Online-Meetings: So behalten Sie Technik und Datensicherheit im Griff

Die Nachfrage nach Online-Meetings ist durch die Corona-Krise rasant gestiegen. Besprechungen, die früher im Büro, im Café oder im Rahmen eines Business-Lunch stattgefunden haben, werden nun von zuhause aus geführt. Selbständige und Kleinunternehmen stehen damit vor neuen Herausforderungen, insbesondere was die Themen, Organisation, Datensicherheit und Vertraulichkeit bei Online-Meetings anbelangt. Mit diesen Aspekten sollten Sie sich vertraut machen:

Wählen Sie die richtige Online-Plattform

Sind Sie mit den aktuellen Möglichkeiten, die Online-Plattformen bieten vertraut? Wenn nicht, lassen Sie sich beraten, bevor Sie sich für ein System entscheiden. Die gängigsten Systeme sind Zoom, Facetime, MS Teams, Goto Meeting oder Webex; darüber hinaus drängen aber auch neue Anbieter auf den Markt, die es sich zu prüfen lohnt.

In der Basisvariante sind die meisten Systeme kostenfrei, bieten aber weniger Steuermöglichkeiten. Es liegt an Ihnen, verantwortungsvoll zu entscheiden.

Machen Sie die Teilnehmenden mit der Technik vertraut

Gehen Sie davon aus, dass es einigen Teilnehmenden vielleicht noch an Erfahrung im Umgang mit Online-Meetings fehlt. Als Gastgeber sollten Sie daher vorab den technischen und organisatorischen Ablauf erklären. Dazu zählen etwa Login-Möglichkeiten, Screen-Sharing, Rechteverteilung, Datensicherheit und Vertraulichkeit.

Das kann Zeit kosten, vereinfacht das Meeting selbst aber wesentlich. Die Teilnehmenden dürfen von Ihnen als Veranstalter erwarten, dass Sie den organisatorischen und technischen Ablauf fest im Griff haben.

Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung

Entscheidend für das Gelingen einer Video-Sitzung ist es, dass alle Beteiligten über eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite verfügen. Prinzipiell gilt: Je höher die Bildauflösung und je größer die Zahl der Teilnehmenden, desto höher wird der Bedarf an Bandbreite.

Wenn Sie von zuhause arbeiten und sich die verfügbare Bandbreite des Providers mit Familienmitgliedern teilen müssen: Sorgen Sie dafür, dass Sie für die Dauer des Online-Meetings der einzige Nutzer großer Datenmengen sind. Ein Kind oder Partner, der parallel Netflix-Videos streamt oder Urlaubsfotos downloaded, kann die Qualität einer Videokonferenz empfindlich beeinträchtigen.

TIPP: Verbinden Sie sich für die Dauer des Online-Meetings, wenn möglich, nicht per WLAN, sondern über ein Ethernet-Kabel mit Ihrem Router. Sie können die Stärke Ihrer Internetverbindung auch vorab testen, etwa über speedtest.net.

Falls es trotzdem zu Verbindungsproblemen kommt, ist es wichtig, dass Sie – je nach Eigenheit der Plattform – wissen, was zu tun ist, um rasch eine neue Verbindung aufbauen zu können.

Gut gesehen und gehört werden

Da die Qualität interner Cams bei manchen Notebooks eher schwach ist, kann sich die Anschaffung einer externen Webcam lohnen. Die Webcam sollte so positioniert sein, dass Gesicht und Oberkörper der Teilnehmer – und deren Gesten – gut sichtbar sind. Achten Sie daher auch auf ausreichende Beleuchtung.
Verwenden Sie Kopfhörer oder ein geeignetes Headset, um Rückkopplung und Widerhall im Raum zu vermeiden. Gerade bei längeren Sitzungen steigert auch ein hochwertiges Tischmikrofon die Klangqualität.

Sorgen Sie für Datenschutz und -sicherheit

Fälle von Zoom-Bombing – also dem Hacken von laufenden Zoom-Meetings – haben aufgezeigt, dass Sicherheit bei Online-Meetings ein heikles Thema ist. Darüber hinaus sollten Sie aber auch die Angaben zum Datenschutz genau prüfen bevor Sie sich für ein System entscheiden. Wo werden die Daten gelagert? Erfüllt der Datenschutz die Anforderungen der DSGVO? Und vielleicht ist es auch keine gute Idee, sich über den Facebook-Account anzumelden ...

Während der Grad an Privatheit im persönlichen Kontakt recht leicht zu beurteilen ist, ist das in Videochatrooms leider nicht der Fall. Machen Sie sich daher mit den Sicherheitseinstellungen bestmöglich vertraut.

• Schützen Sie Ihr Online-Meeting mit einem sicheren Passwort.
• Versperren Sie den virtuellen Besprechungsraum und versehen Sie ihn – nach Möglichkeit – mit einem digitalen Vorzimmer (Waiting Room).
• Gehen Sie zum Start der Sitzung die aktuellen Einstellungen durch und verpflichten Sie die Teilnehmer vorab, keine Videoaufzeichnungen der Gespräche anzufertigen.
• Denken Sie auch daran, dass bei Gesprächen aus dem Homeoffice unter Umständen Familienmitglieder mithören (müssen). Klären Sie auch dies vorab.

Leider ist die Aufzeichnung, Speicherung und Verbreitung einer Videokonferenz durch die Teilnehmer oder auch Dritte (Administratoren, Plattformbetreiber oder Personen, die sich unerlaubt Zugriff verschaffen) kaum auszuschließen. Sensible Daten und Dokumente sollten daher niemals in den Chatfenstern von Zoom & Co. ausgetauscht werden 

Klären Sie die Spielregeln vorab

Nicht nur die Agenda, auch die technischen und organisatorischen Spezifika des Meetings sollten schon zu Beginn der Sitzung geklärt werden.

• Wie wollen Sie mit Screen-Freigaben umgehen?
• Wer darf präsentieren, wer darf etwa auf einem Whiteboard Anmerkungen machen?
• Wie erfolgt die Annahme von Wortmeldungen (z.B. durch „Aufzeigen“)?

TIPP: Falls Sie ein Meeting mit einer größeren Zahl an Teilnehmern planen (z.B. eine Konferenz oder ein Webinar), sollten Sie einen Kollegen mit der Moderation der Sitzung beauftragen. So ist einerseits für glatte organisatorische Abläufe gesorgt, andererseits für einen inhaltlich stringenten Prozess. 

Fazit

Um ein erfolgreiches Online-Meeting durchzuführen, sollten Sie sich so früh wie möglich mit den technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Erst wenn Sie ein grundlegendes Verständnis der Abläufe entwickelt haben und routiniert damit umgehen können, können Sie sich auf Ihre Gesprächspartner und deren Anliegen konzentrieren. So ermöglichen Sie eine flüssige Kommunikation und können zu Ergebnissen gelangen, die denen einer persönlichen Begegnung sehr nahe kommen.

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