Ohne E-Mails, SMS oder Whatsapp ist der Arbeitsalltag heute kaum noch vorstellbar. Mit der schnellen Übermittlung von Nachrichten, Aufträgen und Bestellungen ließe sich theoretisch viel Zeit sparen. Praktisch „vertrödeln“ die meisten jedoch mehrere Stunden in der Woche, weil eine wahre Mail-Flut über sie hinweg schwappt. Diese vier Tipps helfen Ihnen, den täglichen Kampf gegen die digitale Post-Schwemme zu gewinnen.
1. Schauen Sie einfach seltener ins Postfach
Das Wichtigste ist Ihr Kerngeschäft. Lassen Sie sich die Zeit dafür nicht von der täglichen Nachrichten-Flut rauben. Jeder Blick in den Mail-Account reißt Sie aus Ihrer Konzentration und verhindert, dass Sie zügig vorankommen. Und wetten, dass nicht einmal die Hälfte aller elektronischen Mitteilungen wichtig für Ihre wesentlichen Tätigkeiten ist?
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Wer nicht bei jedem „Pling-“ oder Blinksignal sein Mail-Konto öffnet, sondern nur alle zwei bis drei Stunden, hat schon viel gewonnen. Manche Experten behaupten sogar, es reiche aus, nur zweimal am Tag nach der Post zu sehen. Mit dem Hinweis, früher hätten Sie ja auch nicht den ganzen Tag auf den Briefträger gelauert.
Wenn Sie der Neugier nicht widerstehen können, schalten Sie die Mail-Signale besser aus. Auch Empfangs- und Lesebestätigungen sollten Sie außer Betrieb setzen. In den allermeisten Fällen sind sie überflüssig.
2. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Nachrichten
Auch die Anzahl der eingehenden Online-Nachrichten sollten Sie reduzieren. Wichtig ist dazu natürlich ein funktionierender Spam-Filter, der den Nachrichtenmüll direkt aussortiert. Zwar verirrt sich ab und zu noch einmal eine wichtige Mitteilung in den E-Papierkorb, aber es reicht in der Regel, einmal am Tag hier nachzuschauen. Am besten, bevor Sie den Arbeitstag beenden.
Definieren Sie außerdem Schlüsselwörter und Personen, von denen Sie gar nichts wissen wollen und aktivieren Sie die Funktion „automatisch löschen“.
Es empfiehlt sich, auch die Verteiler, die Sie täglich – über was auch immer – informieren, auf ein Minimum zu beschränken. Lassen Sie Ihre Mailadresse aus allen Newslettern streichen, die Sie nicht unbedingt benötigen. Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob Sie bestimmte Nachrichten gebrauchen können, richten Sie dafür einen eigenen Ordner ein. Schaffen Sie es in absehbarer Zeit nicht, sich diesen Ordner näher anzusehen, sollten Sie sich davon trennen.
3. CC-Funktion sparsam einsetzen
Falls Sie Mitarbeiter haben: Stellen Sie gleich Regeln für den Umgang mit der CC-Funktion auf. Denn jede dieser Nachrichten, über die Sie und andere in Kopie gesetzt werden, zieht mehrere Antworten nach sich, die wiederum geschrieben und gelesen werden müssen. Das kostet unnötig Zeit und Arbeitskraft – und geschafft ist noch nichts.
Müssen Sie immer über jede Kleinigkeit informiert werden? Wenn nein, delegieren Sie bestimmte Aufgaben und vertrauen Sie auf die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Damit Sie trotzdem im Zweifel informiert sind, sollten die Mitarbeiter jedes Projekt/jeden Auftrag nachvollziehbar dokumentieren, beispielsweise, indem sie alle Absprachen in eine Datei packen und diese kurz kommentieren.
4. Ungelesenes liegenlassen oder archivieren
Ist es sinnvoller, noch ungelesene Nachrichten im Postfach liegen zu lassen oder sie in Ordner zu sortieren? Darüber sind sich die Experten uneins. Es ist wohl eine Geschmackssache. Denn auch das Einsortieren kostet Zeit und erfordert ein ausgeklügeltes Ordnungssystem. Die meisten Mail-Anbieter haben ohnehin eine Suchfunktion, mit der sich Absender, Adressaten und Betreffs gut finden lassen. Damit Sie trotzdem nicht den Überblick verlieren, sollten Sie aber alles, was schon länger als vier Wochen im „Postkasten“ schmort, entweder richtig archivieren oder noch besser: löschen.
Weiterlesen: Fünf unverzichtbare Regeln für Ihre geschäftlichen Mails
damit wir Ihr Konto freischalten.
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