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So geht selbständig.

Was leistet ERP Software?

Kaum ein Unternehmen kommt heute noch ohne Enterprise Resource Planning (ERP) Software aus:

  • Für Kleinstbetriebe ist eine gute ERP-Software wie ein verlässlicher Assistent: Die Software übernimmt die Rechnungslegung, das Mahnwesen und die Kundenverwaltung, bei Bedarf auch die Buchhaltung und kann Daten einer Registrierkasse einbinden oder den Überblick über Lagerbestände behalten.
  • Produzierenden Unternehmen hilft darüberhinaus die automatisierte Kommunikation zwischen Bestellwesen, Lager und Produktion kostensparend abzuwickeln und die Lagerverwaltung zu optimieren. Dank der ERP-Software werden Lagerbestände auf dem richtigen Level gehalten, Ladenhüter erkannt, Ablaufdaten können bei der Auslieferung berücksichtigt werden („first in, first out“) und vieles mehr.

Wie finden Sie die passende ERP-Software?

ERP-Software gibt es für alle Unternehmensgrößen und Sparten: Für Handwerksbetriebe und Werkstätten ebenso wie für den Handel oder Dienstleister. Auf folgende Kriterien sollten Sie bei der Auswahl achten:

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Basis-Features

Die Minimalvariante sollte Kundenverwaltung, Preise, Rechnungslegung, Artikelverwaltung, Lieferscheine, eine kleine Buchhaltung und ein Mahnwesen enthalten. 

Auch wenn Sie noch ganz am Anfang stehen: Wenn Sie bestimmte Basis-Abläufe automatisieren, bleibt Ihnen mehr Zeit für ihr eigentliches Geschäft und die Akquise. Und sobald sich erste Erfolge einstellen und Ihr Umsatz steigt, vermeidet die Software, dass Rechnungen zu spät gestellt werden und Ihre Liquidität leidet. 

Modularer Aufbau

Wichtig ist, dass ihr System mit Ihnen mitwachsen kann. 

  • Wie soll sich Ihr Unternehmen entwickeln? 
  • Wie viele Kunden, wie viele Mitarbeiter werden Sie haben? 
  • Haben Sie ein Lager, das verwaltet werden muss? 
  • Welchen Stellenwert haben Produktion und Auslieferung? 
  • Wie ist Ihre Buchhaltung organisiert?

Idealerweise finden Sie einen Anbieter, der Ihnen bereits bei der Auswahl beratend zur Seite steht. Entscheiden Sie sich für ein System, das ausbaubar ist, statt für ein teures Produkt, in das Sie erst „hineinwachsen“ müssen. Die Entwicklung eines Unternehmens geht oft unvorhersehbare Wege. Sie können nicht wissen, was genau Sie in drei Jahren brauchen werden.

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Preis-Leistungsverhältnis

Während es nach oben preislich viel Luft gibt, müssen Kleinunternehmen genauer hinschauen, um eine Lösung mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis zu finden. Einsteigerpakete – z.B. Win1A-UNTERNEHMER – gibt es schon ab einem einmaligen Betrag von 700 Euro. 

Anforderungen an die Buchhaltung

  • Wollen Sie nur Belege schreiben und an Ihre Steuerberatung schicken? 
  • Machen Sie die Buchhaltung selbst bzw. haben Sie sie im Haus? 
  • Haben Sie eine Registrierkasse, deren Barumsätze automatisch einfließen sollen? 
  • Sollen Kontodaten automatisch übernommen werden? 
  • Sollen die Umsatzsteuer oder andere Werte gesetzeskonform errechnet werden? 

Diese Fragen zu klären nimmt zwar einige Zeit in Anspruch, dennoch lohnt sich der Aufwand: Wenn dann alles reibungslos läuft und nicht ständig hinterfragt werden muss, haben Sie den Kopf für die Weiterentwicklung Ihres Business frei.

Kompatibilität mit anderen Programmen

Daten sind das neue Gold. Gehen Sie sicher, dass die Daten aus der ERP-Software exportierbar sind (Textdatei, Excel), damit Sie sie bei Bedarf weiter verarbeiten können. 

Support

Wie viel Zeit wollen Sie in sprachverarbeitungsgestützten Hotlines verlieren? Zeit ist Geld. Gehen Sie sicher, dass Ihr ERP-Anbieter raschen und kompetenten Support gewährleisten kann. 

Idealerweise enthält Ihr Wartungsvertrag auch Updates bei gesetzlichen Neuerungen (z.B. Rechnungslegung, Steuer, Registrierkasse), so dass Sie immer auf der sicheren Seite sind. Bei Systemen wie Win1A-UNTERNEHMER gibt’s das ab 26 Euro/Monat.

Ein weiteres Plus sind SQL-basierte Lösungen, auf die bei Bedarf per Remote Support zugegriffen werden kann.  

Anpassbarkeit

Jedes Unternehmen ist anders. Vorlagen für Ausdrucke, Schriften und Logos sollten sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lassen. Achten Sie auch darauf, dass sich Kundendaten, Listenansichten, Eingabefenster, Felder etc. entsprechend ihrer Anforderungen anlegen lassen.

Weiterentwicklung

Wählen Sie einen Anbieter, zu dem so viel persönlicher Kontakt besteht, dass er sein System entsprechend den Anforderungen seiner Kunden weiterentwickeln kann. Nichts ist mühsamer, als mitten in einer Aufbauphase den Anbieter wechseln zu müssen, weil sein System mit Ihrer Entwicklung nicht mehr mitkann.

Weiterlesen: Acht gute Gründe für digitale Buchhaltung

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