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So geht selbständig.

Um eine Registrierkasse in Betrieb zu nehmen, brauchen Sie zunächst ein Zertifikat von einem anerkannten Zertifizierer (A-Trust oder GlobalTrust). Manche Kassen-Hersteller liefern das Zertifikat automatisch mit, bei anderen müssen Sie sich selbst drum kümmern. Bitte klären Sie das mit dem Hersteller.

Nachdem der Registrierungsvorgang selbst einige Zeit in Anspruch nimmt, empfiehlt es sich, das Zertifikat zeitgerecht zu beantragen oder beantragen zu lassen.

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Mit den auf dem Zertifikat enthaltenen Daten können Sie die Registrierung entweder selbst über FinanzOnline durchführen – gerne übernimmt das aber auch Ihr/e Steuerberater/in für Sie.

Grundlagen: Was Sie zum Thema Registrierkasse wissen müssen

Die Registrierung kann auf verschiedenem Wege erfolgen und hängt nicht zuletzt von Ihrem Gerät ab:

1. Ihr Kasse ist internetfähig und kann direkt mit FinanzOnline kommunizieren

Dann erfolgt die Registrierung automatisch.

  • Sie nützen dafür Ihren FinanzOnline-Zugang.
  • Alternativ kann Ihr Steuerberater einen Benutzer für das Registrierkassen-Webservice anlegen. Das ist ein eingeschränkter Zugang, bei dem andere Funktionen von FinanzOnline nicht genutzt werden können. Ihr Steuerberater schickt Ihnen die Zugangsdaten, die Sie in Ihre Registrierkasse einspeisen.

Die Registrierung der Signatureinstellung, der Registrierkasse selbst und die Überprüfung des Startbeleges erfolgen automatisch.

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2. Ihre Kassa ist nicht internetfähig, kann aber eine XML-Datei erstellen

Bei dieser Variante wird von Ihrer Registrierkasse eine entsprechende Datei im XML-Format erstellt. Diese mailen Sie an Ihren Steuerberater, der sie wiederum an FinanzOnline übermittelt.

Die Überprüfung des Startbeleges erfolgt nicht automatisch (siehe Belegcheck).

3. Ihre Kassa ist nicht internetfähig und kann auch keine XML-Datei erstellen

In diesem Fall muss die Registrierung auf FinanzOnline manuell durchgeführt werden. Sie bzw. Ihr Steuerberater benötigen dafür folgende Informationen:

Für die Registrierung der Signatur- und Siegelerstellung:

  • Wird eine Signaturkarte oder ein anderes Sicherheitsmodul verwendet?
  • Wer ist der Zertifizierer – A-Trust oder Global Trust?
  • Die Seriennummer der Signatur bzw. des Siegelzertifikates
  • Das Format der Seriennummer: hexadezimal oder dezimal

Für die Registrierung der Registrierkasse:

  • Den Benutzerschlüssel AES-256: dieser hat 44 (!) Zeichen. Um Eingabefehler vorzubeugen, ist es besten, diesen vom Kassenhersteller elektronisch anzufordern, um ihn in das Feld zu kopieren.
  • Den Prüfwert für den Benutzerschlüssel – so Sie diesen von Ihrem Registrierkassenhersteller erhalten haben. Das ist aber keine zwingende Eingabe.
  • Die Information, ob mehrere Kassen verwendet werden.

Die Überprüfung des Startbeleges erfolgt nicht automatisch (siehe Belegcheck).

4. Sie haben keinen eigenen Finanzonline-Zugang und keinen Steuerberater

In diesem Fall gibt es auf dem Finanzamt das Formular RK1: Sie füllen es aus und geben es dort wieder ab. Die Registrierung und auch der Belegcheck werden dort erledigt.

Belegcheck

Bei den Kassen-Varianten 2 und 3 ist ein abschließender Belegcheck nötig. Klären Sie mit dem Hersteller, ob Ihr Kassensystem die Möglichkeit dazu bietet.

Alternativ gibt es zur Prüfung des Startbeleges die Belegcheck-App des BMF, die im iTunes-Store und im Google Play Store gratis downgeloaded werden kann. Mit Hilfe der App können Sie feststellen, ob die Inbetriebnahme der Registrierkasse geklappt hat. Dazu wird der maschinenlesbare Code (QR Code) auf dem Startbeleg via Smartphone oder Tablet eingescannt und von der App überprüft.

Wenn die Registrierung nicht klappt

Das Prüfergebnis wird unmittelbar angezeigt. Sollte das Ergebnis des Belegchecks negativ sein, steht technisch Versierten ein Online-Prüftool zur Verfügung.

Die Registrierkasse kann bis zur Klärung der Fehlerursache weiter verwendet werden, am Beleg muss aber der Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" angebracht werden. Die Registrierkasse wird bis zur Fehlerbehebung von der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit getrennt.

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