Buchhaltungssoftware: So organisieren Sie Ihre Buchhaltung effizient

Selbständige wissen: Ohne gut organisierte Buchhaltung, die jederzeit einen Überblick über die aktuellen Zahlen erlaubt, wird jedes Business zum Blindflug. Dennoch lässt der Gedanke an Buchhaltung selten Freude aufkommen, denken doch viele dabei an lästige Zettelwirtschaft und komplizierte Excel-Tabellen. Doch das ist Schnee von gestern.

Dank moderner Buchhaltungssoftware wird es immer einfacher, stets einen aktuellen Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Liquidität zu haben. Voraussetzung ist, sich einmal ein grundlegendes Verständnis für die Elemente einer ordentlichen Buchhaltung zu erarbeiten – dann erledigt die Software den Rest.

Die Buchhaltungssoftware bookamat haben wir ursprünglich für unseren eigenen Bedarf als Selbständige entwickelt. Sie ist besonders einfach zu bedienen und berücksichtigt alle Vorgaben, die eine Buchhaltung in Österreich erfüllen muss, damit sie als steuerlich korrekt gilt.

Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, was Sie als Einnahmen/Ausgaben-Rechner wissen müssen und wie Sie bookamat dabei unterstützen kann.

Einnahmen/Ausgaben

Die Basis für eine Einnahmen/Ausgaben-Rechnung, auch E/A-Rechnung genannt, sind die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt der Transaktion, also dem Tag des Eingangs oder Ausgangs auf das/vom Konto. Die Zahlung kann vom/auf das Bankkonto erfolgen, via Kreditkarte oder auch in bar.

Ablage

Um der Finanz die Kontrolle zu ermöglichen, müssen Zahlungsbelege sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Sie können dafür dicke Ordner anlegen – oder die Belege elektronisch speichern. Bankbelege oder Kreditkartenauszüge können z.B. auch einfach elektronisch von Ihrem Konto exportiert und abgelegt werden.

Ein- und Ausgangsprinzip

Wichtig: Ihre Buchungen müssen mit dem Transaktionsdatum der Zahlungsmittelkonten (z.B. Bankkonto) übereinstimmen. Es geht bei der E/A-Rechnung also immer um den Tag, an dem Sie etwas bezahlt oder eingenommen haben, nicht wann die Rechnung gestellt wurde.

Bei der Entwicklung von bookamat haben wir daher besonders Augenmerk auf den einfachen Import von Bankdaten oder Registrierkassen-Daten gelegt. Sie (oder Ihr/e Buchhalter/in) ersparen sich damit viel zeitraubende Dateneingabe. Und Sie gehen sicher, dass immer das richtige Datum verbucht wird.

Zuordnung zu den richtigen Konten

Unter „Konto“ wird in der Buchhaltung die Kategorie einer Ausgabe oder Einnahme verstanden. Beispiele für Konten sind etwa „Einnahmen“, „Materialaufwand“, „Betriebs- und Geschäftsausstattung“, „Sozialversicherung“ oder „Miete und Pacht“.

• Die Unterscheidung ist deshalb wichtig, weil verschiedene Kategorien von Einnahmen bzw. Ausgaben steuerlich unterschiedlich behandelt werden.
• Auf Basis der Werte der einzelnen Konten werden die Steuererklärungen (UVA, U1, E1a/E6a, ZM, MOSS) und die Saldenliste generiert.

Damit Ihr/e Steuerberater/in beim Jahresabschluss Zeit spart, ist es also sinnvoll, die Zuordnung gleich bei der Buchung vorzunehmen, am besten auf Basis von sauber gegliederten und einheitlichen Konten.

ACHTUNG: Wichtiger Bestandteil einer professionellen Buchhaltung sind auch die Umsatzsteuerkonten. Mittels Umsatzsteuerkonten wird die Art der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer festgelegt, die in Rechnungen, Honorarnoten und Belegen enthalten ist. Je nachdem, ob eine Rechnung im Inland, in einem anderen EU-Land oder außerhalb der EU (in einem Drittland) ausgestellt wurde, kommen unterschiedliche Umsatzsteuerbestimmungen zur Anwendung.

Die Summe der bezahlten und eingenommenen Umsatzsteuer ist Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug.

Klingt kompliziert? Lassen Sie Ihre Buchhaltungssoftware diesen Job erledigen!

Eine gute Buchhaltungssoftware „weiß“, worauf es ankommt

Weil die Voreinstellungen, die Sie brauchen, schon angelegt sind, können Sie nicht mehr viel falsch machen.

• Bei bookamat ist die Liste der Steuer- und Umsatzsteuerkonten bereits angelegt.
• Sobald Sie eine Buchung einem Konto zugeordnet haben, wird automatisch das mögliche Umsatzsteuerkonto und andere Einstellungen angezeigt – dadurch wird die Auswahl vereinfacht und Fehlerquellen werden ausgeschlossen

Buchungen werden damit ganz einfach:

• Die Bankdaten werden importiert.
• Dann wird eine Zahlung z.B. als „Büromiete“ verbucht.
• Das Buchungsdatum und der Betrag werden automatisch übernommen.
• Das System schlägt auch den Umsatzsteuersatz, eine Kostenstelle oder andere Einstellungen vor.
• Sie müssen den Eintrag nur noch mit einem Klick bestätigen.
• Wenn es bereits vergangene Imports gibt, werden die Daten automatisch erkannt und alle weiteren Einstellungen (Steuerkonto, Umsatzsteuersatz, Kostenstellen) vorgeschlagen.

