1. Erledigen Sie das Dringendste zuerst
Für ein gutes Zeitmanagement ist es notwendig, dass Sie die anstehenden Aufgaben zunächst priorisieren. Unterscheiden Sie zwischen wichtig und dringend:
- Welche Projekte müssen zeitnah abgeschlossen werden?
- Gibt es Arbeiten, die in den nächsten Tagen beendet sein müssen, weil Fristen verstreichen?
Erstellen Sie vor dem Hintergrund dieser Überlegungen eine Prioritätenliste, die Sie entsprechend der von Ihnen festgelegten Reihenfolge Punkt für Punkt abarbeiten.
2. Setzen Sie sich Deadlines
Aufgaben, bei denen die Deadline nicht schon durch den Kunden vorgegeben ist, werden gerne immer wieder verschoben. Besonders ungeliebte Tätigkeiten werden so zu unendlichen Geschichten: Sie schieben sie auf, schließen sie nicht ab – und haben sie dennoch immer im Hinterkopf. So fällt es Ihnen schwer, sich auf andere Projekte zu konzentrieren. Legen Sie daher für sich selbst fest, wann Sie mit den einzelnen Aufgaben fertig sein wollen.
Wichtig ist es dabei, realistisch zu planen. Ist eine Deadline zu kurzfristig gesetzt, geraten Sie unnötig unter Druck.
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3. Setzen Sie sich zeitliche Limits
Sie halten sich schon seit mehreren Stunden mit einer Aufgabe auf und ein Ende ist noch nicht in Sicht? Sie finden keinen rechten Anfang und drehen sich im Kreis? Um nicht zu viel Zeit in eine Aufgabe zu investieren, ohne tatsächlich zu einem guten Abschluss zu kommen, sollten Sie sich zeitliche Limits setzen. Planen Sie für eine Aufgabe beispielsweise eine Stunde ein, stellen aber fest, dass Sie nicht produktiv und in der Sache festgefahren sind, gehen Sie zu einem anderen Tagesordnungspunkt über. Legen Sie die nicht abgeschlossene Aufgabe auf Wiedervorlage und widmen Sie sich ihr zu einem späteren Zeitpunkt.
4. Geben Sie Aufgaben ab
Nicht alles, was ein Selbstständiger in seinem beruflichen Alltag erledigen muss, fällt jedem Unternehmer leicht. Stellen Sie fest, dass Ihnen bestimmte Dinge besonders schwerfallen oder dass sie eines großen Aufwands bedürfen, lagern Sie diese Tätigkeiten nach Möglichkeit aus. Die Pflege Ihrer Website, die Buchhaltung oder andere Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen, können gut durch externe Dienstleister umgesetzt werden. Beschäftigen Sie Mitarbeiter, scheuen Sie sich nicht davor, Aufgaben an diese zu delegieren.
Wer glaubt, alles selbst machen zu müssen, gerät schnell ins Straucheln und hat zu wenig Zeit für die Dinge, die tatsächlich von ihm selbst erledigt werden müssen.
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5. Arbeiten Sie ohne Ablenkung
Gutes Zeitmanagement gelingt nur, wenn Sie sich voll und ganz auf die zu erledigenden Arbeiten konzentrieren. Zu viel Ablenkung sorgt dafür, dass Sie langsamer und unkonzentrierter arbeiten und daher Fehler machen. Sie werden in Ihrer Aufmerksamkeit von jeder Ablenkung gestört – nach jeder gelesenen WhatsApp-Nachricht, jedem E-Mail müssen Sie sich neu in das Thema hineindenken. Schalten Sie Ihr Handy oder Ihren Rechner daher auf lautlos, sodass Sie das Benachrichtigungssignal für eingegangene Nachrichten nicht unterbrechen kann.
Um dennoch zeitnah auf wichtige Nachrichten reagieren zu können, planen Sie feste Zeiten ein, in denen Sie Ihre E-Mails checken.
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