Was noch vor einigen Jahrzehnten wie eine Zukunftsvision klang, ist längst Realität: Entfernungen spielen heute keine Rolle mehr. Nie war es einfacher, mit Menschen weltweit zu kommunizieren – und zwar in Echtzeit. Davon profitieren auch Unternehmensgründer und Selbstständige: Mit digitalen Werkzeugen wie Videokonferenzen oder Messengerdiensten lassen sich Mitarbeiter im Büro nebenan genauso einbinden wie Kooperationspartner auf der anderen Seite des großen Teiches.
Mühelos formieren sich Projektgruppen über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg, treffen sich Kollegen in digitalen Konferenzräumen, bearbeiten gemeinsam Dokumente in Echtzeit und bilden Arbeitsfortschritte per Mausklick für jeden nachvollziehbar ab. Präsenzinformationen zeigen an, ob ein Kollege in Übersee verfügbar oder gerade beschäftigt ist, Nachrichten lassen sich per Messenger schnell und unbürokratisch übermitteln. Die Basis dafür schaffen Technologien aus dem Bereich Unified Communication & Collaboration (UCC). Sie sorgen dafür, dass die virtuelle Zusammenarbeit rund läuft. Hier die wichtigsten Werkzeuge im Überblick:
Blogs und Wikis
... machen gemeinschaftliches Wissen anderen systematisch zugänglich. Während virtuelle Projektteams in Blogs beispielsweise den Fortlauf ihrer Arbeit dokumentieren können, eignen sich Wikis für den Aufbau von Handbüchern, Unternehmensglossaren oder die Erklärung wichtiger Abläufe und -strukturen.
Beispiele: MediaWiki, Pmwiki, MoinMoin, Google Sites, DokuWiki, Twiki, Wikidot, Wikispaces
Instant Messaging
... schließt die Lücke zwischen Telefon und E-Mails. Entsprechende Lösungen ermöglichen, Daten und Dokumente in Echtzeit auszutauschen und Präsenzinformationen anderer Teammitglieder auf einen Blick zu erkennen.
Beispiele: Jabber, BigAnt, Google Hangouts, Skype, Slack, eBuddy, ICQ, Circuit
Mindmapping
... hilft virtuellen Teams, ihre Ideen zu sammeln und übersichtlich zu strukturieren. Nicht jeder ist auf Knopfdruck kreativ. Beim kollaborativen Mindmapping lassen sich Ideen orts- und zeitunabhängig finden – wem eine Idee durch den Kopf schießt, der trägt sie einfach online in die Mindmap ein.
Beispiele: MindMeister, SpicyNodes, Mind42, Creately
Projektmanagement-Tools
... bieten einen einfachen Weg, um Projekte, virtuelle Teams, Aufgaben, Termine und Dokumente professionell zu verwalten und Arbeitsteams effizient zu organisieren.
Beispiele: Office 365, Trello, Basecamp, Projectplace
Screen-, File- und Application Sharing
... dient der Übertragung von Inhalten an einen oder mehrere andere Computer. Während beim Screen-Sharing lediglich die Bildschirmansicht (z.B. in Form einer Präsentation) geteilt wird, können durch File- und Application-Sharing mehrere Beteiligte Dateien oder Programme gleichzeitig nutzen und bearbeiten.
Beispiele: Team Viewer, Chrome Remote Desktop, Skype, Office 365, Dropbox, Ge.tt, WeTransfer, Firefox Send, Google Docs, Zoho Docs
Enterprise Social Networks
... vernetzen als eine Art unternehmensinternes Facebook ortsunabhängig interne und externe Mitarbeiter. Sie sind im Handumdrehen per Webbrowser zugänglich, verschlanken und intensivieren Kommunikationsprozesse und fördern den Austausch virtueller Teams. Experten lassen sich schnell finden, unternehmensweites Wissen gezielt steuern.
Beispiele: Yammer, Stackfield, Swabr, Circuit
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Video-und Audioconferencing
... schaffen die Basis für eine effiziente und standortübergreifende Zusammenarbeit. Besprechungen können orts- und zeitunabhängig ad hoc anberaumt, zeitaufwändige Reisen und die damit verbundenen Kosten reduziert werden.
Beispiele: Office 365, Skype for Business, iMeet, WebEx, Google Hangouts, Circuit
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