Um eine Registrierkasse in Betrieb zu nehmen, brauchst du zunächst ein Zertifikat von einem anerkannten Zertifizierer (A-Trust oder GlobalTrust). Manche Kassen-Hersteller liefern das Zertifikat automatisch mit, bei anderen musst du dich selbst darum kümmern. Bitte kläre das mit dem Hersteller.
Nachdem der Registrierungsvorgang selbst einige Zeit in Anspruch nimmt, empfiehlt es sich, das Zertifikat zeitgerecht zu beantragen oder beantragen zu lassen.
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Mit den auf dem Zertifikat enthaltenen Daten kannst du die Registrierung entweder selbst über FinanzOnline durchführen – gerne übernimmt das aber auch dein/e Steuerberater/in für Sie.
Grundlagen: Was du zum Thema Registrierkasse wissen musst?
Die Registrierung kann auf verschiedenem Wege erfolgen und hängt nicht zuletzt von deinem Gerät ab:
1. Deine Kasse ist internetfähig und kann direkt mit FinanzOnline kommunizieren
Dann erfolgt die Registrierung automatisch.
- Du nützt dafür deinen FinanzOnline-Zugang.
- Alternativ kann dein:e Steuerberater:in einen Benutzer für das Registrierkassen-Webservice anlegen. Das ist ein eingeschränkter Zugang, bei dem andere Funktionen von FinanzOnline nicht genutzt werden können. Dein:e Steuerberater:in schickt dir die Zugangsdaten, die du in deine Registrierkasse einspeist.
Die Registrierung der Signatureinstellung, der Registrierkasse selbst und die Überprüfung des Startbeleges erfolgen automatisch.
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2. Deine Kassa ist nicht internetfähig, kann aber eine XML-Datei erstellen
Bei dieser Variante wird von deiner Registrierkasse eine entsprechende Datei im XML-Format erstellt. Diese mailst du an deine:n Steuerberater:in, die/der sie wiederum an FinanzOnline übermittelt.
Die Überprüfung des Startbeleges erfolgt nicht automatisch (siehe Belegcheck).
3. Deine Kassa ist nicht internetfähig und kann auch keine XML-Datei erstellen
In diesem Fall muss die Registrierung auf FinanzOnline manuell durchgeführt werden. Du bzw. dein:e Steuerberater:in benötig(s)t dafür folgende Informationen:
Für die Registrierung der Signatur- und Siegelerstellung:
- Wird eine Signaturkarte oder ein anderes Sicherheitsmodul verwendet?
- Wer ist der Zertifizierer, A-Trust oder Global Trust?
- Seriennummer der Signatur bzw. des Siegelzertifikates
- Format der Seriennummer: hexadezimal oder dezimal
Für die Registrierung der Registrierkasse:
- Den Benutzerschlüssel AES-256: dieser hat 44 (!) Zeichen. Um Eingabefehler vorzubeugen ist es am besten, diesen vom Kassenhersteller elektronisch anzufordern, um ihn in das Feld zu kopieren.
- Den Prüfwert für den Benutzerschlüssel – so du diesen von deinem Registrierkassenhersteller erhalten hast. Das ist aber keine zwingende Eingabe.
- Die Information, ob mehrere Kassen verwendet werden.
Die Überprüfung des Startbeleges erfolgt nicht automatisch (siehe Belegcheck).
4. Du hast keinen eigenen FinanzOnline-Zugang und keine:n Steuerberater:in
In diesem Fall gibt es auf dem Finanzamt das Formular RK1: Du füllst es aus und gibst es dort wieder ab. Die Registrierung und auch der Belegcheck werden dort erledigt.
Belegcheck
Bei den Kassen-Varianten 2 und 3 ist ein abschließender Belegcheck nötig. Kläre mit dem Hersteller, ob dein Kassensystem die Möglichkeit dazu bietet.
Alternativ gibt es zur Prüfung des Startbeleges die Belegcheck-App des BMF, die im iTunes-Store und im Google Play Store gratis downgeloaded werden kann. Mit Hilfe der App kannst du feststellen, ob die Inbetriebnahme der Registrierkasse geklappt hat. Dazu wird der maschinenlesbare Code (QR Code) auf dem Startbeleg via Smartphone oder Tablet eingescannt und von der App überprüft.
Wenn die Registrierung nicht klappt
Das Prüfergebnis wird unmittelbar angezeigt. Sollte das Ergebnis des Belegchecks negativ sein, steht technisch Versierten ein Online-Prüftool zur Verfügung.
Die Registrierkasse kann bis zur Klärung der Fehlerursache weiter verwendet werden, am Beleg muss aber der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden. Die Registrierkasse wird bis zur Fehlerbehebung von der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit getrennt.
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