Unternehmens-IT: Tipps für Gründer und Selbständige

In der Gründungsphase Ihres Unternehmens kommen Sie vielleicht noch mit der privaten IT-Hardware durch, aber sobald es an den Start geht, brauchen Sie eine professionelle IT-Ausstattung. Denn nicht alles, was privat funktioniert, ist auch im Geschäftsleben ausreichend und legal.

ACHTUNG: Gerade das Thema der Datenschutzpflichten wird von frischgebackenen Gründern oft unterschätzt. Auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)   drohen ab dem 25. Mai 2018 hier empfindliche Strafen, die ein Unternehmen schnell substanziell bedrohen können.

TIPP: Ordnen Sie gleich zum Start des neuen Unternehmens alle Daten und Konten für Software u.Ä. in „privat“ und „geschäftlich“. Diese organisatorische Umstellung macht sich bei der Übersichtlichkeit und der Abrechnung schnell bezahlt.

%CONTENT-AD%

Mindestausstattung: Das brauchen Sie

Dass Sie einen Laptop benötigen, ist den meisten wohl klar. Aber haben Sie auch an Backups und Firewall gedacht? Das gehört zu einer professionellen Grundausstattung:

• leistungsstarker Laptop
• Arbeitsplatz-Software, etwa Microsoft Office
• Laptop Docking Station mit Tastatur mit Maus für komfortables, ermüdungsfreies Arbeiten
• Computer-Monitor - Minimum 24 Zoll, empfohlen sind 27 Zoll für augenschonendes Arbeiten
• Multifunktionsgerät (Scan, Druck, Kopie)
• externe Festplatte oder NAS-System zur Datensicherung
• Firewall
• Cloud Storage – Datensicherung und Backup außer Haus
• Anti Spam & Antivirus Scan für E-Mail
• Smartphone
• VoIP Telefon

Datensicherung in der Cloud

Es muss nicht immer gleich ein extremer Fall wie ein Brand oder Diebstahl sein. Oft reicht schon ein kleiner Hardwarefehler oder ein Klick auf einen falschen Link – und alle Unternehmens- und Kundendaten sind weg, oder durch einen Virus verschlüsselt. Ein funktionierendes, redundantes Datensicherungs- & Backup-Konzept ist daher für jedes Unternehmen überlebenswichtig.

ACHTUNG: Ihre Daten nur bei einem der großen Cloud Anbieter wie Google, Microsoft, Amazon oder Apple zu sichern genügt nicht – und ist riskant! Auch bei den Betreibern dieser großen Cloud-Dienste können Daten verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Was glauben Sie was passiert, wenn Sie bei einem dieser Anbieter wegen einer Datenwiederherstellung anrufen? Genau. Nichts.

Deshalb vertraut die Mehrheit der Unternehmen auf die Cloud-Dienste der österreichischen Rechenzentren. Dort gibt es persönliche Ansprechpartner und Sicherheit betreffend der Speicherung Ihrer Daten.

%MEDIUM-RECTANGLES%

Lokale Datensicherung

Zusätzlich zu einer Cloud-Lösung sollten Sie Ihre Daten auf einer externen Festplatte, einem lokalen NAS oder Backup-Server speichern, je nachdem wie groß die Datenmenge ist. Eine lokale Speicherung ist auch wichtig, wenn sehr kurzfristig Daten zurückgespielt werden müssen, etwa wenn ein Ordner versehentlich gelöscht wird, eine Datei nicht mehr lesbar ist (oft durch einem Systemfehler verursacht) oder die Festplatte den Geist aufgibt.

Bei einem Online-Backup ist die vorhandene Internetbandbreite oft ein limitierender Faktor. Ein größeres Online-Backup kann dann oft 12 Stunden und länger dauern, eine lokale Speicherung ist dann um ein Vielfaches schneller.

ACHTUNG: Bei allen Backup-Lösungen ist es wichtig, dass diese automatisiert ablaufen. In der Hektik des Tagesgeschäftes denkt niemand daran, seine Daten regelmäßig zu sichern und zu archivieren.

TIPP: Kombinieren Sie unterschiedliche Speichermethoden:

• eine automatische Speicherung der Daten online in einem Rechenzentrum
• eine Speicherung der Daten vor Ort
• eine Kopie davon an einem anderen Ort

Schutz vor Cyber-Angriffen – und internem Missbrauch

Sie müssen Ihre Daten nicht nur speichern, sondern auch vor unerlaubten Zugriffen schützen. Nicht nur professionell organisierte Cyber-Kriminelle, auch motivierte Laien können nach einer entsprechenden Internetrecherche einen Virus programmieren und sich so Zugriff auf einen Rechner oder ein Firmennetzwerk verschaffen.

