Online-Meetings: So behältst du Technik und Datensicherheit im Griff

Die Nachfrage nach Online-Meetings ist durch die Corona-Krise rasant gestiegen. Besprechungen, die früher im Büro, im Café oder im Rahmen eines Business-Lunch stattgefunden haben, werden nun von zuhause aus geführt. Selbständige und Kleinunternehmen stehen damit vor neuen Herausforderungen, insbesondere was die Themen, Organisation, Datensicherheit und Vertraulichkeit bei Online-Meetings anbelangt. Mit diesen Aspekten sollten Sie sich vertraut machen:

Wähl die richtige Online-Plattform

Bist du mit den aktuellen Möglichkeiten, die Online-Plattformen bieten vertraut? Wenn nicht, lass dich beraten, bevor du dich für ein System entscheidest. Die gängigsten Systeme sind Zoom, Facetime, MS Teams, Goto Meeting oder Webex; darüber hinaus drängen aber auch neue Anbieter auf den Markt, die es sich zu prüfen lohnt.

In der Basisvariante sind die meisten Systeme kostenfrei, bieten aber weniger Steuermöglichkeiten. Es liegt an dir, verantwortungsvoll zu entscheiden.

Mach die Teilnehmenden mit der Technik vertraut

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Geh davon aus, dass es einigen Teilnehmenden vielleicht noch an Erfahrung im Umgang mit Online-Meetings fehlt. Als Gastgeber solltest du daher vorab den technischen und organisatorischen Ablauf erklären. Dazu zählen etwa Login-Möglichkeiten, Screen-Sharing, Rechteverteilung, Datensicherheit und Vertraulichkeit.

Das kann Zeit kosten, vereinfacht das Meeting selbst aber wesentlich. Die Teilnehmenden dürfen von dir als Veranstalter erwarten, dass du den organisatorischen und technischen Ablauf fest im Griff hast.

Sorge für eine stabile Internetverbindung

Entscheidend für das Gelingen einer Video-Sitzung ist es, dass alle Beteiligten über eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite verfügen. Prinzipiell gilt: Je höher die Bildauflösung und je größer die Zahl der Teilnehmenden, desto höher wird der Bedarf an Bandbreite.

Wenn du von zuhause arbeitest und die verfügbare Bandbreite des Providers mit Familienmitgliedern teilen musst: Sorg dafür, dass du für die Dauer des Online-Meetings der einzige Nutzer großer Datenmengen bist. Ein Kind oder Partner, der parallel Netflix-Videos streamt oder Urlaubsfotos downloaded, kann die Qualität einer Videokonferenz empfindlich beeinträchtigen.

TIPP: Verbinde dich für die Dauer des Online-Meetings, wenn möglich, nicht per WLAN, sondern über ein Ethernet-Kabel mit deinem Router. Du kannst die Stärke deiner Internetverbindung auch vorab testen, etwa über speedtest.net.

Falls es trotzdem zu Verbindungsproblemen kommt, ist es wichtig, dass du – je nach Eigenheit der Plattform – weisst, was zu tun ist, um rasch eine neue Verbindung aufbauen zu können.

Gut gesehen und gehört werden

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Da die Qualität interner Cams bei manchen Notebooks eher schwach ist, kann sich die Anschaffung einer externen Webcam lohnen. Die Webcam sollte so positioniert sein, dass Gesicht und Oberkörper der Teilnehmer – und deren Gesten – gut sichtbar sind. Achte daher auch auf ausreichende Beleuchtung.
Verwende Kopfhörer oder ein geeignetes Headset, um Rückkopplung und Widerhall im Raum zu vermeiden. Gerade bei längeren Sitzungen steigert auch ein hochwertiges Tischmikrofon die Klangqualität.

Sorg für Datenschutz und -sicherheit

Fälle von Zoom-Bombing – also dem Hacken von laufenden Zoom-Meetings – haben aufgezeigt, dass Sicherheit bei Online-Meetings ein heikles Thema ist. Darüber hinaus solltest du aber auch die Angaben zum Datenschutz genau prüfen bevor du dich für ein System entscheidest. Wo werden die Daten gelagert? Erfüllt der Datenschutz die Anforderungen der DSGVO? Und vielleicht ist es auch keine gute Idee, sich über den Facebook-Account anzumelden ...

Während der Grad an Privatheit im persönlichen Kontakt recht leicht zu beurteilen ist, ist das in Videochatrooms leider nicht der Fall. Mach dich daher mit den Sicherheitseinstellungen bestmöglich vertraut.

• Schütz dein Online-Meeting mit einem sicheren Passwort.
• Versperr den virtuellen Besprechungsraum und versieh ihn – nach Möglichkeit – mit einem digitalen Vorzimmer (Waiting Room).
• Geh zum Start der Sitzung die aktuellen Einstellungen durch und verpflichte die Teilnehmer vorab, keine Videoaufzeichnungen der Gespräche anzufertigen.
• Denk auch daran, dass bei Gesprächen aus dem Homeoffice unter Umständen Familienmitglieder mithören (müssen). Kläre auch dies vorab.

Leider ist die Aufzeichnung, Speicherung und Verbreitung einer Videokonferenz durch die Teilnehmer oder auch Dritte (Administratoren, Plattformbetreiber oder Personen, die sich unerlaubt Zugriff verschaffen) kaum auszuschließen. Sensible Daten und Dokumente sollten daher niemals in den Chatfenstern von Zoom & Co. ausgetauscht werden 

Klär die Spielregeln vorab

Nicht nur die Agenda, auch die technischen und organisatorischen Spezifika des Meetings sollten schon zu Beginn der Sitzung geklärt werden.

• Wie willst du mit Screen-Freigaben umgehen?
• Wer darf präsentieren, wer darf etwa auf einem Whiteboard Anmerkungen machen?
• Wie erfolgt die Annahme von Wortmeldungen (z.B. durch „Aufzeigen“)?

TIPP: Falls du ein Meeting mit einer größeren Zahl an Teilnehmern planst (z.B. eine Konferenz oder ein Webinar), solltest du einen Kollegen mit der Moderation der Sitzung beauftragen. So ist einerseits für glatte organisatorische Abläufe gesorgt, andererseits für einen inhaltlich stringenten Prozess. 

Fazit

Um ein erfolgreiches Online-Meeting durchzuführen, solltest du dich so früh wie möglich mit den technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Erst wenn du ein grundlegendes Verständnis der Abläufe entwickelt hast und routiniert damit umgehen kannst, kannst du dich auf deine Gesprächspartner und deren Anliegen konzentrieren. So ermöglichst du eine flüssige Kommunikation und kannst zu Ergebnissen gelangen, die denen einer persönlichen Begegnung sehr nahe kommen.

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