So geht selbständig.

Online-Besprechungen: So moderierest du virtuelle Meetings effizient

Klare Vorgaben, komprimierte Beiträge und die volle Aufmerksamkeit des/r Moderierenden sind online noch wichtiger als bei face-to-face-Meetings. 10 unverzichtbare To-Do's

Auch wenn wir alle keine Lust mehr auf Zoom, Teams & Co haben: sie werden uns mit Sicherheit auch über Corona hinaus erhalten bleiben. Damit Online-Meetings in Zukunft von allen Teilnehmenden als produktiv und angenehm empfunden werden, hilft es, sich an diese einfachen Regeln zu halten:

1. Kein noch so kurzes Meeting ohne Moderation!

Jede Besprechung – natürlich auch online – braucht eine Agenda mit Zeiteinteilung und Protokoll.

2. Plane Zeitpuffer für technische Pannen und/oder Informelles ein

Kalkuliere zehn Minuten mehr ein: Oft dauert es, bis alle virtuell zusammengefunden haben. Wenn es eine kleinere Runde ist, bleibt dir Zeit zu einem informellen Austausch und sanftem Ankommen.
Hier eignet sich z.B. wunderbar die Übung: „Was hast du heute schon Schönes erlebt?“ Das lässt das Meeting gleich mit good vibes beginnen.

3. Konzentriere deine Aufmerksamkeit

Da du von deinen Kolleg:innen ja nur Ausschnitte siehst, musst du genau hinsehen, wie es ihnen geht. Falls möglich, sollten alle ihre Kamera einschalten. Es ist ungemein schwieriger, einen Haufen schwarzer Kasteln als Menschen wahr- und ernst zu nehmen und ihre Aufnahmebereitschaft einzuschätzen.

4. Sei online als Moderator:in noch strenger

So gehst du ökonomisch mit den Ressourcen deiner Kolleg:innen und deinen eigenen um.

5. Sei dabei noch höflicher und formuliere freundlicher

Online ist deine Wirksamkeit eingeschränkt. Zwischentöne gehen leicht verloren. Die Teilnehmenden nehmen bloß dein Gesicht und deine Stimme war, vielleicht noch die Hände. Daher bekommen deine Worte und dein Tonfall mehr Gewicht: dein Lächeln kommt übrigens auch bei jenen an, die dich nicht im Bild haben.
Und: Sprich online langsamer, vor allem, wenn du komplexe Inhalte vermitteln willst!

6. Je kürzer, desto besser

Die Aufmerksamkeitsspanne ist vor dem Bildschirm deutlich kürzer als offline. Im Homeoffice ist auch Ablenkung wahrscheinlicher. Bitte daher die Teilnehmenden um kurze Beiträge. Plane deutlich mehr Pausen ein.

7. Klare Formulierungen

Online vermittelt nur wenig Zwischentöne. Daher müssen wir unsere Beiträge klarer und eindeutiger formulieren und das Protokoll noch klarer abstimmen.

8. Behalte die Technik im Auge

Nach über zwei Jahren Homeoffice haben die meisten zwar die Technik im Griff, aber zu Aussetzern kann es immer kommen. Wenn die Technik streikt, ist Ruhe bewahren zwar nicht leicht, aber hilfreich.

  • Bestimme immer einen Co-Host, damit jemand im Notfall übernehmen kann.
  • Falls die Bandbreite zu gering ist, bitten – wenn möglich – die Kamera auszuschalten.
  • Kümmere dich im Vorfeld um einen Plan B bei Präsentationen (z.B. die PowerPoint auch als pdf.)

9. Hol die Teilnehmenden aktiv ins Gespräch

Hinter dem Bildschirm können sich Schüchterne (oder Uninteressierte) leicht verstecken. Hol sie direkt in die Diskussion, indem du sie direkt ansprichst.

10. Bleib gelassen

Natürlich muss es im Homeoffice professionell zugehen. Eine gute Ausstattung, ein ruhiger Raum, Businesslook zumindest über der Tischkante. Dennoch erwartet niemand 100%ige Perfektion. Ein Kind, das kurz hereinschaut, ein Hund, der bellt – so ist das eben @home.

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Fazit

Online Meetings werden dann als angenehm empfunden, wenn strukturiert und komprimiert gearbeitet wird. Dabei darf durchaus Platz für Informelles sein. Aber eben geplant und zeitlich begrenzt. 

Schenke sowohl als Moderator:in als auch als Teilnehmende:r deine freundliche Zuwendung. Dann können alle in vollem Umfang von den vielen Vorzügen der Online-Meetings profitieren.

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