Elektronische Zustellung: ab 2020 für Selbständige verpflichtend

Was ist die elektronische Zustellung?

Die E-Zustellung ist eine sichere Möglichkeit, Schriftstücke online zuzustellen. Sie bietet einige wesentliche Vorteile gegenüber herkömmlichen E-Mails. 

• Die Zustellung erfolgt über speziell gesicherte elektronische Postfächer. So ist sichergestellt, dass nur die Person, für die das Schreiben bestimmt ist, Zugriff hat. 
• Für den Absender der E-Post hat die E-Zustellung den Vorteil, dass er verständigt wird, sobald das Schreiben abgerufen wird. Er kann also sicher sein, dass es zugestellt wurde. 
• Sie können Ihre E-Post von überall abrufen, vorausgesetzt, Sie haben Internet-Empfang. 

Prinzipiell können sowohl behördliche als privatwirtschaftliche Dokumente mittels E-Zustellung übermittelt werden. 

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Zustellung?

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Seit 1. Jänner 2020 sind österreichische Unternehmen gesetzlich verpflichtet, behördliche Dokumente (Finanzamt, Gericht, ...) elektronisch zu empfangen. Dazu ist es nötig, sich ein speziell gesichertes elektronisches Postfach auf dem Unternehmensserviceportal (USP) anzulegen. 

Die behördliche elektronische Zustellung ist Teil der österreichischen E-Government-Strategie, die eine moderne und effiziente Verwaltung sichern soll. Mit der E-Zustellung können RSa- bzw. RSb-Briefe elektronisch empfangen werden. Das bedeutet ein Ende für die gelben Zettel im Postkasten und den Gang auf das Postamt – und erspart Zeit und Geld.

Welche Unternehmen betrifft die Pflicht zur E-Zustellung?

Die Verpflichtung betrifft nicht nur Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind. Es betrifft alle Personen, die eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen. Also Personen mit Einkünften aus

• Land- und Forstwirtschaft
• Selbständiger Arbeit
• Gewerbebetrieben
• Vermietung und Verpachtung
• Kapitalvermögen
• Sonstigen Tätigkeiten, etwa Immobilienverkäufe
• einer aufrechten Beteiligung bei einer Personengesellschaft

Wer ist von der Verpflichtung zur E-Zustellung ausgenommen?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen zur Teilnahme verpflichtet. Aber es gibt Ausnahmen, und zwar

• Kleinunternehmen, die weniger als 35.000 Euro jährlich umsetzen und keine Umsatzsteuervoranmeldung machen. 
• Unternehmen, die nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen (fehlende Hardware) oder keinen Internet-Anschluss haben. 

Allerdings: Wer sich nicht anmeldet, erhält die Post wie bisher auf dem Postweg. Sanktionen für eine Nicht-Teilnahme sind vorerst nicht vorgesehen. 

Wie aktiviere ich mein elektronisches Postfach auf dem USP?

Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Handy-Signatur aktiviert haben. Weiters müssen Sie sich auf dem Unternehmensserviceportal (USP) registrieren. Wenn Sie das noch nicht getan haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Loggen Sie sich auf dem USP ein bzw. melden Sie sich an. 
  Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, einen Administrator anzugeben. Das sind Sie selbst, bei Bedarf auch zusätzliche Personen, denen Sie verschiedene Rechte geben können, etwa auch das Recht, Ihre E-Zustellung „abzuholen“. Wie das funktioniert, wird weiter unten erklärt.
• Wählen  Sie in der Spalte „Mein USP“ den Menüpunkt „Administration aufrufen“ und  „Zustellprofil verwalten“. Geben Sie die E-Mail Adresse ein, unter der Sie benachrichtigt werden wollen, wenn ein Schriftstück für Sie eintrifft.
  ACHTUNG: Wenn Sie schon FinanzOnline nutzen, Teilnehmer des Elektronisches Rechtsverkehrs (ERV) oder eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes sind, werden Ihre Daten automatisch ins USP übernommen. Kontrollieren Sie die übernommenen Daten zur Sicherheit! 
• In „MeinPostkorb“ (in der rechten Spalte unter „Meine Services“) können Sie Ihre Post einsehen.
  – Über den Link „Hilfe“ wird erklärt, welche Funktionen „mein Postkorb“ bietet.
  – Über den Button „Profileinstellungen“ (rechts oben) können Sie verschiedenste Einstellungen vornehmen wie z.B., wie viele Nachrichten angezeigt werden sollen, Abwesenheit oder die Löschung Ihrer Registrierung. 
• Sobald ein Brief für Sie in „MeinPostkorb“ eintrifft, werden Sie über die angegebene E-Mail Adresse verständigt.
• Wenn Sie über einen bestimmten Zeitraum keinen Zugriff auf das E-Postfach haben, können Sie Ihr E-Postfach deaktivieren. Dann erhalten Sie ihre Dokumente wie gehabt per Post.

