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So geht selbständig.

Datenablage: Sicherheit und gute Organisation sind Basis-Musts

E-Mails, Kundendaten, Verträge und mehr: Unternehmen produzieren Unmengen an Daten. Eine gute Datenablage stellt sicher, dass Sie alles rasch finden und richtig sichern.

Die richtige Unternehmensstruktur ist ein wichtiger Baustein zum Erfolg. Dies gilt auch für die Datenablage, wobei viele verschiedene Daten (Verträge, Kontakte, Artikel, Lösungen, Termine, Regeln) und auch Ablagemöglichkeiten (Notebook, Server, Cloud, Webseiten, ?) zu berücksichtigen sind.

Gerade bei neu gegründeten Unternehmen bietet sich die Chance, in den Folgejahren den Aufwand für das Backoffice stark zu reduzieren – vorausgesetzt Sie machen sich bereits zu Beginn einige Gedanken.

Wer muss was wo haben?

Diese Frage steht am Beginn einer Ablage, mit deren Hilfe Sie sich das Leben nachhaltig leichter machen – egal wie groß Ihr Unternehmen ist, oder in welcher Branche Sie tätig sind.

  • Wer: Jedes Unternehmen hat verschiedene Bereiche (nicht zu verwechseln mit Mitarbeitern): die Geschäftsführung, den Einkauf, den Vertrieb, die Buchhaltung, die Entwicklung, die Produktion, ? Egal wie groß Ihr Unternehmen ist – erstellen Sie ein Unternehmensorganigramm. Das klappt auch für Einpersonenunternehmen!
  • Was: Jeder dieser Bereiche produziert Daten oder ist auf diese angewiesen: etwa auf Termine, Kontakte, Regelwerke, Login-Daten, Unternehmensinformationen, Auswertungen, Verträge ? Erfassen Sie diese Datenarten und ordnen Sie sie den einzelnen Positionen Ihres Unternehmensorganigramms zu.
  • Wo: Daten können verschiedenste Formate haben – z.B. Word-Dokumente, PDF-Dateien, Fotos, Websites, E-Mails – und je nach Art werden sie auf unterschiedliche Weise aufgerufen: als Datei, in einem Postfach, auf einer internen oder externen Webseite, in einer Datenbank u.v.m. Notieren Sie auch diese Informationen in ihrem Organigramm

Last but not least gilt es auch zu überlegen: Wer darf worauf zugreifen? Von wo? Über einen internen Server? Über ein Log-in auf eine Webseite? Wie sensibel sind die Daten?

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Ihre maßgeschneiderte Ablage

Jetzt haben Sie alle notwendigen Informationen für eine nachhaltige Datenablage gegliedert. Sie können nun natürlich Ihr eigenes Ablage-System entwickeln, aber je komplexer Ihre Firmenstruktur ist, desto komplexer wird auch Ihre Datenablage. Wenn Sie das Rad nicht neu erfinden wollen, wenden Sie sich an einen Profi. Ein spezialisierter Unternehmensberater oder IT-Experte hat bereits Erfahrung mit dem Aufbau von Datenablagen und hilft Ihnen, rasch eine Ordnung, die Sie auch in Zukunft optimal entlastet, und die richtigen digitalen Lösungen für ihr Unternehmen zu finden. 

Diese Aspekte muss Ihre Datenablage berücksichtigen:

Sicherheit

Nicht alle Daten dürfen/sollen für jeden sichtbar sein. Ausgehend von den Rollen, die auf Ihrem Unternehmensorganigramm basieren, werden verschiedene Sicherheitsgruppen definiert. Und auch die Sicherheit  gegenüber Angriffen von außen gehört bedacht: Wie wird Ihre Ablage vor Viren, Trojanern, Datendieben geschützt?

Zugriffsmöglichkeiten

Speichern Sie Ihre Daten in der Cloud, hat das den Vorteil, dass sie von überall zugänglich sind – aber was passiert, wenn das Internet einmal ausfällt? Daten am PC sind zwar unabhängig vom Netz immer zugänglich – gehen aber auch leichter verloren und sind von unterwegs schwerer zugänglich. Die passende Lösung ergibt sich erst nach genauer Analyse Ihrer Anforderungen.

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Sicherung

Stellen Sie sich vor, ein Brand bräche im Büro aus oder ein Virus vernichtet aktuelle Daten: Wie viele und welche Daten würden Sie verlieren? Was würde das für Ihr Unternehmen bedeuten? Anhand dieser Fragestellung wird klar, wie oft Sie welche Daten sichern müssen – täglich, stündlich oder sogar öfter ?

Ausfall

Plan B für den Fall der Fälle: Was passiert, wenn eine Datenablage ausfällt?  Wie lange dauert es, bis das System/der Zugang wiederhergestellt ist? Wie lange darf die Wiederherstellung dauern und wie arbeitet das Unternehmen in der Zwischenzeit?

Archivierung

Auch wenn Sie bestimmte Daten nicht mehr benötigen – vielleicht haben sie doch noch einmal rechtliche Relevanz: Etwa wenn Sie etwas nachweisen müssen. Sie brauchen daher Regeln, wie Daten zu archivieren sind – und wie Sie vermeiden, dass jemand irrtümlich etwas löscht, wofür Sie haften.

Datenschutz

Schon aus Gründen des Datenschutzes dürfen nicht alle Daten für jeden Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich sein.

Und auch bei Cloud-Lösungen ist Vorsicht geboten: Laden Sie Daten in die Cloud, müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie dafür haften – und nicht der Cloud Anbieter. Kommen Datensätze abhanden oder an die Öffentlichkeit, werden Sie dafür verantwortlich gemacht. Sie müssen also entsprechende Sicherheitsmaßnahmen treffen.

Preis/Leistung

Datenablagen können relativ einfach oder sehr aufwändig sein. Letztendlich wird das Ihren Bedürfnissen entsprechende Preis/Leistungsverhältnis die Wahl bestimmen. Wichtig ist jedoch, dass Sie den Stellenwert der einzelnen Aspekte für Ihr Unternehmen bestimmen und sich der Risiken für jeden Punkt bewusst sind.

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