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Digitale Arbeitsabläufe: Fünf einfache Tipps für's Homeoffice

Dank E-Mail und VPN-Verbindung wird das Homeoffice zum vollwertigen Arbeitsplatz. Selbst Dokumente und Postsendungen lassen sich ortsunabhängig empfangen und verarbeiten.

Nicht zuletzt seit der Corona-Krise wird das Homeoffice immer attraktiver. Das ortsunabhängige Arbeiten bringt nicht nur viel Flexibilität für MitarbeiterInnen, sondern auch deutliche Einsparungspotenziale für Unternehmen. Um auch komplexe Geschäftsabläufe von zuhause aus zu steuern, fehlt es jedoch bei vielen Firmen noch an entsprechender Infrastruktur. Dabei existieren mittlerweile digitale Lösungen und Smartphone-Apps, mit denen man im Homeoffice oder von unterwegs ganze Geschäftsprozesse bequem integriert steuern kann. Hier fünf Beispiele: 

1. Poststücke digital empfangen und versenden

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile die Möglichkeit, eingehende Postsendungen digital an ihre MitarbeiterInnen zuzustellen – diese landen dann in einem elektronischen Posteingang. Die Vorteile:

  • Sämtliche physische Poststücke sind digitalisiert an einer Stelle zu finden.
  • Ausgehende Geschäftspost können vom eigenen Firmencomputer auch digital versendet werden.

Spezielle Apps erlauben es, auf dem Firmenhandy den eigenen elektronische Posteingang abzurufen und Geschäftsbriefe zu empfangen (ähnliche Lösungen gibt es übrigens auch für Privatpersonen).

Weiters haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Post per Nachsendeauftrag in ein Scanzentrum zu senden und so im Homeoffice keine wichtigen Rechnungen oder Verträge mehr zu verpassen.

2. Rechnungen automatisiert zahlen

Wer kennt es nicht: Eine Rechnung ist nicht mehr auffindbar, Mahngebühren drohen. Dank Digitalisierung lässt sich auch das Zahlungsmanagement von Rechnungen vollständig automatisieren: Neben der Geschäftspost haben Unternehmen die Möglichkeit, auch Eingangsrechnungen digital zu erfassen und an zuständige MitarbeiterInnen elektronisch zuzustellen oder sie automatisch anhand der Rechnungsdaten weiterzuverarbeiten.

3. Dokumente scannen zur digitalen Bearbeitung

Auch weitere Geschäftsdokumente wie Lieferscheine oder Kostenbelege lassen sich digitalisieren. Per Scan-App auf dem eigenen Firmenhandy werden Dokumente zuerst vor Ort gescannt und anschließend direkt an Anwendungen zur Weiterverarbeitung und Archivierung, an zuständige MitarbeiterInnen im Unternehmen oder an Geschäftspartner übertragen. 

4. Geschäftsdokumente signieren

Längst müssen Geschäftsdokumente zum Unterschreiben nicht mehr ausgedruckt werden, sondern können auch elektronisch von überall rechtsgültig unterschrieben werden. Das spart Zeit und Druckkosten und kommt der Umwelt zugute, weil unnötige „Zettelwirtschaft“ reduziert wird.

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5. Archivierte Dokumente schnell digital finden

Buchhaltungsunterlagen, Belege oder Geschäftspapiere müssen in Österreich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Digitale Speicherung spart nicht nur viel Platz, sondern vor allem auch viel Zeit: Digital archivierte Dokumente können in der Regel viel schneller gefunden werden, falls es zu internen Revisionen oder externen Prüfungen kommen sollte.

Fazit

Dank der Digitalisierung kann man Geschäftsprozesse auch aus dem Homeoffice lückenlos steuern. So werden nicht zuletzt wertvolle Zeit und Kosten gespart.

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