So geht selbständig.

Schluß mit Multitasking – so arbeiten Sie produktiver

Einfach mal in Ruhe arbeiten? Das war gestern. Termindruck, Informationsflut und ständige Erreichbarkeit gehören längst zum Alltag. Dagegen lässt sich aber etwas tun.

Mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, funktioniert mehr schlecht als recht – egal, ob privat oder beruflich. Die Wissenschaft hat längst nachgewiesen, dass der Mensch eigentlich nur eine Aufgabe auf einmal bearbeiten kann. Zudem ist das Jonglieren zwischen unterschiedlichen Aufgaben auf die Dauer alles andere als gesund.

Natürlich, wir alle können wunderbar gleichzeitig Kaffee trinken und Zeitung lesen oder Joggen und Musik hören. Doch das fällt nicht unter Multitasking. Denn nicht beide Handlungen erfordern die gleiche Aufmerksamkeit. Sobald Reaktionen und Entscheidungen gefragt, wird aus dem Neben- zwangsläufig ein Nacheinander. Das heißt: Wer zwei Aufgaben von gleicher Qualität parallel erledigt, schaltet zwischen ihnen hin und her. Und das geht nicht ohne Reibungsverluste. Die Folge: Wir fühlen uns gestresst.

Durch das Aufgaben-Hopping leidet die Effizienz. Wer zum Beispiel 50-mal am Tag und häufiger seine E-Mails checkt, dem bleibt wenig Zeit, produktiv zu sein. Denn das bedeutet rund alle 10 Minuten eine Unterbrechung. Dazwischen schaffen die meisten nicht viel. So entsteht schnell das Gefühl, sich den ganzen Tag abgestrampelt und trotzdem nichts erledigt zu haben. Doch der Stress durch Multitasking lässt sich vermeiden – mit diesen Tipps:

Machen Sie richtig Pause

Wenn Sie das Gefühl haben, dringend eine Pause zu brauchen, ist es meistens schon zu spät. Lassen Sie es nicht so weit kommen: Beugen Sie Erschöpfungserscheinungen durch rechtzeitige Unterbrechungen vor. Am besten, indem Sie Pausen gleichmäßig über den gesamten Arbeitstag  verteilen. Dabei gilt: Lieber viele kurze Pausen als eine lange.

Agieren Sie nicht kopflos

Bei einer Arbeitsunterbrechung neigen die meisten Menschen dazu, die neue Aufgabe vorzuziehen, um danach mit der ursprünglichen Tätigkeit fortzufahren. Doch ist das wirklich klug? Eigentlich nicht. Studien haben gezeigt, dass sich durch den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben die Bearbeitungszeit deutlich verlängert. Überlegen Sie deshalb in derartigen Situationen, wie wichtig die zusätzliche Aufgabe wirklich ist. Aufwand und Ertrag, den Unterbrechung und Wiederaufnahme der ursprünglichen Tätigkeit bereiten, sollten in einem angemessenen Verhältnis stehen.

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Entlasten Sie Ihre eigene Festplatte

Manch ungeplante Aufgabe duldet keinen Aufschub und muss sofort erledigt werden. Nicht selten stellt man aber danach fest, dass in der Zwischenzeit bereits erarbeitete Sachverhalte des ursprünglich bearbeiteten Vorgangs wieder in Vergessenheit geraten sind – ähnlich einem Computerabsturz ohne Zwischenspeicherung. Das ist ärgerlich und macht doppelt so viel Arbeit. Abhilfe leistet hier der gute alte Notizzettel. Notieren Sie wichtige Gedanken und Überlegungen, bevor Sie sich der neuen Aufgabe zuwenden. So laufen Sie nicht Gefahr, wirklich Wichtiges zu vergessen. Und noch ein Tipp: Wenden Sie sich nach einer Unterbrechung so schnell wie möglich wieder der ursprünglichen Aufgabe zu. Denn je mehr Zeit dazwischen verstreicht, desto schwerer fällt die Wiederaufnahme und desto leichter können Sie wichtige Informationen vergessen.

Nutzen Sie den Ausschalter

Verschaffen Sie sich E-Mail-freie Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten. Sie müssen sich nicht von eingehenden Nachrichten und begleitenden Klingeltönen oder optischen Signalen unterbrechen lassen. E-Mail-Programme lassen sich in der Regel so einstellen, dass die Nachrichten entweder manuell oder nur in bestimmten – vom Nutzer definierten – Zeitintervallen vom Server gezogen werden. Und auch Benachrichtigungen für neue E-Mails selber lassen sich am PC ausschalten.

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