Buchung komplexerer Geschäftsfälle

Wer je Geschäfte mit dem Ausland abgewickelt hat, weiß: Da wird's steuertechnisch etwas komplizierter. Gut, wenn die automatisierte Buchhaltung bereits alle Möglichkeiten vorgesehen hat.

bookamat enthält die Voreinstellungen für:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen (innerhalb der EU),
• Geschäfte mit Drittländern (außerhalb der EU) inkl. Einfuhrumsatzsteuer,
• Privatanteile (z.B. anteilige Nutzung eines PKW),
• Splitbuchungen (z.B. Rechnungen, die Posten mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen enthalten, etwa Restaurantrechnungen oder Wareneinkauf);

Anlagen und Abschreibungen

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Abnutzbare Wirtschaftsgüter dürfen – sobald sie mehr als 800 Euro gekostet haben – nicht gleich zur Gänze von der Steuer abgeschrieben werden, sondern können nur über mehrere Jahre verteilt (die Dauer der Nutzung) geltend gemacht werden. Diese über mehrere Jahre verteilte Abschreibung wird kurz AfA (Absetzung für Abnutzung) genannt

Ihre Steuererklärung muss daher auch ein Anlagenverzeichnis der abzuschreibenden Wirtschaftsgüter enthalten.

• bookamat-Nutzer können dieses Verzeichnis automatisch aus ihrer Buchhaltung generieren.
• Die AfA, die kumulierte AfA und der Restbuchwert werden ebenfalls automatisch ausgewiesen.

Änderungsgeschichte

Herumtricksen in der Buchhaltung? Sieht die Finanz gar nicht gerne. Sie hingegen haben sicherlich einen guten Grund, eine Buchung nachträglich zu ändern.

• Damit Sie diesen bei einer Prüfung durch die Finanz auch nachvollziehbar darstellen können, speichert bookamat die komplette Änderungsgeschichte aller Buchungen.
• Die Änderungsgeschichte lässt sich bei Bedarf mit wenigen Klicks exportieren.

Daten weitergeben und speichern

Praktisch ist es, wenn sich Ihre Buchhaltungsdaten gleich im richtigen Format für verschiedene Zwecke der Weiterverarbeitung exportieren lassen. bookamat bietet

• Exporte für SteuerberaterInnen und PrüferInnen: Die Daten werden in einem Format exportiert, das von den gängigen Steuerberater-Systemen weiterverarbeitet werden kann.
• Exporte für FinanzOnline: Sie exportieren die Daten in einem Format, das von FinanzOnline gelesen werden kann. Zum Beispiel für die Umsatzsteuervoranmeldung oder die zusammenfassende Meldung.
• Exporte für die komplette Archivierung der Buchhaltung;

Die Buchhaltung als Planungstool

Eine gut angelegte Buchhaltung hilft Ihnen nicht nur, Kosten beim Jahresabschluss zu sparen, sie ist auch ein wichtiges Planungstool für Ihr Unternehmen.

• Mit bookamat können Sie wichtige Kennzahlen übersichtlich darstellen und aufbereiten.
• Der integrierte SVS-Beitragsrechner hilft Ihnen, zu leistende Zahlungen zu kalkulieren und Beitragszahlungen zur Steueroptimierung zu nutzen.
• Mit dem ebenfalls integrierten Einkommensteuerrechner wissen Sie, welche Steuerzahlungen auf Sie zukommen und welche Freibeträge noch ausnutzbar sind.

Ab wann rechnet sich Buchhaltungssoftware?

Eine gute Buchhaltungssoftware rechnet sich ziemlich rasch – unabhängig davon, ob Sie Ihre Buchungen selbst vornehmen oder sie gegen Entgelt auslagern.

bookamat etwa kostet umgerechnet weniger als 8,50 Euro pro Monat (das Jahrespaket kostet 100 Euro zzgl. 20% USt.). Selbst wenn Sie einen niedrigen Stundensatz von 20 Euro für die Eingabe der Daten kalkulieren und durch die Software auch nur eine halbe Stunde pro Monat einsparen, haben Sie die Ausgabe wieder eingespielt.

GUT ZU WISSEN: bookamat erfüllt die Vorgaben der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und BAO (Bundesabgabenordnung).

Fazit

Mit einer elektronisch aufbereiteten Buchhaltung sparen Sie nicht nur Zeit und Geld – Sie schaffen auch die Basis für ein wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen. Denn die Verwendung eines Buchhaltungsprogramms hat auch einen wichtigen Lerneffekt (im Gegensatz zur "Schuhschachtel"): Sobald Sie Ihre Zahlen besser kennen, begegnen Sie Ihrem Steuerberater/Ihrer Steuerberaterin auf Augenhöhe und können gezielt Fragen nach Optimierungsmöglichkeiten stellen.

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