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So geht selbständig.

1. Achten Sie auf den Server-Standort

Der Standort des Rechenzentrums spielt eine wesentliche Rolle – nicht zuletzt aufgrund rechtlicher Bestimmungen. US-Gratis-Dienste speichern die Daten in Rechenzentren in den USA und eignen sich daher für die Nutzung im Unternehmen kaum. Bei den Business-Versionen hingegen werden die Daten in der Regel in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert.

Die Standorte der Rechenzentren kann man bei vertrauenswürdigen Anbietern auch der Homepage entnehmen. Es muss aber nicht immer Dropbox, Microsoft oder Google sein. Innerhalb der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) gibt es einige gute kleinere Anbieter.

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2. Achten Sie auf Administratoren-Funktionen

Eine wichtige Funktion der Business-Varianten ist die Möglichkeit zur globalen Verwaltung des Onlinespeichers durch den Administrator. Das bedeutet: Sie können kontrollieren, welcher User auf welche Daten zugreifen darf. So hat jeder Mitarbeiter nur solange Zugriff auf die Daten, als er sie tatsächlich benötigt. Wechselt er die Abteilung oder verlässt er das Unternehmen, kann die Berechtigung wieder aufgehoben werden.

3. Wählen Sie sichere Passwörter

Wie bei allen Systemen gilt auch für Cloud-Speicherdienste: Starke Passwörter sind schwieriger zu knacken! Passwörter sollten auch nie an Dritte weitergegeben werden – auch nicht an Freund/innen, Familienmitglieder oder Arbeitskolleg/innen. 

Ein sicheres Passwort sollte mindestens acht Zeichen lang sein, je länger, desto besser. Tabu dabei sind Namen von Familienmitgliedern, des Haustiers, des besten Freundes sowie deren oder ihre eigenen Geburtsdaten. Dass ein Passwort nicht aus Tastaturmustern wie z.B. QWERTZ oder 12345678 bestehen soll, muss wohl nicht mehr erwähnt werden.

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4. Prüfen Sie Alternativen zum Cloud-Speicher

Auf welche Daten müssen Sie tatsächlich jederzeit zugreifen können? Welche sind in der Cloud überflüssig? Mit welchen Personen wollen Sie wirklich Daten/Dokumente teilen? Gibt es vielleicht auch Alternativen zum Cloudspeicher? Unter Umständen ist ein mobiler, verschlüsselter Datenträger – etwa ein USB-Stick oder eine externe Festplatte – ausreichend. Eine weitere Alternative ist ein NAS, ein Network Attached Storage oder „Netzwerkfestplatte“, bei der auch ein externer Zugriff eingerichtet werden kann.

5. Sichern Sie Ihre Daten auch anderswo

Cloud-Speicherdienste sind nicht dazu geeignet, Daten zu sichern. Treffen Sie unbedingt zusätzliche Vorkehrungen, etwa Backups auf einer externen Festplatte. Halten Sie sich dabei an die 3-2-1 Backup-Faustregel: Drei Kopien Ihrer Daten auf zwei unterschiedlichen Medien, davon eine externe Sicherung (außerhalb Ihres Unternehmens oder zumindest in einem anderen Gebäude).

6. Sensible Daten gehören nicht in die Cloud 

Informationen über die ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse Überzeugungen, den Gesundheitszustand oder das Sexualleben von Personen gelten als besonders schutzwürdig und sollten daher generell nicht in Cloud-Speichern abgelegt werden.

Das hat nicht zuletzt auch rechtliche Gründe: Mit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung müssen Sie die Notwendigkeit der Speicherung solcher Daten begründen. Und Sie müssen nachweisen, dass Sie solche Daten vollständig löschen können. Es lässt sich viel leichter beweisen, dass Sie Daten auf Ihrer eigenen Hardware vollständig gelöscht haben als in einem fremden Rechenzentrum.

7. Prüfen Sie das Finanzierungsmodell

Der größte Teil der Cloud-Dienste bietet Basisleistungen inklusive deiner bestimmten Menge Speicherplatz kostenlos an. Wollen Sie den Dienst umfangreicher nutzen, müssen Sie dafür bezahlen, vor allem wenn Sie Unternehmensfunktionen nutzen wollen. Vergleichen Sie unbedingt die Angebote, bevor Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden:

  • Welche Leistungen sind im Paket enthalten?
  • Welche Möglichkeiten zur Administration gibt es?
  • Wie werden die Daten verschlüsselt?
  • Wie sehen die Datenschutzrichtlinien aus?

8. Setzen Sie auf Zwei-Faktoren-Authentifizierung

Die meisten Anbieter von Cloud-Speicherdiensten bieten die Zwei-Faktoren-Authentifizierung an, diese muss aber extra aktiviert werden. Bei dieser zusätzlichen Absicherung gegen unerlaubten Zugriff wird neben dem Passwort noch eine weitere Bestätigung verlangt. Das kann ein Code sein, der Ihnen als SMS oder E-Mail zugeschickt wird, oder eine App, die auf dem Smartphone installiert wird.

9. Verschlüsseln Sie Ihre Daten selbst

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen und auch ein wenig IT-Wissen mitbringen, können Sie Ihre Daten selbst verschlüsseln, bevor diese an Cloud-Anbieter übertragen werden. Dazu brauchen Sie eine geeignete Software, wie etwa Boxcryptor. Beachten Sie aber, wenn Sie Daten verschlüsseln, dass dann nur jene Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können, die wissen, wie diese zu entschlüsseln sind.

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