Steuerprüfung: Wann bin ich dran? Wie läuft sie ab?

Tatsache ist: Jedes Unternehmen wird mehr oder weniger regelmäßig geprüft. Die Auswahl der zu prüfenden Unternehmen folgt verschiedenen Kriterien:

• Wenn die letzte Prüfung schon länger zurück liegt, ist die Wahrscheinlichkeit für eine nächste Prüfung größer
• Je größer das Unternehmen, desto häufiger wird es geprüft
• Unternehmen werden auch nach dem Zufallsprinzip ausgewählt
• Mitarbeiter der Finanzverwaltung können ebenfalls eine Prüfung anregen

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Wann werde ich informiert, dass mein Unternehmen geprüft wird?

Zunächst beschafft sich der Prüfer oder die Prüferin die Akten des Unternehmens. In der Regel sind das die Unterlagen der letzten drei Jahre. Mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn wird dann das Unternehmen bzw. dessen Vertretung (die Steuerberatung) informiert.

Kann der Betriebsprüfer auch die Betriebsräumlichkeiten besichtigen?

Zur Beruhigung: Normalerweise finden Betriebsprüfungen in den Räumen deines Steuerberaters statt. Trotzdem muss der Prüfer den Betrieb zu Beginn oder während der Prüfung eingehend besichtigen. Das ist im Gesetz ebenso vorgesehen wie die Auskunftspflicht des Unternehmers oder der Unternehmerin. Denn kein noch so umfangreiches Zahlenwerk kann das Tagesgeschäft wiedergeben. Genau hier liegt ein Knackpunkt: Harmlos klingende Fragen im Zuge der Besichtigung können sensible Informationen preisgeben. Aus diesem Grund ist es ratsam, auf die Anwesenheit des steuerlichen Vertreters zu bestehen.

Was passiert während der Prüfung?

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Der Prüfer oder die Prüferin muss sich in jedem Fall ausweisen und den Prüfungsauftrag vorlegen. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist seit 1. Oktober 2014 zu diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.

Welche Unterlagen muss ich zur Verfügung stellen?

Damit „alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse“ geprüft werden können, müssen die dafür erforderlichen Informationen zugängig gemacht werden:

• Buchhaltungsdaten – in Form von Druck- oder Exportdateien
• Grundaufzeichnungen
• Belege
• Verträge
• Kostenrechnung etc.

Eventuell auftretende Fragen werden in Zwischenbesprechungen geklärt. Auch dafür steht in der Regel dein Steuerberater zur Verfügung.

Im Zuge von Covid19 ist es auch möglich, dass der Prüfer elektronische Daten von dir verlangt, um Ansteckungen zu vermeiden. Auch in diesem Fall, sprich das zuerst mit deinem Steuerberater ab, welche Daten du schickst.

Wie lange dauert die Betriebsprüfung?

Das hängt unter anderem auch von dir ab:

• Wenn du bei der Ablage deiner Belege und Buchhaltungsunterlagen den standardisierten Regeln folgst, sparst du eine Menge Zeit! (Und auch deine Steuerberatung kommt dadurch beim Jahresabschluss zügig voran!)
• Du vermittelst durch geordnete Aufzeichnungen und Belege eine gewisse Ordnungsmäßigkeit.
• Wenn du bereits mit der Ankündigung der Prüfung beginnst, erforderliche Unterlagen zusammenzustellen, vermeidest du Leerläufe. Dafür wird in der Regel deine steuerliche Vertretung sorgen.

Was passiert am Ende der Betriebsprüfung?

Formaler Abschluss ist die Schlussbesprechung, auch telefonisch oder eletronisch möglich. Dabei wird das Prüfungsergebnis eingehend erörtert und du hast die Möglichkeit, Einwände vorzubringen. Über die Inhalte der Schlussbesprechung wird ein Protokoll verfasst, das von allen Besprechungsteilnehmer zu unterzeichnen ist. Der Prüfer verfasst außerdem einen Bericht über die Betriebsprüfung, in dem alle Feststellungen und deren steuerliche Auswirkungen erläutert werden. Dieser Bericht ist gegebenenfalls die Grundlage für den Erlass eines geänderten Steuerbescheids. Gegen diesen Bescheid ist das Rechtsmittel der Berufung möglich.

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