Event-Apps: Wann sie für Veranstalter sinnvoll sind - und wann nicht

Event-Apps sind auf Großveranstaltungen und internationalen Konferenzen kaum mehr wegzudenken und werden von den Besuchern inzwischen schlichtweg erwartet. Kostengünstig und schnell adaptierbare App-Lösungen können jedoch auch für KMU eine Möglichkeit sein, ihre Veranstaltung besonders Besucher-freundlich zu gestalten und so von der Konkurrenz abzuheben. 

Die Entscheidung, eine Event-App im Rahmen einer Veranstaltung einzusetzen, setzt einen wohl-überlegten Entscheidungsprozess voraus, sollte also keinesfalls auf bloßes Bauchgefühl beruhen. Diese Fragen sollten Sie sich stellen.

1. Welchen Nutzen bringt die Event-App? 

Vorausetzung ist, dass eine Event-App einen eindeutigen und klar identifizierbaren Nutzen bringt, andernfalls ist der Einsatz vergebliche Kosten- und Liebesmüh. Also zum Beispiel sollte sie die Agenda der Konferenz beinhalten (regelmässiges up-date!) oder auch interessante Hintergrund-Informationen zu den Speakern liefern. Auch die Möglichkeit, direkt über die Event-App Fragen zu stellen, kann einen wesentlichen Nutzen darstellen.

Außerdem muss die Event-App die generellen Ziele des Events abdecken, also zum Beispiel 

• die Interaktion auf dem Event im Rahmen von Live Frage- & Antwort-Sessions unterstützen,
• Umfassende Event-Statistiken in Echtzeit liefern,
• die Präsenz von Sponsoren und Ausstellern erhöhen,
• die Vernetzung der Teilnehmer untereinander fördern und verbessern, 
• CSR-Ziele durch Abfallvermeidung unterstützen.

2. Erwartet mein Publikum eine Event-App? 

Die Download- bzw. Verwendungsrate der Event-App eines vergangenen Events kann Ihnen Aufschluss darüber geben, ob die Besucher eine App erwarten und hilft Ihnen zu beurteilen, welche Inhalte besonders begehrt waren oder diesmal vernachlässigbar sind. 

Findet eine Veranstaltung zum ersten Mal statt, können Ihnen folgende Fragen bei der Beurteilung helfen, ob der Einsatz einer Event-App sinnvoll ist: 

• Welche demographischen Daten gibt es über die Zielgruppe? 
• Besteht ein reges Interesse in den Sozialen Medien und aktive Kommunikation? Wie hoch war die Take-up Rate, im Rahmen von vergangenen Events –­ also wieviele Personen haben die App tatsächlich genutzt? 
• Wenn es E-Mail Kampagnen zum Event gibt: Wie viele Personen öffnen die Kampagne am Desktop bzw. am Mobiltelefon? Wie verhält sich diese Öffnungsrate im Vergleich zu anderen Events oder Märkten?

Je aktiver und interaktiver also das Publikum online ist, umso mehr empfiehlt sich der Einsatz einer Event-App, da diese voraussichtlich einer großen Anzahl an Teilnehmern Nutzen bringen wird. 

3. Container-App oder individuelle Lösung? 

Ist die Event-Vorlaufzeit eher knapp bemessen, empfiehlt sich die Adaption einer  bereits bestehenden App. Solche „Container-Apps“ sind generell günstiger und schneller einsatzbereit, während individuelle App-Lösungen naturgemäß mehr Branding-Möglichkeiten bieten. 

Eine weitere Überlegung ist, eine web-basierte Lösung zu verwenden, (d.h. die Event-App wird direkt über das Internet aufgerufen und muss nicht extra über einen App-Store heruntergeladen werden), denn Event-Apps stoßen in der Praxis immer öfter an ihre Grenzen.  Oft beträgt die Download-Rate kaum mehr als 30%, weil User heutzutage immer weniger bereit sind, Apps herunterladen und zu installieren. 

4. Was soll meine Event-App erheben?

Mit Hilfe einer Event-App können unterschiedliche Daten bzw. Statistiken objektiv erhoben werden. Im Rahmen der Entscheidung, welche Daten erhoben werden sollen, sollte v.a. auch berücksichtigt werden, welche Informationen für Partner, Sponsoren und natürlich auch Teilnehmer von besonderem Interesse sind. Diese können sein: 

• Die Adoptions- und Interaktionsrate vor, während und nach der Veranstaltung inklusive der Menge an User-generated Content wie Videos, Fotos, Social Media-Meldungen,
• wie häufig die Inhalte der Sponsoren angeklickt wurden,
• wieviele (qualitative) Kontakte die Aussteller im Rahmen der Veranstaltung generieren konnten,
• die Anzahl an Fragen, Beurteilungen aus Sessions, Umfragen und generelles Feeedback.

5. Last but not least: Wer soll meine Event-App liefern? 

Event-App-Hersteller gibt es mittlerweile viele. Neben offensichtlichen Faktoren wie Kosten, State-of-the-Art-Technologie oder Kompatibilität der Systeme sind auch Faktoren wie lokale Präsenz, Support oder Empfehlung für die Wahl des Lieferanten entscheidend. 

Fazit – und ein Blick in die Event-App Zukunft

Heutzutage gibt es nur mehr wenige (große) Events, die ohne Event-Apps auskommen: Zu sehr sind die Besucher mittlerweile daran gewöhnt, Zeitpläne, Aussteller-Informationen, Speaker-Profile oder ähnliche nützliche Inhalte stets in Echtzeit präsent zu haben und aktiv interagieren zu können. 

Neben dem praktischen Hintergrund geht es vor allem auch darum, Erlebnisse zu kreiieren, also verschiedene Event-Technologien strategisch so einzusetzen, dass Events in den Köpfen (und vor allem Herzen) der Besucher einen bleibenden postiven Eindruck hinterlassen. Moderne Technologien wie Augmented- und Virtual Reality halten deshalb auch Einzug in Event-Apps.

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