10 goldene Regeln, damit Ihr E-Mail-Newsletter nicht im Spam landet

1. Ja, ich will!

Eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen E-Mail Newsletter-Versand ist die Zustimmung der Empfänger. Mit anderen Worten: Beschicken Sie nur E-Mail Adressen, die sich auch für Ihren Newsletter angemeldet haben. Kaufen Sie daher keine E-Mail Adressen zu. 

Ein weiteres Argument gegen zugekaufte Adresslisten: Diese enthalten meistens „Spam-Traps“. Das sind E-Mail Adressen, die länger als zwölf Monate nicht verwendet wurden. Sie dienen als „Falle“, um herauszufinden, wer willkürlich unerwünschte Nachrichten verschickt.

2. Adressdaten aktuell halten

Achten Sie darauf, dass die E-Mail Adressen Ihrer Kunden und Interessenten immer up to date sind. Nehmen Sie Kontakte, die Ihre Nachricht als unzustellbar abgelehnt haben, aus dem künftigen Versand aus. Je mehr unzustellbare E-Mails, desto schlechter die Spam-Wertung – vor allem bei wiederholter Nicht-Zustellung. Bieten Sie Ihren Abonnenten an, die Daten zu ändern.

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3. Seriösen Dienstleister verwenden

Arbeiten Sie mit einem auf den E-Mail-Versand spezialisierten Dienstleister. Die Qualität der (Gratis-)Lösungen variiert oft sehr stark. Anerkannte Anbieter verwenden einen sicheren Server, sind automatisch bei den White lists (Positivlisten für vertrauenswürdige Versender) registriert und gleichen die Adressdaten regelmäßig mit Black lists ab.

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4. Persönlich ist besser

Personalisieren Sie Ihren Newsletter mit der individuellen Anrede der Empfänger. Zum einen vermeiden Sie dadurch Markierungen als Spam seitens der Empfänger, zum anderen ist das für viele Filterprogramme auch ein positiver Indikator. Spammer kennen diese Daten zumeist nicht.

5. Geben Sie sich zu erkennen

Platzieren Sie das Impressum gut sichtbar im Mailing. Schicken Sie Ihre elektronische Visitenkarte als Link (nicht als Anhang!) mit, damit Sie in das Adressbuch des Empfängers aufgenommen werden können. Dann landen Ihre Nachrichten so gut wie nie im Spam-Ordner. Damit man Anfragen oder Beschwerden rasch beantworten kann, sollte die E-Mail Adresse des Absenders immer erreichbar sein. „hallo@...“ oder „vorname@...“ klingt ja auch viel freundlicher als „no-reply@...“.

6. Keine Anhänge mitsenden

Ein Absender, viele Empfänger und ein womöglich mit Viren verseuchter Anhang – das ist die klassische Spam-Situation. Senden Sie lieber keine Anhänge mit, sondern verlinken Sie auf Websites oder geschlossene Dateiformate (z.B. pdf). Die Empfänger werden es Ihnen danken, wenn das Postfach nicht mit großen Datenmengen überhäuft wird.

7. Bild-Text-Verhältnis beachten

Spam-Filter achten auf das Verhältnis von Bild zu Text. Kommunizieren Sie nicht nur mittels Bildern, sondern verwenden Sie auch genügend Text. Die Textinhalte sollten dabei nicht nur auf den Bildern platziert werden. 

Ein weiterer Trick, um mehr Textelemente im Newsletter zu platzieren: Setzen Sie für Ihre Bilder Alt-Texte. Damit sind alternative Texte gemeint, die man für jedes Bild definiert. Falls die Bilder im Newsletter nicht laden, werden anstelle dessen Alt-Texte angezeigt. Dieser Trick verbessert also nicht nur das Bild-Text-Verhältnis, sondern optimiert auch die Usability Ihres Newsletters.

8. Betreffzeile richtig gestalten

Spam-Filter durchsuchen E-Mails nach verdächtigen Merkmalen. Vermeiden Sie daher typische Spam-Elemente wie verkäuferische Phrasen („Gewinnen Sie noch heute“ etc.), große, farbige Schriften, Worte in GROSSBUCHSTABEN, L e e r z e i c h e n zwischen den Wörtern, ?- oder $-Zeichen, lange Ziffernfolgen (z.B. Kontonummern) oder mehrere Ausrufezeichen!!!!

9. Inhalte der Mailings variieren

Bieten Sie abwechslungsreiche und für den Empfänger relevante Inhalte und versenden Sie dieselbe Nachricht nicht mehrmals an Ihre Empfänger. Spam-Filter und Blacklists bemerken, wenn Sie immer wieder dieselbe E-Mail versenden, und klassifizieren Sie als Spammer oder automatischen Spam-Roboter. Werden E-Mails wiederholt ungelesen gelöscht (z.B. wegen der falschen Themen), wirkt sich das ebenfalls negativ auf das Spam-Rating aus.

10. Abmelde-Link ist Pflicht

Führen Sie den gesetzlich vorgeschriebenen Link zur Newsletter-Abmeldung immer gut sichtbar am Ende des Mailings an. Manche Empfänger, die den Abmelde-Link nicht sofort finden, markieren den Newsletter sonst als Spam. Legen Sie auch eine interne Blacklist an. So gehen Sie sicher, dass bestimmte Kontakte (z.B. Abmeldungen) nicht irrtümlicherweise wieder beschickt werden.

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