Und sobald es mehrere Mitarbeiter im Unternehmen gibt, muss laut DSGVO auch der interne, unbefugte Zugriff auf die personenbezogenen Daten geregelt werden. Denn Sie sind als Unternehmer verantwortlich und haftbar für den Schutz und die Verarbeitung dieser Daten.

5 Musts für Ihre IT-Sicherheit

Fünf grundlegende Sicherheitsaspekte müssen Sie im Griff haben:

1. Die richtige Konfiguration für Ihren Internet/WLAN-Router. Die Standard Router-Konfiguration des Internetproviders ist nicht ausreichend sicher. Für einen Hacker ist der Zugang zum Netzwerk via WLAN-Router eine einfache Sache. Deshalb ist es unter anderem wichtig, den Standardnamen des Routers und alle automatisch generierten Passwörter, inklusive den Administratoren-Zugangsdaten, zu ändern.  
2. Eine externe Firewall. Die Firewall schützt das Firmennetzwerk vor unerlaubten Zugriffen, indem sie die Verbindung zwischen unterschiedlichen Netzwerken, z.B. zwischen Firmennetzwerk und dem Internet kontrolliert. Sie entscheidet nach definierten Regeln, welcher Internetverkehr durchgelassen oder blockiert wird.
   Für die richtige Konfiguration einer externen Firewall ist viel Expertenwissen notwendig, insbesondere dann, wenn von extern auf die Firmendaten zugegriffen werden soll. Auch bei einer Firewall ist ein regelmäßiges Update essentiell.
   ACHTUNG: eine Firewall Software-Lösung am PC ersetzt keine externe Firewall!
3. Eine aktuelle Anti-Spam- & Anti-Virus-Software. Nicht nur Windows Computer sondern auch Apple Computer benötigen einen Viren-Schutz. Es gibt zwar weniger Viren für Apple Computer, da Virenprogrammierer wirtschaftlich orientiert sind. Aber das bedeutet nicht, dass ein Mac grundsätzlich sicherer als ein Windows Rechner ist.
4. Korrekt lizensierte Software. Lizensierte Software ist einerseits aus rechtlichen Gründen ratsam, denn Software-Hersteller kennen bei Unternehmen keinen Spaß. Es drohen Gerichtsverfahren und hohe Geldstrafen. Darüber hinaus riskieren Sie beim Download illegaler Software Virenbefall und Performance-Probleme der Hardware.
   Ein guter IT-Berater hat den Überblick über alle Lizenzierungsmodelle und hilft bei der Erhebung des Lizenzbedarfes sowie bei der laufenden Überprüfung der Lizenzen (Lizenzverwaltung).
5. Und, ganz wichtig: aller Systeme & Software laufende Updates und Aktualisierungen

Fazit: Die perfekte IT ist ein Maßanzug

Eine professionelle Firmen-IT muss an die Anforderungen des Unternehmens und der Branche angepasst werden. Ein selbständiger Grafiker hat andere Anforderungen, als eine 10-köpfige Anwaltskanzlei oder ein Artificial Intelligence-Startup. Viele Faktoren spielen eine Rolle, etwa:

• Das Wachstum: Wie viele zusätzliche Arbeitsplätze werden in den nächsten Jahren benötigt?
• Der Standort: Ist das Unternehmen zentral oder dezentral organisiert? Ist ein Standortwechsel geplant?
• Gibt es mobile Arbeitsplätze?
• Anforderungen an die Hardware: Wie viel Rechenleistung wird benötigt? Wie viele Seiten werden voraussichtlich gedruckt? Wie groß werden die zu verarbeitenden Datenmengen sein?
• Anforderungen an die Software: Welche Programme werden für die Erledigung der Aufgaben benötigt?
• Sonstige Ausstattung: Werden Beamer, Audioanlage, TV-Systeme, Kameras für Videotelefonie etc. benötigt?
• Automatisierte Aufzeichnungen: Ist eine digitale Zutrittskontrolle vorgesehen? Soll es ein elektronisches Zeiterfassungssystem geben? Wird ein digitales Fuhrparkmanagement benötigt?
• Welche Internetanbindung ist am Standort möglich? Welche Bandbreiten sind für den Datenaustausch notwendig?
• Werden sensible Daten verarbeitet?
• Wird ein Festnetztelefon benötigt?

TIPP: Sind die finanziellen Mittel sehr eingeschränkt, ist es überlegenswert, IT-Infrastruktur gemeinsam zu nutzen. Stichwort Shared Offices und Coworking Spaces. So lassen sich in der Phase der Firmengründung, die Investitionskosten niedrig halten.

Weiterlesen: Neun Musts für den sichern Umgang mit Cloud-Speichern

Weiterlesen: Wie geeignet sind Google-Drive, Dropbox und Co für Ihr Business?

Weiterlesen: Ihre Datenablage soll organisiert und sicher sein – das muss sie können