Event-Organisation: Wie Sie ohne Extra-Kosten mehr Teilnehmer gewinnen

1. Beginnen Sie bei Ihrer E-Mail-Signatur

Verweisen Sie in Ihrer täglichen Business-Kommunikation auf Ihr Event, indem Sie ein kleines Vorschaubild und den Link zur Anmelde-Seite in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen.

2. Suchen Sie Multiplikatoren

Das können Business-Partner, Familie und Freunde sein, oder bereits angemeldete Teilnehmer. Rufen Sie zum Teilen in den sozialen Medien auf. Dies können Sie vorantreiben, indem Sie Empfehlungen belohnen. Für jede neue Anmeldung gibt es ein kleines Dankeschön, wie beispielsweise ein Begrüßungsgetränk vor Ort.

3. Aktivieren Sie Kooperationspartner

Haben Sie Partner, mit denen Sie kooperieren können? Dann bitten Sie um Sponsorings oder vereinbaren Gegengeschäfte – Sie gewähren einen Speakerslot, dafür wirbt Ihr Kooperationspartner für Ihr Ereignis.  

4. Wählen Sie den Termin sorgfältig

Achten Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung auf einen optimalen Termin für Ihre Zielgruppe. Gibt es parallele Anlässe, die eine ähnliche Zielgruppe anlocken? Ist es den potenziellen Teilnehmern zum geplanten Zeitpunkt möglich, zu kommen oder sind gerade besondere Umstände wie Sommerferien oder die Hektik der Vorweihnachtszeit? 

5. Save the Date

Schicken Sie frühzeitig einen Terminblocker an die Zielgruppe, die Sie ansprechen wollen. Je eher Sie das machen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre potenziellen Teilnehmer am betreffenden Datum noch Zeit haben. 

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6. Erstellen Sie eine eigene Landingpage

Diese nutzen Sie, um zu informieren und die Anmeldung zu ermöglichen. Machen Sie neugierig, zeigen Sie, was Ihr Event den Besuchern bringt, bedienen Sie sich an FOMO (Fear Of Missing Out) – der Angst der Menschen, etwas zu verpassen – und formulieren Sie kurze, prägnante Texte.

7. Halten Sie die Hürden zur Anmeldung so gering wie möglich

Gestalten Sie die Registrierung zu Ihrem Event so unkompliziert, wie möglich. Meist reicht die Angabe der E-Mail-Adresse. 

8. Bieten Sie bei der Registrierung ein (digitales) Incentive an

Das kann ein eBook, eine Checkliste oder ein Video sein. Auch hier können Sie von FOMO profitieren: Nur die ersten Anmelder erhalten dieses Geschenk. 

9. Planen Sie reizvolle Highlights oder neue Formate

Je nach Zielgruppe ist ein Mitmach-Erlebnis wie das Ausprobieren eines neuen Produkts oder dem gemeinsamen Diskutieren in einem interaktiven Forum interessant. Auch der Veranstaltungsort oder branchenbekannte Speaker sind spannende Highlights.

10. Ein Livestream erhöht Ihre Reichweite

Holen Sie Ihr Offline-Event durch einen Livestream in die virtuelle Welt. Da die Teilnehmer nicht physisch anwesend sein müssen, erreichen Sie ein größeres Publikum. 

11. Bewerben Sie das Ereignis auf Ihrer eigenen Website

Mit einem Banner oder einem Pop-up-Fenster auf Ihrer Startseite sorgen sie für Aufmerksamkeit. Wenn Sie viele Events veranstalten, bietet sich ein übersichtlich gestalteter Veranstaltungskalender an. 

12. Nutzen Sie Ihren bestehenden Newsletter-Verteiler

Bewerben Sie Ihre Veranstaltung in einem alleinstehenden E-Mailing. Zusätzlich können Sie Bildbanner in Ihre Standard-Newsletter einbinden, die auf die Anmeldeseite verlinken. 

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13. Führen Sie einen Unternehmensblog?

Dann schreiben Sie vorab thematisch passende Artikel, sodass Sie auf Ihre Veranstaltung verweisen können.

14. Setzen Sie auf das Potenzial von Social Media

• Bei Facebook und Xing können Sie eine eigene Veranstaltung anlegen und Beiträge fixieren, um auf die Registrierung zu verweisen. 
• Mit Twitter und Instagram können Sie Hashtags festlegen und diese für Ihre Kommunikation in allen Kanälen nutzen. Das sorgt für mehr Reichweite. 
• Sind Sie auf YouTube vertreten, können Sie im Vorfeld mit kleinen Videos für Ihre Veranstaltung werben: Werfen Sie in kurzen Sequenzen Fragestellungen und Cliffhanger auf, die durch die Teilnahme am Event aufgelöst werden. 

15. Verlieren Sie auf dem Weg niemanden

Mehr Teilnehmer zu gewinnen, bedeutet auch dafür zu sorgen, dass sich vorab nur wenige Leute wieder abmelden. Halten Sie die Absprungrate gering, indem Sie die Anmelder durch gezielte Kommunikation an ihre Zusage erinnern. Mögliche Inhalte können Hintergrundinfos über den Veranstaltungsort, Anekdoten von Ihren Sprechern oder früheren Besuchern oder Bilder der Aufbauarbeiten sein.

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