Zehn goldene Regeln, damit dein E-Mail-Newsletter nicht im Spam landet

1. Ja, ich will!

Eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen E-Mail Newsletter-Versand ist die Zustimmung der Empfänger. Mit anderen Worten: Beschicke nur E-Mail Adressen, die sich auch für deinen Newsletter angemeldet haben. Kauf daher keine E-Mail Adressen zu. 

Ein weiteres Argument gegen zugekaufte Adresslisten: Diese enthalten meistens „Spam-Traps“. Das sind E-Mail Adressen, die länger als zwölf Monate nicht verwendet wurden. Sie dienen als „Falle“, um herauszufinden, wer willkürlich unerwünschte Nachrichten verschickt.

2. Adressdaten aktuell halten

Achte darauf, dass die E-Mail Adressen deiner Kunden und Interessenten immer up to date sind. Nimm Kontakte, die deine Nachricht als unzustellbar abgelehnt haben, aus dem künftigen Versand. Je mehr unzustellbare E-Mails, desto schlechter die Spam-Wertung – vor allem bei wiederholter Nicht-Zustellung. Biete deinen Abonnenten an, die Daten zu ändern.

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3. Seriöse Dienstleister verwenden

Arbeite mit einem auf den E-Mail-Versand spezialisierten Dienstleister. Die Qualität der (Gratis-)Lösungen variiert oft sehr stark. Anerkannte Anbieter verwenden einen sicheren Server, sind automatisch bei den White lists (Positivlisten für vertrauenswürdige Versender) registriert und gleichen die Adressdaten regelmäßig mit Black lists ab.

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4. Persönlich ist besser

Personalisiere deinen Newsletter mit der individuellen Anrede der Empfänger. Zum einen vermeidest du dadurch Markierungen als Spam seitens der Empfänger, zum anderen ist das für viele Filterprogramme auch ein positiver Indikator. Spammer kennen diese Daten zumeist nicht.

5. Gib dich zu erkennen

Platziere das Impressum gut sichtbar im Mailing. Schick deine elektronische Visitenkarte als Link (nicht als Anhang!) mit, damit du in das Adressbuch des Empfängers aufgenommen werden kannst. Dann landen deine Nachrichten so gut wie nie im Spam-Ordner. Damit man Anfragen oder Beschwerden rasch beantworten kann, sollte die E-Mail Adresse des Absenders immer erreichbar sein. „hallo@...“ oder „vorname@...“ klingt ja auch viel freundlicher als „no-reply@...“.

6. Keine Anhänge mitsenden

Ein Absender, viele Empfänger und ein womöglich mit Viren verseuchter Anhang – das ist die klassische Spam-Situation. Sende lieber keine Anhänge mit, sondern verlinke auf Websites oder geschlossene Dateiformate (z.B. pdf). Die Empfänger werden es dir danken, wenn das Postfach nicht mit großen Datenmengen überhäuft wird.

7. Bild-Text-Verhältnis beachten

Spam-Filter achten auf das Verhältnis von Bild zu Text. Kommuniziere nicht nur mittels Bildern, sondern verwende auch genügend Text. Die Textinhalte sollten dabei nicht nur auf den Bildern platziert werden. 

Ein weiterer Trick, um mehr Textelemente im Newsletter zu platzieren: Setze für deine Bilder Alt-Texte. Damit sind alternative Texte gemeint, die man für jedes Bild definiert. Falls die Bilder im Newsletter nicht laden, werden anstelle dessen Alt-Texte angezeigt. Dieser Trick verbessert also nicht nur das Bild-Text-Verhältnis, sondern optimiert auch die Usability deines Newsletters.

8. Betreffzeile richtig gestalten

Spam-Filter durchsuchen E-Mails nach verdächtigen Merkmalen. Vermeide daher typische Spam-Elemente wie verkäuferische Phrasen („Gewinn noch heute“ etc.), große, farbige Schriften, Worte in GROSSBUCHSTABEN, L e e r z e i c h e n zwischen den Wörtern, ?- oder $-Zeichen, lange Ziffernfolgen (z.B. Kontonummern) oder mehrere Ausrufezeichen!!!!

9. Inhalte der Mailings variieren

Biete abwechslungsreiche und für den Empfänger relevante Inhalte und versende dieselbe Nachricht nicht mehrmals an deine Empfänger. Spam-Filter und Blacklists bemerken, wenn du immer wieder dieselbe E-Mail versendest, und klassifizieren dich als Spammer oder automatischen Spam-Roboter. Werden E-Mails wiederholt ungelesen gelöscht (z.B. wegen der falschen Themen), wirkt sich das ebenfalls negativ auf das Spam-Rating aus.

10. Abmelde-Link ist Pflicht

Führe den gesetzlich vorgeschriebenen Link zur Newsletter-Abmeldung immer gut sichtbar am Ende des Mailings an. Manche Empfänger, die den Abmelde-Link nicht sofort finden, markieren den Newsletter sonst als Spam. Leg auch eine interne Blacklist an. So gehst du sicher, dass bestimmte Kontakte (z.B. Abmeldungen) nicht irrtümlicherweise wieder beschickt werden.

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