Das Telefon klingelt ununterbrochen, auf Ihrem Schreibtisch türmen sich Kundenanfragen, der Steuerberater will endlich die Zahlen für den Quartalsabschluss haben und vor Ihrem Büro wartet ein potenzieller Mitarbeiter auf sein Bewerbungsgespräch. Vielen Gründern und Selbstständigen steht das Wasser oft bis zum Hals. Auch, weil sie oft nicht loslassen können und sich mit zeitraubenden Tätigkeiten selbst ausbremsen.
Selbstmachen lohnt sich nicht immer
Das muss nicht sein, denn viele Aufgaben lassen sich delegieren. Und zwar sowohl an Mitarbeiter, als auch an externe Dienstleister. Wenn Sie Arbeit abgeben, entlasten Sie sich und erhöhen Ihre eigene Produktivität. Außerdem bieten Sie dadurch Ihren Mitarbeitern die Chance, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
Damit das gelingt, müssen jedoch die Rahmenbedingungen stimmen. Allen voran gilt es im Vorfeld zu prüfen, welche Aufgaben Sie abgeben können und wollen. Aber auch eine konkrete Zieldefinition darf beim Delegieren nicht fehlen. Dabei hilft die sogenannte SMART-Regel: Ein Ziel sollte spezifisch (eindeutig), messbar, attraktiv, realistisch und terminiert (zeitlich festgelegt) sein.
Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser
Gute Kommunikation ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. Wer Arbeit abgibt, sollte dies nicht zwischen Tür und Angel erledigen und von Anfang an ein offenes Ohr für Bedenken und Einwände der Kollegen haben. Nur so können Unklarheiten rechtzeitig identifiziert und beseitigt werden. Dazu braucht es natürlich Vertrauen. Deshalb sind ein wertschätzender Umgang und eine offene Unternehmenskultur die unverzichtbare Grundlage für erfolgreiche Delegationsprozesse.
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Fünf Gründe, warum Delegieren oft nicht klappt:
- Sie delegieren Aufgaben, weil Sie in einem Zeit- und Kapazitätsengpass sind. Aber richtig überzeugt sind Sie davon nicht. Denn eigentlich wissen Sie selbst am besten, was zu tun ist und möchten es doch lieber selber machen.
- Sie haben keine Zeit für ein ausführliches Gespräch. Und denken sich, dass der Mitarbeiter schon wissen wird, was Sie wollen. Wer so delegiert, darf sich nicht wundern, wenn das Ergebnis am Ende nicht passt.
- Sie wissen selbst nicht so genau, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll und geben dem Mitarbeiter keine klare Timeline. Stattdessen gilt oft die Devise: Am besten sofort. Und darunter leidet letztlich die Qualität.
- Sie verwechseln Delegation mit Anweisung. Delegieren bedeutet, dass Sie das Erledigen einer Aufgabe einem anderen übertragen. Wie dieser zum gewünschten Ergebnis kommt, sollte aber seine Sache bleiben.
- Sie haben ständig Angst, dass ohne Ihre Hilfe garantiert etwas schiefläuft. Deshalb greifen Sie Mitarbeitern auch permanent unter die Arme. Die Folge: Sie werden nicht ausreichend entlastet und Ihre Mitarbeiter fühlen sich gegängelt.
Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Aufgaben abgeben:
- Delegieren Sie nicht zwischen ,,Tür und Angel”. Nehmen Sie sich Zeit – sowohl für ein ausführliches Gespräch, als auch für die Vorbereitung. Fragen Sie nach, ob noch Fragen bestehen, und bitten den Mitarbeiter, die Aufgabe in eigenen Worten nochmals zu wiederholen.
- Sprechen Sie Ihre Erwartungen an den Mitarbeiter klar aus. Machen Sie zudem Aufgabe, Ziel und Zeitrahmen deutlich – am besten schriftlich.
- Vergewissern Sie sich, dass alle notwendigen Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung stehen.
- Nehmen Sie Einwände und Bedenken der Mitarbeiter ernst. Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen und bieten Sie Ihre Unterstützung an, etwa durch regelmäßige Feedbackgespräche.
- Seien Sie tolerant und lassen Sie Ihre Mitarbeiter die ihnen übertragene Aufgaben eigenverantwortlich und selbstständig erledigen. Denken Sie daran: Es gibt immer verschiedene Wege, Ziele zu erreichen.
Kontrollieren Sie die Arbeitsergebnisse! Und zwar nicht, weil Sie Ihren Mitarbeitern misstrauen. Sondern um zu zeigen, dass Sie deren Arbeit wertschätzen und würdigen. Vergessen Sie deshalb nie, gute Arbeit zu loben. Das erhöht die Motivation der Mitarbeiter Ihnen auch künftig Last von den Schultern zu nehmen.
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