Wie genau funktioniert die behördliche E-Zustellung?

Mit der E-Zustellung versäumen Sie kein Schreiben und keine Fristen mehr:

• Sobald E-Post in „Mein Postkorb“ auf dem USP für Sie eintrifft, werden Sie via E-Mail informiert, und zwar zweimal binnen 48 Stunden, wenn keine Reaktion (= einloggen mit Handy-Signatur) erfolgt. Die Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie bei der Registrierung angegeben haben. 
• Sobald Sie sich in Ihrem E-Postfach einloggen, signieren Sie einen elektronischen„Rückschein“. Er informiert die Behörde darüber, dass das Schriftstück zugestellt wurde. 
• Sie können das Dokument gleich öffnen, ansehen, ausdrucken und downloaden. 

Ab wann gilt ein Dokument als zugestellt? 

Das Dokument gilt ab dem ersten Werktag (Samstag gilt nicht als Werktag!) nach der Versendung der ersten E-Mail-Verständigung als zugestellt. Ausnahmen:

• Die E-Mail-Verständigungen sind nicht bei Ihnen eingelangt: in diesem Fall gilt das Dokument einen Tag, nachdem die E-Mail-Verständigung bei Ihnen eingetroffen ist, als zugestellt. 
• Sie konnten nicht elektronisch verständigt werden, etwa wegen eines technischen Gebrechens oder mangelnder Internetverbindung. In diesem Fall gilt die Zustellung einen Tag, nachdem Sie wieder erreichbar sind, als erfolgt. 

ACHTUNG: Jedes Dokument wird zwei Wochen in ihrem Postkorb aufbewahrt. Wird es nicht geöffnet, wird es gelöscht, gilt aber dennoch als zugestellt!

TIPP: Wenn Sie wegen Urlaub, Krankheit oder Ähnlichem Ihre Post nicht abrufen können, vermerken Sie das auf dem USP!

Kann auch jemand anderes meine behördliche E-Post „abholen“?

Ja! Damit eine andere Personen Ihre elektronische Post abrufen kann, können Sie auf dem USP-Portal „Postbevollmächtigte“ einrichten. Diese Personen können dann mit ihren persönlichen Zugangsdaten die E-Zustellungen für Ihr Unternehmen abrufen. 

Wählen Sie dazu unter „Mein USP“ den Menüpunkt „Administration aufrufen“ und klicken Sie dann auf „Verfahrensrechte verwalten“. Über die Checkboxen können Sie die Verfahrensrechte erteilen oder entziehen. 

ACHTUNG: Voraussetzung ist natürlich, dass die Person, der Sie Rechte erteilen wollen, ein USP-Benutzerkonto hat. Ist das nicht der Fall, kann der USP-Administrator ein neues Konto anlegen („Benutzerkonten verwalten“) und dann die entsprechenden Berechtigungen erteilen. Diese Konten können jederzeit wieder gelöscht werden.

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Dürfen auch private Anbieter behördliche Schriftstücke zustellen?

Das war nur bis zum 31.12.2019 möglich. Seit dem 1.12.2019 ist die Zustellung von behördlichen Dokumenten ausschließlich dem USP vorbehalten! 

Die privaten Anbieter dürfen jedoch weiterhin privatwirtschaftliche Schriftstücke zustellen.

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