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So geht selbständig.

Software-Basics für EPU: Das leistet Team- und Office-Software

Moderne Office-Software bietet längst auch Team-Funktionen. Das erleichtert die Zusammenarbeit geografisch verteilter Teams enorm. Das können die gängigsten Anbieter:

Was ist Team-und Office-Software?

Team- und Office-Software erweitert die bekannten Office-Funktionen so, dass Dokumente von mehreren Teammitgliedern genutzt werden können. Das ist vor allem für geografisch verteilte Teams wichtig, den hier ist gute Kommunikation eine Herausforderung.

Neben den Klassikern wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mail- und Terminverwaltung, etc. bietet moderne Team- und Office-Software daher zunehmend auch wichtige Kooperationsfunktionen:

  • Videokonferenzen ermöglichen gemeinsame Meetings mit Dateiaustausch, Bildschirm-Präsentation und virtuellen Whiteboards;
  • Chats erlauben spontane, interaktive Kommunikation von Person zu Person oder in der Gruppe. Für ungestörte Arbeitszeiten gibt es einen „Nicht-Stören“ Modus im Chat-Programm;
  • Hot News können einfach über den Team-Chat an alle Team-Mitglieder verteilt werden.

Zusätzlich können mit Team-Websites für interne Verwendung

  • Informationen veröffentlicht,
  • Dokumente/Dateien für gemeinsamen Zugriff und Bearbeitung bereitgestellt,
  • Projekte geplant und
  • der Status einzelner Aufgaben und Termine eingesehen werden.

Verwendung mit PC, Smartphone und Tablet

Moderne Team- und Office-Software ist auf PCs, Notebooks, Laptops, Tablets oder Smartphones verwendbar. Allerdings ist die Bearbeitung von Dokumenten auf einem Smartphone schwierig. Für eine komfortable Bearbeitung brauchen Sie einen halbwegs großen Bildschirm und eine Tastatur.

Gemeinsame Arbeit an Dokumenten

Neben dem Pionier Google Docs gibt es inzwischen eine Reihe von Lösungen, welche die gleichzeitige Arbeit an einem Dokument unterstützen. Gleichzeitiges Bearbeiten bedeutet:

  • Ein Dokument kann von mehreren Usern gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden. Die anderen User sehen die Änderungen entweder sofort oder nach einem Speichern/Aktualisieren des Dokuments.
  • Dafür werden diese Dokumente auf einem Internet-Server (Team-Website) gespeichert.
  • Mit dem Zugriff über die Team-Website haben alle Team-Mitglieder immer die aktuelle Version des Dokuments.
  • Dokumente auf der Team-Website können automatisch versioniert werden. Alte Versionen der Dokumente können abgerufen werden und Änderungen zwischen Versionen nachverfolgt werden.

Sicherer Austausch von Daten

Team-Software unterstützt die einfache Einrichtung einer Team-Website. Damit steht dem Team ein geschützter Arbeitsbereich auf einem Internet-Server zu Verfügung. Das erhöht die Sicherheit enorm:

  • Daten/Dokumente müssen nicht per E-Mail ausgetauscht werden.
  • In E-Mails kann nach wie vor auf die Dokumente verwiesen werden, indem Links auf die Team-Website-Dokumente eingefügt werden. Beim Klick auf den Link sind die Dokumente erst nach dem Login auf der Team-Website verfügbar und bleiben so geschützt.
  • Der Teamleiter kann die Zugriffsrechte für die einzelnen Teammitglieder selbst verwalten.

Projektplanung

Team-Software unterstützt die Einrichtung von Listen und Kalendern auf der Team-Website. Das reicht für die Planung kleiner Projekte, um z.B. Aufgabenlisten zu erstellen.

Auf diese Listen haben alle Team-Mitglieder Zugriff und können dort ggf. auch den Status aktualisieren.

Es gibt sehr viele Team- und Office-Software-Lösungen am Markt, hier eine Auswahl:

EGroupWare / Collabra

Betriebssystem:

  • Cloud-Lösung oder Installation der Community-Edition auf einem Server
  • Nutzung auf allen Geräten mit einem Browser

Hersteller: EGroupWare / Open Source
Office Funktionen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Kalender, E-Mail
Team Funktionen: Chat, Videokonferenz, Team-Website
Anmerkung: Die Community-Edition ist lizenzkostenfrei. Cloud-Lösung ist nicht gratis.

Kerio Connect

Betriebssystem: Cloud-Lösung, Nutzung auf allen Geräten mit einem Browser
Hersteller: GFI
Office Funktionen: Kalender, E-Mail
Team Funktionen: Chat

G-Suite / Docs

Betriebssystem: Cloud-Lösung, Nutzung auf allen Geräten mit einem Browser
Hersteller: Google
Office Funktionen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Kalender, E-Mail
Team Funktionen: Chat, Videokonferenz, Team-Website
Anmerkung: G-Suite ist die „Google Docs“-Lösung für Unternehmen

%MEDIUM-RECTANGLES%

Office 365

Betriebssystem:

  • Cloud-Lösung, Nutzung auf allen Geräten mit einem Browser
  • Apps für Windows, iOS, Android, Mac OS X

Hersteller: Microsoft
Office Funktionen: Textverarbeitung (Word), Tabellenkalkulation (Excel), Präsentation (PowerPoint), Notizen (OneNote); E-Mail, Persönlicher Kalender, Persönliche Aufgabenverwaltung (Outlook, Aufgaben, Kalender)
Team Funktionen: Chat (Teams), Videokonferenz (Teams), Team-Website (SharePoint)
Anmerkung: Die meisten Programme sind auch ohne Software-Installation über den Browser nutzbar. Die Installation der Software auf einem Windows-Computer ist bei manchen Office 365-Paketen inkludiert.

Thunderbird

Betriebssystem: App für Windows, Mac OS X, Linux
Hersteller: Open Source
Office Funktionen: E-Mail, persönlicher Kalender, persönliche Aufgabenverwaltung
Team Funktionen: Chat
Anmerkung: Lizenzkostenfrei!

Zimbra Collaboration

Betriebssystem:

  • Cloud-Lösung oder Installation auf einem Linux-Server
  • Nutzung auf allen Geräten mit einem Browser

Hersteller: Synacor
Office Funktionen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Kalender, E-Mail
Team Funktionen: Chat, Videokonferenz, Team-Website
Anmerkung: Die Open Source-Edition ist lizenzkostenfrei. Die Network Edition ist nicht gratis.

%MEETFOX%

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