wäre meine Familie wirtschaftlich abgesichert? Wie ginge es mit den wichtigsten Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern weiter?

Es muss ja nicht gleich das Schlimmstmögliche eintreffen, aber auch wenn du „nur“ für einige Wochen ausfällst:

• Wer kann und soll sich dann um das Unternehmen kümmern?
• Wer nimmt, vorübergehend oder dauerhaft, die wichtigsten Aufgaben im und für das Unternehmen wahr? Wer trifft die operativen und eventuell auch strategischen Entscheidungen?

Ohne entsprechende Vorbereitungen kann es einfach zu einem kurz- und mittelfristigen Betriebsstillstand kommen oder der Betrieb ist überhaupt zu schließen!

Notfallplanung mit Zusatznutzen

Willkommener Nebeneffekt: Eine betriebliche Notfallplanung hilft, das Thema der Übergabe rechtzeitig – und früher, als gemeinhin üblich – anzugehen! Betrachte deinen Plan also als Vorarbeit zur Nachfolgeplanung, egal ob familienintern oder extern.

Doch auch wenn dein Nachfolger bzw. deine Nachfolgerin schon feststeht, aber noch nicht in der Lage oder persönlich/fachlich bereit ist, das Ruder zu übernehmen, musst du Vorsorge für den Fall des Falles treffen.

Was umfasst betriebliche Notfallplanung?

Das Wichtigste vorab: Kommuniziere klar und zweifelsfrei, ab wann der Notfallplan in Kraft tritt und wer im Ernstfall zu verständigen ist.

Weiters: Notiere detailliert, wo die Unterlagen und Informationen für eine betriebliche Notfallplanung aufbewahrt werden. Dazu gehören:

• personelle Unternehmensweiterführung
• wichtige Ansprechpartner
• Dokumentation der Organisation, Prozesse und Kompetenzen
• Zugänge und Schlüssel
• wichtige Unterlagen
• Informationen über registrierte Verfügungen wie Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Testament

Checkliste für die Notfallplanung

Das Wichtigste, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

Personelle Unternehmensweiterführung 

• Benenne Entscheidungsträger und Stellvertreter im Unternehmen (Geschäftsführer, Prokuristen bzw. General-, Spezialbevollmächtigte).
• Definiere weitere Schlüsselpersonen, deren Rolle und formelle/informelle Stellung in der Organisation.

Wichtige Ansprechpartner (Krisenstab)

Notiere Kontaktdaten und Erreichbarkeit von

• betriebsinterne Schlüsselpersonen
• Rechtsanwalt
• Steuerberater, Unternehmensberater
• Banken- und Versicherungsberater

Dokumentation der Organisation

Eine Dokumentation von Prozessen und Kompetenzen, erleichtert vertretenden Personen, sich rasch zurechtzufinden und in deinem Sinne zu handeln. Dokumentiere

• die Organisationsstruktur des Unternehmens (inkl. externer Dienstleister)
• Aufgaben und Kompetenzen
• Kernprozesse im Unternehmen

Schlüssel und Zugänge

Ebenso wichtig wie die Schlüssel zum Unternehmen sind Passwörter und Zugangsdaten zu digitalen Services. Hinterlegen Sie (an einem sicheren Ort!):

• die Passwörter zu Social Media- und E-Mail-Konten, Zugänge zu Datenbanken, zu Online-Programmen und Abos, CMS-Zugänge und ähnliches;
• Hardware-Passwörter und Zugänge für PCs, Laptops, Computer, Tablets und Mobiltelefonen, WLAN und dergleichen;
• Finanzzugänge zu Firmen- und Privatkonten, Zeichnungsberechtigungen, Zugänge zu Online-Banking, Online-Börsen und Online- Vermögensverwaltungen, Losungsworte zu gemeinsamen Sparbüchern, etc.
• (General-)Schlüssel für Fahrzeuge, Betrieb, besonders geschützte Räume, Tresor, Bankschließfächer, Depots, ...

Wichtige weitere Unterlagen

• Bank-, Leasing- und Versicherungsunterlagen
• eine Aufstellung von Bankkonten und Bankvollmachten
• Verträge mit Lieferanten, Kunden, Vertriebspartnern, Vermittlern, ...
• registrierte Verfügungen wie Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Testament Erbvertrag

%MEDIUM-RECTANGLES%

Fazit

Gerade in diesen herausfordernden Zeiten mit zunehmender Komplexität und breiterer Digitalisierung ist betriebliche Notfallplanung ein Muss! Vielleicht fällt sie dir ja ein wenig leichter, wenn du an den positiven Effekt für deine Unternehmensnachfolge denkst.

Weiterlesen: Wissen Sie, welche Risiken Ihren Betrieb bedrohen können?

Weiterlesen: Wann brauche ich Notfall-, Krisen- oder Business Continuity-Management?

Weiterlesen: Betriebsnachfolge: So wählen Sie den richtigen Nachfolger