Elektronische Zustellung: für Selbständige verpflichtend

Was ist die elektronische Zustellung?

Die E-Zustellung ist eine sichere Möglichkeit, Schriftstücke online zuzustellen. Sie bietet einige wesentliche Vorteile gegenüber herkömmlichen E-Mails. 

• Die Zustellung erfolgt über speziell gesicherte elektronische Postfächer. So ist sichergestellt, dass nur die Person, für die das Schreiben bestimmt ist, Zugriff hat. 
• Für den Absender der E-Post hat die E-Zustellung den Vorteil, dass er verständigt wird, sobald das Schreiben abgerufen wird. Er kann also sicher sein, dass es zugestellt wurde. 
• Du kannst deine E-Post von überall abrufen, vorausgesetzt, Du hast Internet-Empfang. 
  

Prinzipiell können sowohl behördliche als privatwirtschaftliche Dokumente mittels E-Zustellung übermittelt werden. 

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Zustellung?

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Seit 1. Jänner 2020 sind österreichische Unternehmen gesetzlich verpflichtet, behördliche Dokumente (Finanzamt, Gericht, ...) elektronisch zu empfangen. Dazu ist es nötig, sich ein speziell gesichertes elektronisches Postfach auf dem Unternehmensserviceportal (USP) anzulegen. 

Die behördliche elektronische Zustellung ist Teil der österreichischen E-Government-Strategie, die eine moderne und effiziente Verwaltung sichern soll. Mit der E-Zustellung können RSa- bzw. RSb-Briefe elektronisch empfangen werden. Das bedeutet ein Ende für die gelben Zettel im Postkasten und den Gang auf das Postamt – und erspart Zeit und Geld.

Welche Unternehmen betrifft die Pflicht zur E-Zustellung?

Die Verpflichtung betrifft nicht nur Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind. Es betrifft alle Personen, die eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen. Also Personen mit Einkünften aus

• Land- und Forstwirtschaft
• Selbständiger Arbeit
• Gewerbebetrieben
• Vermietung und Verpachtung
• Kapitalvermögen
• Sonstigen Tätigkeiten, etwa Immobilienverkäufe
• einer aufrechten Beteiligung bei einer Personengesellschaft

Wer ist von der Verpflichtung zur E-Zustellung ausgenommen?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen zur Teilnahme verpflichtet. Aber es gibt Ausnahmen, und zwar

• Kleinunternehmen, die weniger als 35.000 Euro jährlich umsetzen und keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. 
• Unternehmen, die nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen (fehlende Hardware) oder keinen Internet-Anschluss haben. 

Allerdings: Wer sich nicht anmeldet, erhält die Post wie bisher auf dem Postweg. Sanktionen für eine Nicht-Teilnahme sind vorerst nicht vorgesehen. 

Wie aktiviere ich mein elektronisches Postfach auf dem USP?

Voraussetzung ist, dass du deine Handy-Signatur aktiviert hast. Seit Sommer 2022 können Nutzerinnen und Nutzer übrigens mit Handy-Signatur in der App „Digitales Amt“ auf die ID Austria umsteigen. Die ID Austria ist eine Weiterentwicklung von Handy-Signatur und Bürgerkarte. Weiters musst du dich auf dem Unternehmensserviceportal (USP) registrieren. Wenn du das das noch nicht getan hast, gehst du folgendermaßen vor:

