Firmenevents planen: So wird deine Veranstaltung zum Erfolg

Klar soll der Event ein rauschender werden, die Kunden beeindruckt, die Mitarbeiter motiviert. Aber Obacht: Wenn's schiefgeht, kann die Fete auch gehörig an deinem Image kratzen. Hier sechs Fragen, die du dir stellen solltest. Und ein Tipp.

1. Zieldefinition: Welchem Zweck dient das Event?

Was willst du mit der Veranstaltung und dem ganzen Aufwand erreichen? Wäre das auch auf anderen Wegen möglich? Wenn du das Ziel der Feier nicht richtig greifen kannst, geht es deinen Kunden genauso. So verschwendest du nur Geld.

2. Storytelling: Welche Geschichte erzählst du den Gästen?

Jede Veranstaltung erzählt zumindest eine kurze Geschichte: Du hast eine Auszeichnung bekommen, feierst ein Firmenjubiläum oder einfach nur das Ende des Kalenderjahres. Stell sicher, dass du weisst, was du kommunizieren willst und dass deine Story authentisch und vollständig erzählt wird. Und zwar – wichtig! – aus der Sicht der Gäste! Zwei Beispiele:

• Willst du die guten Geschäftszahlen hervorheben, ist es nicht angebracht, beim Buffet zu sparen.
• Willst du den „Handwerker des Jahres-Award“ herzeigen, sollten einige Mitglieder der Jury anwesend sein. So wird die Ehrung wahrhaftig und greifbar.

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3. Planung: Was passiert vor, was während des Events?

Erfolgreiche Veranstaltungen hängen von akribischer und vor allem realistischer Planung ab:

• Im Vorfeld: Achte darauf, dass alle Requisiten für deine Erzählung, also z.B.: Folder, Flyer, Präsentationen, rechtzeitig fertig sind. Plane die Produktionszeit großzügig und stimm dies mit den Vorbereitungen zur Veranstaltung ab (Termin, Einladungen, Hinweise auf Gäste in der Präsentation, Catering, etc).
• Der Ablauf: „Je Business desto pünktlicher.“ Lass keine ausufernden Reden zu und geh sorgsam mit der Zeit deiner Gäste um – sowie mit deiner. Teile einmal die Gesamtkosten des Events durch die verfügbaren Gesprächsminuten (und multipliziere sie mal Kundenbetreuer).

4. Location: Wo soll der Event stattfinden?

• Welche Anforderungen an den Ort hast du?
  Wenn du einen Ball veranstaltest, aber die Tanzfläche zu klein ist, dann hat das nicht „besonderen Charme“, sondern ist einfach unangenehm. Wenn du einen live-DJ anheuerst, aber die Musik kommt aus minderwertigen Boxen, ist das nicht kreativ, sondern wird jene Kunden, die sich auf den DJ gefreut haben, enttäuschen.

• Wie kommen die Gäste da hin?
  Achte auf gute Erreichbarkeit: abgelegene Orte können mit Sammel-Taxis angefahren werden, die Mehrkosten für den Transport sind eine goldwerte Investition wenn du vorher dafür sorgen kannst, dass z.B. deine Kundenbetreuer mit den wichtigsten potentiellen Kunden im Auto sitzen. Umweltfreundlich und einladend ist das aber nicht!

5. Auftritt: Verkaufst du allein oder im Team?

Du kannst kaum zu viel Zeit darauf verwenden, sicherzustellen, dass dein Team den bestmöglichen Auftritt abliefert. Verkaufstalente, Kundenbetreuer und Kooperationspartner müssen gegebenenfalls entsprechend gebrieft werden.

Vor allem gilt bei Veranstaltungen dieser Art: „Don't huddle!“
Also: Firmenmitarbeiter sollen nicht zusammenpicken. Wer sich nur mit seinen Freunden unterhält, lernt kaum neue Menschen kennen und kann sich auch nicht gegenüber den Kunden von einer anderen Seite präsentieren! Achte darauf, dass an jedem Tisch auch ein Mitarbeiter sitzt. Oder teil das Feld in Territorien auf – was auch immer funktioniert.

Kommt dir langsam der Gedanke, dass die Planung in echte Arbeit ausartet? Das ist es auch. Vergiss nicht: ein schlechter Eindruck ist schnell gemacht, den Ruf zu reparieren dauert ewig! Es gibt nicht umsonst Spezialisten, die nichts Anderes tun, als solche Events zu planen.

6. Vor- und Nachbearbeitung: Ist deine Datenbank up to date?

Daten, Anschriften, neue Titel (Österreich – Land der Titel, Ämter reich!) – im Laufe eines Jahres ändern sich erfahrungsgemäß rund 10 % der Adressen in deinem Verteiler. Geh sicher, dass alle Adressen stimmen, bevor Einladungen versandt werden. Das ist ein Zeichen von Respekt – und Basis deines Nutzens. Den Kunden fällt auf, wenn du die Post noch immer an eine alte Adresse sendest. Ein Software Update würdest du ja auch nicht aufschieben!

Pflege neue Kontakte und Updates sofort nach der Veranstaltung ein. Du musst ja nicht alles selbst machen. Nimm die Kosten in die Veranstaltungskalkulation auf und beauftrage vielleicht schon vorab jemand, damit das auch sofort passiert.

7. Last but not least: Zeig persönliche Wertschätzung!

Fotogalerien zu versenden ist heute Standard – persönlich ausgesuchte Schnappschüsse, mit deinen persönlichen Kommentaren, machen den Unterschied. Es ist etwas Besonderes, wenn du einzelne Fotos ausarbeitest und in Rahmen setzen lässt. Du kannst dir sicher sein, diese Bilder bleiben für immer im Büro der Beschenkten.

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