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So geht selbständig.

Online-Besprechungen: So moderieren Sie virtuelle Meetings effizient

Klare Vorgaben, komprimierte Beiträge und die volle Aufmerksamkeit des*r Moderierenden sind online noch wichtiger als bei face-to-face-Meetings. 10 unverzichtbare To-Do's

Auch wenn wir alle keine Lust mehr auf Zoom, Teams & Co haben: Sie werden uns mit Sicherheit auch über Corona hinaus erhalten bleiben. Damit Online-Meetings in Zukunft von allen Teilnehmenden als produktiv und angenehm empfunden werden, hilft es, sich an diese einfachen Regeln zu halten:

1. Kein noch so kurzes Meeting ohne Moderation!

Jede Besprechung – natürlich auch online – braucht eine Agenda mit Zeiteinteilung und Protokoll.

2. Planen Sie Zeitpuffer für technische Pannen und/oder Informelles ein

Kalkulieren Sie 10 Minuten mehr ein: Oft dauert es, bis alle virtuell zusammengefunden haben. Wenn Sie eine kleinere Runde sind, bleibt Ihnen Zeit zu einem informellen Austausch und sanftem Ankommen.
Hier eignet sich z.B. wunderbar die Übung: „Was hast du heute schon Schönes erlebt?“ Das lässt das Meeting gleich mit good vibes beginnen.

3. Konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit

Da Sie von Ihren Kolleg*innen ja nur Ausschnitte sehen, müssen Sie genau hinsehen, wie es ihnen geht. Falls möglich, sollten alle ihre Kamera einschalten. Es ist ungemein schwieriger, einen Haufen schwarzer Kasteln als Menschen wahr- und ernst zu nehmen und ihre Aufnahmebereitschaft einzuschätzen.

4. Seien Sie online als Moderator*in noch strenger

So gehen Sie ökonomisch mit den Ressourcen ihrer Kolleg*innen und ihren eigenen um.

5. Seien Sie dabei noch höflicher und formulieren Sie freundlicher

Online ist Ihre Wirksamkeit eingeschränkt. Zwischentöne gehen leicht verloren. Die Teilnehmenden nehmen bloß Ihr Gesicht und Ihre Stimme war, vielleicht noch die Hände. Daher bekommen ihre Worte und ihr Tonfall mehr Gewicht: Ihr Lächeln kommt übrigens auch bei jenen an, die Sie nicht im Bild haben.
Und: Sprechen Sie online langsamer, vor allem, wenn Sie komplexe Inhalte vermitteln wollen!

6. Je kürzer, desto besser

Die Aufmerksamkeitsspanne ist vor dem Bildschirm deutlich kürzer als offline. Im Homeoffice ist auch Ablenkung wahrscheinlicher. Bitten Sie daher die Teilnehmenden um kurze Beiträge. Planen Sie deutlich mehr Pausen ein.

7. Klare Formulierungen

Online vermittelt nur wenig Zwischentöne. Daher müssen wir unsere Beiträge klarer und eindeutiger formulieren und das Protokoll noch klarer abstimmen.

8. Behalten Sie die Technik im Auge

Nach über einem Jahr Homeoffice haben die meisten zwar die Technik im Griff, aber zu Aussetzern kann es immer kommen. Wenn die Technik streikt, ist Ruhe bewahren zwar nicht leicht, aber hilfreich.

  • Bestimmen Sie immer einen Co-Host, damit jemand im Notfall übernehmen kann.
  • Falls die Bandbreite zu gering ist, bitten Sie – wenn möglich – die Kamera auszuschalten.
  • Haben Sie einen Plan B bei Präsentationen (z.B. die PowerPoint auch als pdf.)

9. Holen Sie die Teilnehmenden aktiv ins Gespräch

Hinter dem Bildschirm können sich Schüchterne (oder Uninteressierte) leicht verstecken. Holen Sie sie direkt in die Diskussion, indem Sie sie direkt ansprechen.

10. Bleiben Sie gelassen

Natürlich muss es im Homeoffice professionell zugehen. Eine gute Ausstattung, ein ruhiger Raum, Businesslook zumindest über der Tischkante. Dennoch erwartet niemand 100%ige Perfektion. Ein Kind, das kurz hereinschaut, ein Hund, der bellt – so ist das eben @home.

%MEDIUM-RECTANGLES%

Fazit

Online Meetings werden dann als angenehm empfunden, wenn strukturiert und komprimiert gearbeitet wird. Dabei darf durchaus Platz für Informelles sein. Aber eben geplant und zeitlich begrenzt. 

Schenken Sie sowohl als Moderator*in als auch als Teilnehmende*r Ihre freundliche Zuwendung. Dann können wir in vollem Umfang von den vielen Vorzügen der Online-Meetings profitieren.

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