• Logge dich auf dem USP ein bzw. melde dich an. Wenn du dich zum ersten Mal anmeldest, wirst du aufgefordert, einen Administrator anzugeben. Das bist du selbst, bei Bedarf auch zusätzliche Personen, denen du verschiedene Rechte geben kannst, etwa auch das Recht, deine E-Zustellung „abzuholen“. Wie das funktioniert, wird weiter unten erklärt.
• Wähle in der Spalte „Mein USP“ den Menüpunkt „Administration aufrufen“ und  „Zustellprofil verwalten“. Gib die E-Mail Adresse ein, unter der du benachrichtigt werden willst, wenn ein Schriftstück für dich eintrifft.
  ACHTUNG: Wenn du schon FinanzOnline nutzst, Teilnehmer des Elektronisches Rechtsverkehrs (ERV) oder eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes bist, werden deine Daten automatisch ins USP übernommen. Kontrolliere die übernommenen Daten zur Sicherheit! 
• In „MeinPostkorb“ (in der rechten Spalte unter „Meine Services“) kannst du deine Post einsehen.
  – Über den Link „Hilfe“ wird erklärt, welche Funktionen „mein Postkorb“ bietet.
  – Über den Button „Profileinstellungen“ (rechts oben) kannst du verschiedenste Einstellungen vornehmen wie z.B., wie viele Nachrichten angezeigt werden sollen, Abwesenheit oder die Löschung deiner Registrierung. 
• Sobald ein Brief für dich in „MeinPostkorb“ eintrifft, wist du über die angegebene E-Mail Adresse verständigt.
• Wenn du über einen bestimmten Zeitraum keinen Zugriff auf das E-Postfach hast, kannst du dein E-Postfach deaktivieren. Dann erhältst du deine Dokumente wie gehabt per Post.

Wie genau funktioniert die behördliche E-Zustellung?

Mit der E-Zustellung versäumst du kein Schreiben und keine Fristen mehr:

• Sobald E-Post in „Mein Postkorb“ auf dem USP für dich eintrifft, wirst du via E-Mail informiert, und zwar zweimal binnen 48 Stunden, wenn keine Reaktion (= einloggen mit Handy-Signatur) erfolgt. Die Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die du bei der Registrierung angegeben hast. 
• Sobald du dich in deinem E-Postfach einloggst, signierst du einen elektronischen„Rückschein“. Er informiert die Behörde darüber, dass das Schriftstück zugestellt wurde. 
• Du kannst das Dokument gleich öffnen, ansehen, ausdrucken und downloaden. 

Ab wann gilt ein Dokument als zugestellt? 

Das Dokument gilt ab dem ersten Werktag (Samstag gilt nicht als Werktag!) nach der Versendung der ersten E-Mail-Verständigung als zugestellt. Ausnahmen:

• Die E-Mail-Verständigungen sind nicht bei dir eingelangt: in diesem Fall gilt das Dokument einen Tag, nachdem die E-Mail-Verständigung bei dir eingetroffen ist, als zugestellt. 
• Du kannst nicht elektronisch verständigt werden, etwa wegen eines technischen Gebrechens oder mangelnder Internetverbindung. In diesem Fall gilt die Zustellung einen Tag, nachdem du wieder erreichbar bist, als erfolgt. 

ACHTUNG: Jedes Dokument wird zwei Wochen in deinem Postkorb aufbewahrt. Wird es nicht geöffnet, wird es gelöscht, gilt aber dennoch als zugestellt!

TIPP: Wenn du wegen Urlaub, Krankheit oder Ähnlichem deine Post nicht abrufen kannst, vermerke das auf dem USP!

Kann auch jemand anderes meine behördliche E-Post „abholen“?

Ja! Damit eine andere Personen deine elektronische Post abrufen kann, kannst du auf dem USP-Portal „Postbevollmächtigte“ einrichten. Diese Personen können dann mit ihren persönlichen Zugangsdaten die E-Zustellungen für dein Unternehmen abrufen. 

Wähle dazu unter „Mein USP“ den Menüpunkt „Administration aufrufen“ und klicke dann auf „Verfahrensrechte verwalten“. Über die Checkboxen kannst du die Verfahrensrechte erteilen oder entziehen. 

ACHTUNG: Voraussetzung ist natürlich, dass die Person, der du Rechte erteilen willst, ein USP-Benutzerkonto hat. Ist das nicht der Fall, kann der USP-Administrator ein neues Konto anlegen („Benutzerkonten verwalten“) und dann die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Diese Konten können jederzeit wieder gelöscht werden.

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Dürfen auch private Anbieter behördliche Schriftstücke zustellen?

Das war nur bis zum 31.12.2019 möglich. Seit dem 1.12.2019 ist die Zustellung von behördlichen Dokumenten ausschließlich dem USP vorbehalten! 

Die privaten Anbieter dürfen jedoch weiterhin privatwirtschaftliche Schriftstücke zustellen.

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