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So geht selbständig.

Klar soll der Event ein rauschender werden, die Kunden beeindruckt, die Mitarbeiter motiviert. Aber Obacht: Wenn’s schiefgeht, kann die Fete auch gehörig an Ihrem Image kratzen. Hier sechs Fragen, die Sie sich stellen sollten. Und ein Tipp.

1. Zieldefinition: Welchem Zweck dient das Event?

Was wollen Sie mit der Veranstaltung und dem ganzen Aufwand erreichen? Wäre das auch auf anderen Wegen möglich? Wenn Sie das Ziel der Feier nicht richtig greifen können, geht es Ihren Kunden genauso. So verschwenden Sie nur Geld.

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2. Storytelling: Welche Geschichte erzählen Sie den Gästen?

Jede Veranstaltung erzählt zumindest eine kurze Geschichte: Sie haben eine Auszeichnung bekommen, feiern ein Firmenjubiläum oder einfach nur das Ende des Kalenderjahres. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen was Sie kommunizieren wollen und dass Ihre Story authentisch und vollständig erzählt wird. Und zwar – wichtig! – aus der Sicht der Gäste! Zwei Beispiele:

  • Wollen Sie die guten Geschäftszahlen hervorheben, ist es nicht angebracht beim Buffet zu sparen.
  • Wollen Sie den „Handwerker des Jahres - Award“ herzeigen, sollten einige Mitglieder der Jury anwesend sein. So wird die Ehrung wahrhaftig und greifbar.

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3. Planung: Was passiert vor, was während des Events?

Erfolgreiche Veranstaltungen hängen von akribischer und vor allem realistischer Planung ab:

  • Im Vorfeld: Achten Sie darauf, dass alle Requisiten für Ihre Erzählung, also z.B.: Folder, Flyer, Präsentationen, rechtzeitig fertig sind. Planen Sie die Produktionszeit großzügig und stimmen Sie dies mit den Vorbereitungen zur Veranstaltung ab (Termin, Einladungen, Hinweise auf Gäste in der Präsentation, Catering, etc).
  • Der Ablauf: „je business desto pünktlicher“: Lassen Sie keine ausufernden Reden zu und gehen Sie sorgsam mit der Zeit Ihrer Gäste um – sowie mit Ihrer: teilen Sie einmal die Gesamtkosten des Events durch die verfügbaren Gesprächsminuten (und multiplizieren Sie mal Kundenbetreuer).

4. Location: Wo soll der Event stattfinden?

  • Welche Anforderungen an den Ort haben Sie?
    Wenn Sie einen Ball veranstalten, aber die Tanzfläche zu klein ist, dann hat das nicht „besonderen Charme“ sondern ist einfach unangenehm. Wenn Sie einen live-DJ anheuern, aber die Musik kommt aus  minderwertigen Boxen, ist das nicht kreativ, sondern wird jene Kunden, die sich auf den DJ gefreut haben, enttäuschen.
  • Wie kommen die Gäste da hin?
    Achten Sie auf gute Erreichbarkeit: abgelegene Orte können mit Sammel-Taxis angefahren werden, die Mehrkosten für den Transport sind eine goldwerte Investition wenn Sie vorher dafür sorgen können, dass z.B. Ihre Kundenbetreuer mit den wichtigsten potentiellen Kunden im Auto sitzen. Umweltfreundlich und einladend ist das aber nicht!

5. Auftritt: Verkaufen Sie allein oder im Team?

Sie können kaum zu viel Zeit darauf verwenden, sicherzustellen dass ihr Team den bestmöglichen Auftritt abliefert. Verkaufstalente, Kundenbetreuer und Kooperationspartner müssen gegebenenfalls entsprechend gebrieft werden.

Vor allem gilt bei Veranstaltungen dieser Art: Don't huddle!
Also: Firmenmitarbeiter sollen nicht zusammenpicken. Wer sich nur mit seinen Freunden unterhält, lernt kaum neue Menschen kennen und kann sich auch nicht gegenüber den Kunden von einer anderen Seite präsentieren! Achten Sie darauf, dass an jedem Tisch auch ein Mitarbeiter sitzt. Oder teilen Sie das Feld in Territorien auf – was auch immer funktioniert.

Kommt Ihnen langsam der Gedanke, dass die Planung in echte Arbeit ausartet? Das ist es auch. Vergessen Sie nicht: ein schlechter Eindruck ist schnell gemacht, den Ruf zu reparieren dauert ewig! Es gibt nicht umsonst Spezialisten, die nichts Anderes tun als solche Events zu planen.

6. Vor- und Nachbearbeitung: Ist Ihre Datenbank up to date?

Daten, Anschriften, neue Titel (Österreich – Land der Titel, Ämter reich!): Im Laufe eines Jahres ändern sich erfahrungsgemäß rund 10 % der Adressen in Ihrem Verteiler. Gehen Sie sicher, dass alle Adressen stimmen, bevor Einladungen versandt werden. Das ist ein Zeichen von Respekt – und Basis Ihres Nutzens. Den Kunden fällt auf, wenn Sie die Post noch immer an eine alte Adresse senden. Ein Software Update würden Sie ja auch nicht aufschieben!

Pflegen Sie neue Kontakte und Updates sofort nach der Veranstaltung ein. Sie müssen ja nicht alles selbst machen. Nehmen Sie die Kosten in die Veranstaltungskalkulation auf und beauftragen Sie vielleicht schon vorab jemand, damit das auch sofort passiert.

7. Last but not least: Zeigen Sie persönliche Wertschätzung!

Fotogalerien zu versenden ist heute Standard – persönlich ausgesuchte Schnappschüsse, mit Ihren persönlichen Kommentaren, machen den Unterschied. Es ist etwas Besonderes, wenn Sie einzelne Fotos ausarbeiten und in Rahmen setzen lassen. Sie können sich sicher sein, diese Bilder bleiben für immer im Büro der Beschenkten.

Weiterlesen: Betriebsanleitung für die Betriebsfeier

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