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So geht selbständig.

Factoring wird eingesetzt, um die Zeit zwischen der Lieferung einer Ware (unter Umständen auch einer Dienstleistung) und der Begleichung der Rechnung zu überbrücken: Der Unternehmer verkauft seine offenen Forderungen an einen Factor (eine Factor-Bank), der Factor streckt das Geld vor und bekommt es dann vom Debitor, sobald die Rechnung fällig ist. Factoring ist also eine bewährte Methode, die Liquidität im Unternehmen zu verbessern.

Weiterlesen: Wie Factoring funktioniert und wie es auch Kleinunternehmen nützen

Debitorenmanagement outsourcen

Es gibt aber noch einen weiteren, interessanten Aspekt: Meist wird Factoring mit Debitorenmanagement kombiniert, d.h. die Factor-Bank kümmert sich auch um das Mahnwesen und stellt so sicher, dass offene Forderungen rechtzeitig eingehen. Das hat ein paar wesentliche Vorteile:

  • Unangenehmes abgeben: Besonders in Kleinunternehmen ist es meist Chefsache, offene Forderungen einzumahnen. Aber vielen Unternehmern ist es – in Hinblick auf gutes Einvernehmen und weitere Aufträge – nicht angenehm, säumige Kunden mit fälligen Rechnungen zu konfrontieren. So wird lange zugewartet und die Rechnung bleibt länger unbezahlt. Eine Bank tut sich damit leichter.
  • Konzentration auf das Wesentliche: Termine müssen eingehalten, Mitarbeiter geschult, Abläufe optimiert werden. Buchhaltung – und damit auch Debitorenmanagement – hat in vielen kleinen Unternehmen keine Priorität. So kommt es nicht selten vor, dass Rechnungen zu spät gestellt oder offene Rechnungen erst spät eingemahnt werden. Wird das Forderungsmanagement ausgelagert, bleibt im Unternehmen mehr Kapazität für die wesentlichen Aufgaben.
  • Geordnete Zahlungseingänge: Nicht zu unterschätzen ist auch der gute Eindruck bei der Hausbank, wenn aus den Buchhaltungsunterlagen der gewissenhafte Umgang mit Außenständen hervorgeht. 

So läuft Debitorenmanagement über einen Factor ab

  1. Rechnung bestätigen: Der Factor bekommt vom Kunden die Rechnung und einen Nachweis über die Werthaltigkeit der Rechnung, also etwa einen Lieferschein oder eine Übernahmebestätigung, aus der hervorgeht, dass die Ware übernommen bzw. die Leistung erbracht wurde.
  2. Zahlungsziel abwarten: Der Factor wartet das Zahlungsziel ab, gibt meist noch 3 bis 5 Tage Spielraum, informiert den Kunden über die offene Rechnung und setzt sich – zunächst telefonisch – mit dem Debitor in Verbindung.
  3. Gründe für Säumigkeit abklären: Im Telefonat wird ermittelt, warum die Rechnung noch nicht bezahlt ist: Kann der Debitor nicht bezahlen – oder möchte er nicht zahlen, etwa weil er eine Reklamation hat?
  4. Zahlungsunfähigkeit: Wenn der Debitor nicht zahlen kann, folgt eine Mahnung. In den meisten Fällen inkludiert Factoring auch eine Ausfallsversicherung, die im schlimmsten Fall einen Verlust verhindert.
  5. Zahlungsunwilligkeit: Wenn der Debitor nicht zahlen will, weil er der Meinung ist, etwas nicht so bestellt zu haben, dass die Qualität nicht stimmt oder Ähnliches, ist eine Mahnung nicht möglich. Hier muss sich der Kunde selbst mit dem Debitor einigen, das Risiko bleibt in diesem Fall also beim Kunden.

Die Erfahrung eines starken Partners 

In jedem Fall läuft die Diskussion eines säumigen Debitors mit einer Bank anders ab, der Anruf einer Bank hat doch für die meisten Gläubiger ein anderes Gewicht. Gerade Kleinunternehmen profitieren dabei davon, einen starken Partner im Rücken zu haben.

TIPP: Ein guter Factoring-Partner wird gerade bei kleinen Unternehmen nicht sofort alle Geschütze auffahren, sondern bei Säumigkeit mit Fingerspitzengefühl vorgehen. Die schwedische SVEA etwa bietet ihren Kunden bereits bei Vertragsabschluss an, die Abläufe bei der Mahnung gemeinsam festzulegen. 

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Was Debitorenmanagement von Inkasso unterscheidet

Wichtig zu wissen: Debitorenmanagement ist nicht mit Inkasso zu verwechseln! 

  • Beim Inkasso geht es darum, fällige Forderungen und Exekutionstitel einzutreiben.
  • Beim Factoring mit Debitorenmanagement wird lediglich eine offene Rechnung vorfinanziert und auf rechtzeitige Zahlung geachtet.

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