Wie Sie Ihre Adressdatenbank endlich richtig nützen

Kunden, frühere Kunden, Messekontakte, bei Networking-Events gesammelte Visitenkarten: Im Laufe der Jahre sammeln sich in einer Adressdatenbank die unterschiedlichsten Kontakte – und meist schlummern sie da ungenützt vor sich hin.

Vorab: Kontaktdaten unterliegen der DSVGO

Die neue Datenschutzgrundverordnung (DSVGO), die ab Mai 2018 gilt, ist ein guter Anlass, sich diese Daten einmal in Ruhe vorzunehmen, gründlich auszumisten und die verbleibenden Kontakte bestmöglich zu nützen. Denn die DSVGO besagt unter anderem, dass Sie Kontakte, die Sie nicht mehr zwingend brauchen, löschen müssen.

Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag "Wie Sie Ihre Kunden-E-Mail-Kontakte DSGVO-konform machen".

1. Entfernen Sie Karteileichen

Sie werden viele Kontakte in Ihrer Kartei finden, die Sie nicht mehr brauchen oder die Sie nur einmal gesehen haben, und dann stellt sich die Frage: löschen oder archivieren? Fragen Sie sich:

• Erinnern sich Sie noch gut an die Person?
• Wann hatten Sie zuletzt Kontakt?
• Bringt Ihnen oder einem Ihrer Kunden dieser Kontakt etwas? Das muss nicht unbedingt Umsatz sein. Es können auch weitere Kontakte sein oder auch einfach Sympathie.
• Möchten Sie wieder Kontakt zu dieser Person suchen und auch halten?

Beantworten Sie diese Fragen gewissenhaft – und freuen Sie sich über eine Datenbank, die nur mehr aus wertvollen Kontakten besteht.

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2. Soziale Medien – eine gute Ergänzung

Wenn Sie Kontakte finden, die Sie wieder beleben wollen, bieten sich dafür die sozialen Medien gut an, vor allem berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn.

Manche CRM Systeme oder Kontaktdatenbanken haben auch Schnittstellen zu eben diesen sozialen Netzwerken. Damit können Sie prüfen, wer zu finden ist, ihre Einträge gegebenenfalls aktualisieren  und sich mit dieser Person vernetzen.

TIPP: Sich zu vernetzen ist schön und gut, aber damit sollte es nicht aufhören. Posten Sie regelmäßig Updates und suchen Sie auch den direkten Kontakt, indem Sie ihre Kontakte anschreiben. Überhäufen Sie aber niemanden mit Eigenwerbung, sondern bieten Sie den berühmten Mehrwert. ACHTUNG: Sollten Sie auf die Idee kommen, Ihren Kontakten einen Newsletter zuzusenden, müssen sie deren Einwilligung dazu einholen!

Weiterlesen: Was muss ich beachten, wenn ich einen Newsletter versende?

3. Sortieren Sie Ihre Kunden

Machen Sie eine ABC-Analyse Ihrer bestehenden Kunden. Schauen Sie sich dabei nicht nur Umsätze und Deckungsbeiträge an, sondern auch das Zahlungsverhalten. Danach gliedern Sie Ihre Kunden:

• A-Kunden sind die Top-Player, von denen Sie nie genug haben können. Diese bringen super Umsatz, zahlen immer rechtzeitig und sprechen gerne öffentlich positiv über Sie.

• Als nächstes kommen die B-Kunden. Die bringen zwar nicht so viel Umsatz wie A-Kunden, sind aber schon lange bei Ihnen, und der Kontakt ist gut. B-Kunden sind oft wertvolle Multiplikatoren.

• Und dann die C-Kunden: durchkämmen Sie Ihre Offene-Rechnungen-Liste und identifizieren Sie diejenigen Kunden, die das Zahlungsziel mehr als reichlich ausnützen oder die nicht mit den Werten ihres Unternehmens konform gehen.

Diese erste Kunden-Analyse bringt Ihnen Klarheit und einen guten Überblick. Sie haben fast nur C-Kunden? Dann wird es Zeit, etwas zu tun!

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4. Kommunizieren Sie regelmäßig

Sobald Sie Ihre Kontakte sortiert und aktualisiert haben, geht es ans eigentliche Werk.

• Vernetzen Sie sich mit Ihren Kontakten auf den gängigsten Business-Kanälen wie etwa Xing und LinkedIn. Die Profil-Informationen werden von den meistern Usern regelmäßig aktualisiert, Sie bleiben also auf dem Laufenden, wenn ein Kontakt den Job wechselt oder eine neue Ausbildung hinzufügt. Facebook ist für berufliche Kontakte eher weniger geeignet, viele User betrachten dieses Netzwerk eher als privates Tool.

• Halten Sie den Kontakt – mit der Vernetzung allein ist es nicht getan. Informieren Sie über wichtige Neuigkeiten oder Angebote aus Ihrem Unternehmen. Das können Sie über die sozialen Plattformen selbst tun oder indem Sie einen Newsletter, eine regelmäßige Kundeninfo oder Ähnliches einrichten. Aber Vorsicht: Wenn Sie jemanden regelmäßig mit einem Newsletter beschicken möchten, benötigen Sie dessen Zustimmung!

• „Spammen“ Sie nicht. Ihre Informationen sollten immer einen Mehrwert für den Empfänger bieten. Plumpe Werbemails oder Selbstbeweihräucherung werden schnell lästig.

5. Updates, Updates, Updates

Das beste Kontaktsystem oder CRM nützt nichts, wenn es nicht aktuell ist. Warten Sie Ihre Kontakte deshalb regelmäßig.

• Sind die Telefonnummer und E-Mail noch aktuell?
• Ist die Person noch im selben Unternehmen tätig?
• Wen könnten Sie mit wem, zum gegenseitigen Nutzen, vernetzen?

Ja, diese Dinge nehmen Zeit in Anspruch, aber sie müssen getan werden. Mein Tipp: Datenbank-Updates sind eine gute Möglichkeit, Praktikanten in Ihr Unternehmen schnuppern zu lassen. Einerseits bekommt er oder sie so einen Einblick in den Unternehmeralltag und andererseits können Sie einen Teil der Arbeit abgeben. Die Betonung liegt aber auf „einen Teil“.

Weiterlesen: Wie Sie durch Messebesuche Kunden gewinnen

Weiterlesen: Adressen kaufen – was du damit laut DSGVO tun darfst und was nicht