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So geht selbständig.

Daten sind das neue Gold. Das ist nun wirklich keine Neuigkeit mehr. Trotzdem gehen viele Unternehmer mit ihren persönlichen Schätzen extrem sorglos um. Und zwar nicht nur beim Schutz der Unternehmenssysteme vor Hacker, Viren & Co. Auch mit der Sicherung der Daten nehmen es Kleinunternehmer und Selbstständige meist nicht so genau. Dabei kann ein Datenverlust verheerende Folgen haben: Sechs Prozent aller Betriebe überleben ihn Studien zufolge mittelfristig nicht. 

Eine ordentliche und regelmäßige Datensicherung ist also nicht Kür sondern Pflicht. Und eigentlich auch ganz einfach, wenn Sie dabei folgende Punkte beachten:

Was soll gesichert werden?  

Über ein Backup können Sie nach Systemabstürzen, Hardwaredefekten oder Diebstählen wichtige Daten wieder herstellen. Umso wichtiger ist es deshalb, digitale Informationen  regelmäßig zu sichern. Zumindest die, die relevant sind. Denn nicht alle Dateien sind nach einem Systemausfall verloren. Anwendungen oder Programme lassen sich in der Regel problemlos neu installieren. Dagegen sollen Sie Kontaktadressen, Mails, Dokumente, Zeichnungen oder Kalkulationen kontinuierlich sichern.  

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Wie oft soll gesichert werden?

Wie häufig bearbeiten Sie die Daten? Werden beispielsweise Rechnungen täglich oder nur einmal im Monat erstellt? Überlegen Sie, wie oft Sie eine Datensicherung durchführen wollen. Nicht jede Information muss täglich gesichert werden. Schließlich beansprucht der Prozess einiges an Zeit und Arbeitsspeicher. Anderseits sollten Sie die Sicherungsintervalle aber auch nicht zu großzügig bemessen. Generell gilt: Je häufiger die Daten aktualisiert werden, desto häufiger empfiehlt sich ein Backup. Und natürlich auch, bevor Sie neue Programme installieren. Denn sollten nach der Installation Probleme auftreten können Sie Ihren PC mit dem Backup mühelos auf den ursprünglichen Zustand zurücksetzen.

Welche Speichermedien eignen sich für eine Datensicherung?   

Sichern Sie ihre Daten unbedingt auf einem externen Medium. Das kann eine DVD, ein USB-Stick oder eine externe Festplatte sein.  Natürlich können Sie die Informationen auch in die Cloud schicken. Wichtig ist es, das Back-Up nicht auf einer Partition der internen Festplatte zu speichern. Denn wird der Computer gestohlen oder irreparabel beschädigt, sind die darauf gesicherten Daten futsch.

Wie funktioniert die Datensicherung?   

Mit der richtigen Software ist die Datensicherung ein Kinderspiel. In der Regel müssen Sie dazu lediglich angeben, welche Verzeichnisse wie oft gesichert werden sollen. Der Rest läuft voll automatisch. Betriebssysteme für Windows- und Apple-Rechner enthalten entsprechende Einsteigerwerkzeuge, spezialisierte Softwarehäuser erfüllen mit ihren Lösungen auch komplexere Ansprüche. Wichtig bei der Auswahl der Datensicherungs-Software: Sie sollte sogenannte inkrementelle Backups unterstützen. Dabei werden nur die Dateien gesichert, die seit dem letzten Backup verändert oder neu erstellt wurden. Das spart viel Zeit. Wem das trotzdem zu viel Aufwand ist, der kann seine Daten gegen eine geringe Gebühr durch externe Anbieter inzwischen aber auch per Mausklick in die Cloud schicken und dort sichern lassen.

Wohin mit den gespeicherten Daten?

Am besten sichern Sie die Daten auf zwei unterschiedlichen Medien, die Sie wiederum an zwei unterschiedlichen Orten aufbewahren. Lagern Sie eine Kopie im Büro, die andere beispielsweise zu Hause, im Bankschließfach oder beim Steuerberater. Hauptsache, nicht im gleichen Gebäude. Damit sind Sie auch im schlimmsten Fall auf der sicheren Seite: Denn Wasserschäden, Einbrüche oder Vandalismus  treten in der Regel nicht an zwei Orten gleichzeitig auf.

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