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So geht selbständig.

Unklare Anforderungen, unvollständige Informationen, nicht kommunizierte Termine: Wenn der Auftrag für die Kreativen bzw. die Agentur zu einem Ratespiel wird, kostet das Zeit, Geld und Nerven aller Beteiligten.

Stellen Sie hingegen alle Informationen gebündelt, gut strukturiert und möglichst realistisch zur Verfügung, wird auch das Resultat entsprechend präzise sein. Hier ein praktischer Leitfaden:

Schritt 1: Bereiten Sie sich auf das Erstgespräch vor

Bereiten Sie ein schriftliches Briefing vor, das präzise Informationen enthält, damit die Kreativen bzw. die Agenturen verstehen, was Sie von ihnen wollen. Ganz nebenbei hilft Ihnen die niedergeschriebene Zusammenfassung, Ihre Überlegungen an der einen oder anderen Stelle noch zu schärfen.

Ein gutes Briefing (von engl. „to brief“ – Informieren, instruieren) umfasst:

  • Genaue Zielformulierung: Wie lautet der Auftrag? Was soll erreicht werden?
  • Leistungsverzeichnis: Was brauchen Sie wofür?
  • Bestehende Materialien wie Texte, Bilder, Videos etc., die verwendet werden sollen
  • Zeitplan/Deadlines
  • Budget: In welchem Rahmen soll sich der Auftrag bewegen

Je mehr Informationen Sie über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen, desto rascher kann sich der Kreative bzw. die Agentur ein Bild machen. Ertränken Sie den Kreativen bzw. die Agentur aber nicht in einer Unterlagenflut.

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Stellen Sie also darüberhinaus folgende Infos zusammen:

  • Wer ist das Unternehmen? Firmengeschichte, Firmenzweck und Organisationsstruktur erlauben es dem Kreativen bzw. der Agentur, sich buchstäblich ein Bild zu machen.
  • Corporate Identity: Mit welcher Unternehmenskultur, Werten und Zielen identifizieren Sie sich? Welches Bild hat das Unternehmen bisher von sich vermittelt? Gibt es Broschüren, Werbung? Gibt es Medienarbeit? Über welche Kanäle?
  • Mittelfristige Ziele: Wohin möchte das Unternehmen? Was soll in den nächsten Jahren erreicht werden?
  • Marktstudien und Positionierungsstrategien: Gibt es Hinweise drauf, dass sich etwas verändern muss? Wenn ja, was?
  • Zielgruppe: Wer soll angesprochen werden?
  • Mitbewerber: Wie tritt die Konkurrenz auf? Was unterscheidet Ihr Unternehmen von den Mitbewerbern?

Schritt 2: Senden Sie die wichtigsten Informationen vorab.

„To be brief“ heißt „kurzgefasst“ und „auf den Punkt gebracht“: Es ist sinnvoll, dem Kreativen bzw. der Agentur die vorbereiteten Informationen vor dem persönlichen Erstgespräch in verkürzter Form zu schicken. So kann sich die Agentur ein grobes Bild davon machen, wo die Reise hingehen soll und eventuell offene Fragen bereits beim Erstgespräch klären, oder vorab entsprechende Informationen anfordern.

Schritt 3: Haben Sie alles parat fürs Erstgespräch/Briefing?

Nun sind Sie gerüstet, um die Eckpunkte und Ziele der Zusammenarbeit zu besprechen. Beim Briefing vermitteln Sie dem Kreativen bzw. der Agentur Ihre Ziele und Wünsche und übergeben die zusammengestellten Unterlagen.

Jetzt ist auch Raum, auf Beispiele und/oder Wünsche einzugehen: Was gefällt Ihnen? Haben Sie Beispiele? Was mögen Sie gar nicht?

Stellen Sie sicher, dass auch klar ist, wer Ansprechpartner wofür ist: Mit wem wird der Kreative bzw. die Agentur kooperieren, von wem werden Informationen kommen? Wer entscheidet in letzter Instanz?

Seien Sie offen und ehrlich. Versuchen Sie nichts zu beschönigen oder zu übertreiben. Wichtige Kriterien auszulassen kann schnell zu Missverständnissen führen.

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Schildern Sie Ihre strategischen Ziele, etwa:

  • In welcher Phase steht das Unternehmen, was soll sich ändern? Es ist ein Unterschied, ob es um Gründung, Erweiterung oder Optimierung geht.
  • Soll die Wettbewerbsfähigkeit verbessert werden? Oder die Wahrnehmung von außen?
  • Wollen Sie Werte vermitteln – etwa umweltfreundliche Maßnahmen, sozialen Einsatz oder hohe Produktqualität?
  • Erklären Sie, welche Mitbewerber ihre Anliegen am besten oder weniger ideal darstellen konnten und womit Sie sich am liebsten oder auf keinen Fall identifizieren.

Schritt 4: Prüfen Sie das Re-Briefing sorgfältig

Auf das Erstgespräch folgt das so genannte Re-Briefing: der Kreative bzw. die Agentur fasst den Auftrag zusammen und macht Vorschläge zu einzelnen Maßnahmen, strategischen Ideen etc.

Das Re-Briefing dient dazu, sicherzustellen, dass der Auftrag auch in Ihrem Sinne verstanden wurde. Lesen Sie es daher besonders sorgfältig durch. Zögern Sie nicht, nachzufragen oder einen Änderungswunsch einzubringen. Auch die Agentur wird noch die eine oder andere Frage haben, die beim Verfassen des Re-Briefings auftaucht. Unter Umständen sind weitere Meetings zur Verfeinerung nötig.

ACHTUNG: Ist das Re-Briefing freigegeben, erstellt der Kreative bzw. die Agentur auf dieser Basis einen Kostenvoranschlag. Und wenn einmal alles fertig ist, sind nachträgliche Änderungen mit Kosten verbunden.

Schritt 5: Geben Sie regelmäßig Feedback

Bleiben Sie auch während der Auftragsabwicklung in Verbindung. Geben Sie Feedback zu Entwürfen, signalisieren Sie, was ihrer Meinung nach den Zielvorgaben entspricht und was nicht, beantworten Sie offene Fragen. Sonst kann es passieren, dass der Kreative nach eigenem Ermessen Fehlendes ergänzt und etwas abliefert, das nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Größere Umgestaltungen sind dann aufwändig und führen zu Mehrkosten.

Sorgen Sie dafür, dass Entwürfe und Fragen auch bei allen mit dem Projekt befassten ankommen und auch in Ihrem Unternehmen immer klar ist, an welchem Punkt der Kreativprozess steht. Halten Sie Änderungswünsche schriftlich fest.

So sparen Sie Kosten:

  • Übermitteln Sie Informationen und Unterlagen vollständig und gebündelt. So vermeiden Sie Stundenaufwände für Sortieren, Nachfragen und zusätzliche Recherchen.
  • Überlegen Sie, wie Sie Aufträge bündeln können, z.B. die Fotoproduktion und die Entwicklung eines Folders.
  • Basis Ihres Auftritts sind ein gutes Logo und ein aussagekräftiger Claim. Beginnen Sie mit der Überlegung, ob Sie ein neues brauchen, oder etwas Bestehendes modernisieren („redesignen“) wollen, bevor Sie über Visitenkarten, Briefpapier oder Webauftritte nachdenken.

Weiterlesen: Corporate Design – die Basis für den kompetenten Unternehmensauftritt

Weiterlesen: Warum gutes Design für Unternehmen wichtig ist

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