Das Telefon klingelt ununterbrochen, auf deinem Schreibtisch türmen sich Kundenanfragen, der Steuerberater will endlich die Zahlen für den Quartalsabschluss haben und vor deinem Büro wartet ein potenzieller Mitarbeiter auf sein Bewerbungsgespräch. Vielen Gründern und Selbstständigen steht das Wasser oft bis zum Hals. Auch, weil sie oft nicht loslassen können und sich mit zeitraubenden Tätigkeiten selbst ausbremsen.
Selbstmachen lohnt sich nicht immer
Das muss nicht sein, denn viele Aufgaben lassen sich delegieren. Und zwar sowohl an Mitarbeiter, als auch an externe Dienstleister. Wenn du Arbeit abgibst, entlastest du dich und erhöhst deine eigene Produktivität. Außerdem bietest du dadurch deinen Mitarbeitern die Chance, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
Damit das gelingt, müssen jedoch die Rahmenbedingungen stimmen. Allen voran gilt es im Vorfeld zu prüfen, welche Aufgaben du abgeben kannst und willst. Aber auch eine konkrete Zieldefinition darf beim Delegieren nicht fehlen. Dabei hilft die sogenannte SMART-Regel: Ein Ziel sollte spezifisch (eindeutig), messbar, attraktiv, realistisch und terminiert (zeitlich festgelegt) sein.
Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser
Gute Kommunikation ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. Wer Arbeit abgibt, sollte dies nicht zwischen Tür und Angel erledigen und von Anfang an ein offenes Ohr für Bedenken und Einwände der Kollegen haben. Nur so können Unklarheiten rechtzeitig identifiziert und beseitigt werden. Dazu braucht es natürlich Vertrauen. Deshalb sind ein wertschätzender Umgang und eine offene Unternehmenskultur die unverzichtbare Grundlage für erfolgreiche Delegationsprozesse.
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Fünf Gründe, warum Delegieren oft nicht klappt:
- Du delegierst Aufgaben, weil du in einem Zeit- und Kapazitätsengpass bist. Aber richtig überzeugt bist du davon nicht. Denn eigentlich weisst du selbst am besten, was zu tun ist und möchtest es doch lieber selber machen.
- Du hast keine Zeit für ein ausführliches Gespräch. Und denkst dir, dass der Mitarbeiter schon wissen wird, was du willst. Wer so delegiert, darf sich nicht wundern, wenn das Ergebnis am Ende nicht passt.
- Du weisst selbst nicht so genau, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll und gibst dem Mitarbeiter keine klare Timeline. Stattdessen gilt oft die Devise: Am besten sofort. Und darunter leidet letztlich die Qualität.
- Du verwechselst Delegation mit Anweisung. Delegieren bedeutet, dass du das Erledigen einer Aufgabe einem anderen überträgst. Wie dieser zum gewünschten Ergebnis kommt, sollte aber seine Sache bleiben.
- Du hast ständig Angst, dass ohne deine Hilfe garantiert etwas schiefläuft. Deshalb greifst du Mitarbeitern auch permanent unter die Arme. Die Folge: du wirst nicht ausreichend entlastet und deine Mitarbeiter fühlen sich gegängelt.
Darauf solltest du achten, wenn du Aufgaben abgibst:
- Delegiere nicht zwischen ,,Tür und Angel”. Nimm dir Zeit – sowohl für ein ausführliches Gespräch, als auch für die Vorbereitung. Frag nach, ob noch Fragen bestehen, und bitte den Mitarbeiter, die Aufgabe in eigenen Worten nochmals zu wiederholen.
- Sprich deine Erwartungen an den Mitarbeiter klar aus. Mach zudem Aufgabe, Ziel und Zeitrahmen deutlich – am besten schriftlich.
- Vergewissere dich, dass alle notwendigen Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung stehen.
- Nimm Einwände und Bedenken der Mitarbeiter ernst. Sucht gemeinsam nach Lösungen und biete deine Unterstützung an, etwa durch regelmäßige Feedbackgespräche.
- Sei tolerant und lass deine Mitarbeiter die ihnen übertragenen Aufgaben eigenverantwortlich und selbstständig erledigen. Denk daran: Es gibt immer verschiedene Wege, Ziele zu erreichen.
Kontrolliere die Arbeitsergebnisse! Und zwar nicht, weil du deinen Mitarbeitern misstraust, sondern um zu zeigen, dass du deren Arbeit wertschätzt und würdigst. Vergiss deshalb nie, gute Arbeit zu loben. Das erhöht die Motivation der Mitarbeiter dir auch künftig Last von den Schultern zu nehmen.
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damit wir dein Konto freischalten.
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