Event-Organisation: Wie du ohne Extra-Kosten mehr Teilnehmer gewinnst

1. Beginn bei deiner E-Mail-Signatur

Verweise in Ideinerhrer täglichen Business-Kommunikation auf dein Event, indem du ein kleines Vorschaubild und den Link zur Anmelde-Seite in deine E-Mail-Signatur aufnimmst.

2. Such Multiplikatoren

Das können Business-Partner, Familie und Freunde sein, oder bereits angemeldete Teilnehmer. Ruf zum Teilen in den sozialen Medien auf. Dies kannst du vorantreiben, indem du Empfehlungen belohnst. Für jede neue Anmeldung gibt es ein kleines Dankeschön, wie beispielsweise ein Begrüßungsgetränk vor Ort.

3. Aktiviere Kooperationspartner

Hast du Partner, mit denen du kooperieren kannst? Dann bitte um Sponsorings oder vereinbare Gegengeschäfte – du gewährst einen Speakerslot, dafür wirbt dein Kooperationspartner für dein Ereignis.  

4. Wähle den Termin sorgfältig

Achte bei der Planung deiner Veranstaltung auf einen optimalen Termin für deine Zielgruppe. Gibt es parallele Anlässe, die eine ähnliche Zielgruppe anlocken? Ist es den potenziellen Teilnehmern zum geplanten Zeitpunkt möglich, zu kommen oder sind gerade besondere Umstände wie Sommerferien oder die Hektik der Vorweihnachtszeit? 

5. Save the Date

Schick frühzeitig einen Terminblocker an die Zielgruppe, die du ansprechen willst. Je eher du das machst, desto wahrscheinlicher ist es, dass deine potenziellen Teilnehmer am betreffenden Datum noch Zeit haben. 

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6. Erstelle eine eigene Landingpage

Diese nutzt du, um zu informieren und die Anmeldung zu ermöglichen. Mach neugierig, zeige, was dein Event den Besuchern bringt, bediene dich an FOMO (Fear Of Missing Out) – der Angst der Menschen, etwas zu verpassen – und formuliere kurze, prägnante Texte.

7. Halte die Hürden zur Anmeldung so gering wie möglich

Gestalte die Registrierung zu deinem Event so unkompliziert, wie möglich. Meist reicht die Angabe der E-Mail-Adresse. 

8. Biete bei der Registrierung ein (digitales) Incentive an

Das kann ein eBook, eine Checkliste oder ein Video sein. Auch hier kannst du von FOMO profitieren: Nur die ersten Anmelder erhalten dieses Geschenk. 

9. Plane reizvolle Highlights oder neue Formate

Je nach Zielgruppe ist ein Mitmach-Erlebnis wie das Ausprobieren eines neuen Produkts oder dem gemeinsamen Diskutieren in einem interaktiven Forum interessant. Auch der Veranstaltungsort oder branchenbekannte Speaker sind spannende Highlights.

10. Ein Livestream erhöht deine Reichweite

Hol dein Offline-Event durch einen Livestream in die virtuelle Welt. Da die Teilnehmer nicht physisch anwesend sein müssen, erreichst du ein größeres Publikum. 

11. Bewirb das Ereignis auf deiner eigenen Website

Mit einem Banner oder einem Pop-up-Fenster auf deiner Startseite sorgst du für Aufmerksamkeit. Wenn du viele Events veranstaltest, bietet sich ein übersichtlich gestalteter Veranstaltungskalender an. 

12. Nutz deinen bestehenden Newsletter-Verteiler

Bewirb deine Veranstaltung in einem alleinstehenden E-Mailing. Zusätzlich kannst du Bildbanner in deine Standard-Newsletter einbinden, die auf die Anmeldeseite verlinken. 

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13. Führst du einen Unternehmensblog?

Dann schreib vorab thematisch passende Artikel, sodass du auf deine Veranstaltung verweisen kannst.

14. Setz auf das Potenzial von Social Media

• Bei Facebook und Xing kannst du eine eigene Veranstaltung anlegen und Beiträge fixieren, um auf die Registrierung zu verweisen. 
• Mit Twitter und Instagram kannst du Hashtags festlegen und diese für deine Kommunikation in allen Kanälen nutzen. Das sorgt für mehr Reichweite. 
• Bist du auf YouTube vertreten, kannst du im Vorfeld mit kleinen Videos für deine Veranstaltung werben: Wirf in kurzen Sequenzen Fragestellungen und Cliffhanger auf, die durch die Teilnahme am Event aufgelöst werden. 

15. Verlier auf dem Weg niemanden

Mehr Teilnehmer zu gewinnen, bedeutet auch dafür zu sorgen, dass sich vorab nur wenige Leute wieder abmelden. Halte die Absprungrate gering, indem du die Anmelder durch gezielte Kommunikation an ihre Zusage erinnerst. Mögliche Inhalte können Hintergrundinfos über den Veranstaltungsort, Anekdoten von deinen Sprechern oder früheren Besuchern oder Bilder der Aufbauarbeiten sein.

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