Wie geeignet sind Google Drive, Dropbox & Co für mein Business?

Auf Firmendaten von überall zugreifen

Der Austausch von Daten ist für Unternehmen heute selbstverständlich: Sei es, weil Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten bestimmte Unterlagen abrufen können sollen, sei es, weil Sie auf mehreren Geräten arbeiten und jederzeit Zugriff auf die letztgültige Version Ihrer Daten benötigen. Die klassischen Firmennetzwerke erfüllen diese Anforderungen längst nicht mehr. Online-Speicher sind die logische Antwort.

Kein Wunder, dass sich Tools in die Unternehmens-IT eingeschlichen haben, die man aus dem privaten Umfeld kennt, etwa Dropbox, Google Drive oder OneDrive. Die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche von Dropbox & Co hat dazu geführt, dass diese Services bei einer großen Zahl von Anwendern beliebt sind. Doch auch wenn diese Onlinespeicher rasch installiert sind, sollten Sie diese als Unternehmen nicht bedenkenlos einsetzen. 

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Welche Lösung eignet sich wofür?

Wenn Sie nach Online-Speichern für Ihr Business suchen, müssen Sie unterscheiden zwischen

• den (meist kostenlosen) Consumer-Varianten und
• den (in der Regel kostenpflichtigen) Business-Varianten.

Die Business-Varianten der Online-Speicher sind aus gutem Grund kostenpflichtig. Sie bieten eine Reihe zusätzlicher Features, die speziell für Unternehmen wichtig sind und vor allem erlauben, die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten.

Datensicherheit hat viele Aspekte

Sicher sind beide Varianten: Diese Services laufen über riesigen Rechenzentren, über die Verfügbarkeit brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen.

• Ein Zugriff auf die Daten ist immer möglich, solange Sie mit dem Internet verbunden sind.
  
  
• Darüberhinaus werden die Daten auch auf Ihrem Computer abgelegt, sodass Sie darauf auch Zugriff haben, wenn Sie einmal offline sind.
  
  
• Sobald die Internetverbindung wieder besteht, werden diese Daten dann mit dem Server synchronisiert.  

Und auch um das Backup kümmert sich der Anbieter. Selbst bei Consumer-Produkten, die weniger starke Garantien bieten, können Sie von einer sehr hohen Sicherheit ausgehen: Aus Imagegründen kann sich kein Anbieter erlauben, Daten zu verlieren. 

Ein wichtiger Unterschied besteht allerdings bei der Übertragung der Daten zum Server:

• Bei der Consumer-Version erfolgt diese in der Regel unverschlüsselt, d.h. man schickt die Daten wie eine „Postkarte“ durchs Internet und jeder, der diese abfängt, kann sie ohne Probleme lesen.
• Bei der Business Version erfolgt die Übertragung verschlüsselt.

Am Server selbst sind die Daten in beiden Varianten verschlüsselt.

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Das Datenschutzrecht spielt eine Rolle

Sobald Sie Daten von Kunden speichern, müssen Sie das Österreichischen Datenschutzgesetz (DSG2000) und ab Mai 2018 die Europäische Datenschutz-Grundverordnung beachten: Sie haften dafür, dass diese Daten gemäß den Datenschutzrichtlinien der EU verarbeitet, gespeichert und – unter bestimmten Umständen – auch wieder gelöscht werden.

Bei Anbietern wie Dropbox, OneDrive und Google Drive werden die Daten bei den Consumer-Versionen in Rechenzentren in den USA gespeichert. Sie können also nicht für die Einhaltung der EU-Richtlinien garantieren.

Dazu kommt, dass Daten, wenn sie vom Anwender gelöscht werden, nicht zwangsläufig komplett gelöscht werden. Laut den Nutzungsbedingungen von Dropbox z.B. werden diese Daten auch weiterhin aufbewahrt, für den Fall, dass die Behörden im Zuge von Strafverfolgungsmaßnahmen darauf Zugriff verlangen oder dass die Daten für Dropbox weiterhin von Nutzen sind. Auch aus den Backups, die Dropbox anlegt, werden die Daten einzelner Benutzer nicht gelöscht. 

Die Übersicht über die Zugriffrechte behalten

Dateien und Ordner lassen sich bei Dropbox & Co schnell freigeben und das Versenden von Freigabelinks, die dauerhaft den Zugriff auf einzelne Ordner oder den gesamten Dropbox-Speicher erlauben, geht genauso einfach. Das ist problematisch, wenn bei einer späteren Ablage weiterer Daten nicht daran gedacht wird, diese Freigabe rückgängig zu machen. Die Freigabelinks werden in der Benutzeroberfläche von Onlinespeicher sehr leicht übersehen, falls diese mit einem Computer synchronisiert werden sogar noch leichter. 

Und auch hier kommt der Sicherheitsaspekt ins Spiel: Tools, die für den Einsatz im privaten Umfeld gedacht sind, verlangen meistens nicht die Einhaltung von strengen Passwortrichtlinien. Deshalb ist es auch verlockend, einfache Passwörter, wie „12345“, „Passwort“ oder „Qwertz“ zu verwenden. Um diese zu erraten brauchen Sie keinen Hacker.

Für jedes Unternehmen sind die Daten ein wertvolles Gut, das für den Fortbestand entscheidend sein kann. Sparen Sie also nicht an der falschen Stelle, um die Kontrolle über Ihre Daten nicht zu verlieren.

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