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So geht selbständig.

Für wen Sie als Arbeitgeber Beiträge zahlen müssen

Wenn Sie heute jemanden einstellen, müssen Sie für jeden Mitarbeiter, mit dem Sie einen Arbeitsvertrag abschließen, in die Betriebliche Vorsorgekasse (BV), auch „Abfertigung neu“ genannt, einzahlen. Fällig werden BV-Beiträge für

  • Dienstnehmer
  • Lehrlinge
  • freie Dienstnehmer
  • geringfügig angestellte Mitarbeiter
  • Ferialarbeiter

Pflichtpraktikanten mit einem Arbeitsverhältnis

Bei geringfügig Beschäftigten haben Sie die Wahl, ob Sie die Beträge monatlich oder einmal im Jahr abführen wollen. Bei einer jährlichen Zahlung wird allerdings ein Zuschlag von 2,5% des BV-Beitrags fällig und Sie können auch nicht beliebig zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung wechseln.

Die Vorsorgekasse können Sie frei wählen

In kleinen Unternehmen (ohne Betriebsrat*) können Sie als Arbeitgeber/in die Vorsorgekasse frei wählen. Dazu stellen Sie bei der Vorsorgekasse einen Antrag. Sie müssen allerdings Ihre Arbeitnehmer innerhalb einer Woche schriftlich über Ihre Wahl in Kenntnis setzen.

Diese können dann binnen zweier Wochen schriftlich Einwände dagegen erheben. Hat nicht mindestens ein Drittel der Arbeitnehmer Einwände erhoben, gilt die vorgeschlagene Vorsorgekasse als ausgewählt.

TIPP: Achten Sie bei der Wahl der BV-Kasse auf unterschiedliche Angebote: Nachhaltige, langfristige Veranlagung der Gelder, Verwaltungskosten und das angebotene Service.

Wenn Sie sich für eine BV-Kasse entschieden haben, schließen Sie mit ihr einen Vertrag ab, in dem alle Bedingungen schriftlich angeführt sind und der dann für alle Mitarbeiter/innen des Unternehmens gilt. Sie können nicht Verträge bei mehreren Vorsorgekassen abschließen. Es gilt der Grundsatz: eine Vorsorgekasse pro Unternehmen!

ACHTUNG: Wenn Sie sich nicht innerhalb von sechs Monaten für eine BV-Kasse entscheiden, wird Ihnen vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger automatisch eine zugewiesen.

Diese Dokumente benötigen Sie

Neben dem ausgefüllten Beitrittsvertrag benötigen Sie zusätzlich noch

  • die Kopie eines Lichtbildausweises der unterschriftsberechtigen Person,
  • bei einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, KG) eine Kopie des Firmenbuchauszugs,
  • das unterschriebene Formular „Wirtschaftlicher Eigentümer“, falls diese natürliche Person nicht im Firmenbuch ersichtlich ist.

Geben Sie am Vertrag für die Mitarbeitervorsorge die Beitragskontonummer der Gebietskrankenkasse an.

ACHTUNG: Wenn Sie nach Vertragsabschluss eine weitere Beitragskontonummer erhalten, melden Sie diese schriftlich der Vorsorgekasse. Eine zusätzliche Beitragskontonummer erhalten Sie etwa, wenn Sie eine Filiale oder ein Außenstelle eröffnen, wo Sie ebenfalls Mitarbeiter beschäftigen.

Welche Daten Sie der Vorsorgekasse melden müssen

Sie müssen der Vorsorgekasse die Daten Ihrer Dienstnehmer/innen nicht extra melden. Die Vorsorgekasse hat eine direkte Schnittstelle zum jeweiligen Sozialversicherungsträger, von dem sie auch alle Mitarbeiterdaten erhält.

Ab wann Sie Beiträge bezahlen müssen

Grundsätzlich müssen im ersten Monat der Beschäftigung keine BV-Beiträge bezahlt werden, da dieser in der Regel ein Probemonat ist und Verwaltungskosten für Krankenkassen und Mitarbeitervorsorgekassen dadurch gering gehalten werden sollen. Dieser erste Monat, in dem keine BV-Beiträge fällig sind, ist ein so genannter „Naturalmonat“. Er dauert also nicht vom ersten bis letzten des Monats sondern vom Eintrittsdatum bis zum entsprechenden Datum des Folgemonats (Beispielsweise vom 3. März bis 2. April).

ACHTUNG: Wenn Sie eine Person innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Ihrem Unternehmen wieder einstellen, gilt bereits ab dem ersten Tag der neuerlichen Beschäftigung eine Betragspflicht.

Wie viel Sie bezahlen müssen

Als Dienstgeber/in zahlen Sie für jede/n Arbeitnehmer/in laufend 1,53% des monatlichen Bruttoentgelts gemeinsam mit dem Sozialversicherungsbeitrag an die jeweilig zuständige Krankenversicherung.

Dabei wird das Entgelt inklusive der Sonderzahlungen zur Festlegung der Beiträge herangezogen. Außerdem gibt es weder eine Geringfügigkeitsgrenze noch eine Höchstbeitragsgrundlage. Es gelten immer 1,53% des Bruttoentgelts.

Die Krankenkassen überweisen die Beiträge dann an die Betriebliche Vorsorgekasse, die das Geld verwaltet und veranlagt und gegebenenfalls auszahlt.

Sonderzeiten und Abfertigungsbeiträge

Die BV-Beiträge sind auch fällig bei

  • Präsenz-, Ausbildungs- oder Zivildienst,
  • Mutterschutz,
  • Krankenstand,
  • Altersteilzeit,
  • Teilpension.

Ab 1. Juli 2017 muss auch für Arbeitnehmer/innen in der Wiedereingliederungsteilzeit eingezahlt werden. Während einer Eltern- oder Bildungskarenz übernimmt der Familienlastenausgleichsfond (FLAF) die BV-Beiträge.

Abfertigungsanspruch und Kontostand

Wenn ein Dienstnehmer Ihr Unternehmen verlässt, bleibt der Anspruch auf Abfertigung gegenüber der Vorsorgekasse bestehen – unabhängig davon, wie das Dienstverhältnis beendet wurde. Wie und wann die Person letztendlich über ihr Guthaben verfügen kann, hängt allerdings von der Art der Beendigung ab (Selbstkündigung, Pensionsantritt, etc.).

Einmal jährlich werden Arbeitnehmer und Selbständige von der Vorsorgekasse über ihren Kontostand informiert. Optional bietet die Vorsorgekasse ein persönliches Online-Konto, über das Sie jederzeit Einblick auf das veranlagte Geld nehmen können.

*Anmerkung: Wenn es einen Betriebsrat gibt, erfolgt die Auswahl der BV-Kasse durch eine Betriebsvereinbarung, die Arbeitgeber und Betriebsrat abschließen.

Weiterlesen: Was ist die Vorsorgekasse? Warum zahle ich da ein?

Weiterlesen: Personalkosten – mit diesen Arbeitgeberkosten müssen Sie rechnen

Weiterlesen: Was Sie beim ersten Mitarbeiter beachten müssen

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