Second Hand fürs Büro: So lohnt sich der Kauf

Gebrauchtes liegt im Trend. Es ist günstiger, nachhaltiger und meist auch individueller. Wer auf willhaben, ebay & Co einkauft, muss aber einiges beachten, damit der Einkauf auch steuerlich geltend gemacht werden kann.

Einkommensteuer

Angenommen, Sie kaufen einen Schreibtisch für Ihr Büro auf willhaben.at. Dann benötigten Sie irgendeine Art von Beleg, um die Kosten dafür als betriebliche Ausgabe in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen zu können.

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Tipp: Drucken Sie sich die Anzeige aus, aus der die Beschreibung und der Preis sowie die Kommunikation mit dem Verkäufer hervorgeht. Lassen Sie sich vom Verkäufer auf diesem Ausdruck schriftlich bestätigen, dass er den entsprechenden Betrag von Ihnen erhalten hat.

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Umsatzsteuer

Verkäufe und Käufe auf Anzeigenportalen sind normalerweise Privatverkäufe, bei denen keine Rechnung ausgestellt wird. Wenn Sie daher den Schreibtisch um 200 € kaufen, bezahlen Sie keine Umsatzsteuer und können sich dann natürlich auch keine Vorsteuer abziehen!

ACHTUNG:

• Wenn Sie gebrauchte Gegenstände aus Ihrem Unternehmen verkaufen – z.B. ausgemusterte Büroschränke, Computer, Monitore – dann müssen Sie als Unternehmer auf jeden Fall Umsatzsteuer verrechnen.
• Wenn Sie aber etwas privat verkaufen, lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, Umsatzsteuer-Rechnungen auszustellen. Denn wenn Sie das tun, müssen Sie die erhaltene Umsatzsteuer auch an das Finanzamt abführen.

Abschreibung

Bei größeren Anschaffungen gilt es auch, die Abschreibungsdauer festzustellen. Für PKWs und Kombis gibt es eine gesetzlich festgelegte Nutzungsdauer von 8 Jahren.
Wenn Sie also etwa einen gebrauchten PKW kaufen, müssen Sie  herausfinden, wie lange dieser bereits genutzt wurde. Das Datum der Erstzulassung lässt sich meist recht einfach durch einen Blick in den Zulassungsschein feststellen. Die gesetzliche Nutzungsdauer abzüglich der Jahre, in denen das Fahrzeug bereits genutzt wurde, ergibt die Restnutzungsdauer. Diese ist für Sie relevant.

Ein Beispiel: Sie kaufen am 15. Jänner 2018 einen gebrauchten Ford, der erstmals im Februar 2013 zugelassen wurde um 12.000 €. Dieser PKW wird normalerweise auf 8 Jahre abgeschrieben:
Bereits abgeschriebene Jahre: 5 (2013-2018)
Noch abschreibbare Jahre = Restnutzungsdauer: 3 (2018-2021)

Das heißt: Sie können bis 2021 jährlich eine Abschreibung von 4.000 € (12.000/ 3 Jahre) geltend machen. Wenn Sie das erworbene Gebrauchtfahrzeug noch im ersten Halbjahr in Betrieb nehmen, steht Ihnen die Ganzjahresabschreibung in Höhe von € 4.000,00 zu.

Eine Abschreibung ist nur bei abnutzbarem Anlagevermögen möglich. Der durch die Nutzung bedingte Wertverlust ist in Form der jährlichen oder halbjährlichen Abschreibung als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen. Daher unterliegen Antiquitäten oder Kunstgegenstände wie Gemälde, Skulpturen oder Wandteppiche gemäß den Einkommen­steuer­­richtlinien keiner Abschreibung, da sie durch die Nutzung nicht entwertet werden. Werden somit Kunstgegenstände, wie etwa alte Möbel, Bilder oder Skulpturen zur Ausstattung von Betriebsräumlichkeiten wie Büros oder Ordinationen – also ausschließlich betrieblich – verwendet, können diese nicht abgeschrieben werden.

Was gilt steuerlich als Antiquität? Darunter versteht das Steuergesetz einen Gegenstand, der älter als 150 Jahre ist oder dem aufgrund der Herkunft aus einer besonderen Stilepoche (z.B. Möbelstücke aus der Zeit des Jugendstils) ein besonderer Wert zukommt.

Bei Antiquitäten ist auch eine Angemessenheitsgrenze der Höhe nach zu berücksichtigen. Maßgeblich für die Höhe des Betrags ist der Vergleich mit einem zweckentsprechenden (qualitativ hochwertigen) neuen Möbelstück oder Einrichtungsgegenstand (z.B. Schreibtische oder Schränke), das eine entsprechende Funktion erfüllt. Ergibt ein derartiger Vergleich, dass die Anschaffungskosten der Antiquität um mehr als 25 % höher sind, ist der 100 % übersteigende Betrag als unangemessen auszuscheiden. Die Angemessenheitsprüfung der Höhe nach unterbleibt bei Anschaffungskosten bis max. € 7.300,00.

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